سياسة المصروفات النثرية

نظرًا لمتطلبات التدقيق في ولاية جورجيا ، يجب اتباع السياسة والإجراءات التالية المتعلقة بالمصروفات النثرية في جميع أنحاء المنطقة. هناك عدة أسباب لذلك:

أولاً ، يتم إنشاء المصروفات النثرية من حساب الغرامات المتأخرة لكل مكتبة. بما أن الغرامات مدرجة في الميزانية ، فإن التحكم في النفقات أمر ضروري.

ثانيًا ، نظام المكتبات الإقليمية في أثينا هو منظمة معفاة من الضرائب. لا تخضع المشتريات التي يقوم بها الموظفون المرخصون لضريبة المبيعات ، وغالبًا ما تكون المكتبة مؤهلة للحصول على خصم لن يتمكن الأفراد من الحصول عليه.

ثالثًا ، من الضروري أن يكون مدير أعمال النظام أو مدير الفرع على دراية بجميع المعاملات المالية وأن تكون هناك سلسلة من الأوامر في مكانها في جميع الأوقات.

وأخيرًا ، سيرى قسم تدقيق الدولة أن هذه النفقات تتجاوز إرشادات التدقيق وتخضع لنتائج في تقرير التدقيق السنوي الخاص بنا.

السياسة والإجراءات

1. يجوز لموظفي أي مكتبة فرعية استخدام ما يصل إلى $10 من المصروفات النثرية لأغراض الطوارئ دون موافقة مسبقة. قد يشمل ذلك نفقات البريد أو اللوازم المكتبية. يجب أن تكون جميع المشتريات مصحوبة بإيصال بالسعر الكامل وتاريخ الشراء واسم المتجر. يجب أن تحصل نفقات $10 أو أكثر على موافقة مدير الفرع ؛ النفقات التي تتجاوز $25 يجب أن تحصل على موافقة منسق الفريق. أي عملية شراء نثرية بدون إيصال مناسب (مع السعر الكامل وتاريخ الشراء واسم المتجر) سيتم دفعها شخصيًا من قبل متلقي المبلغ النقدي و / أو المشرف (رئيس القسم) الذي أذن بالطلب.
2. يجب على موظفي مكتبة مقاطعة أثينا - كلارك مسح جميع المشتريات ، مسبقًا ، من خلال الحصول على توقيع معتمد على طلب المصروفات النثرية للمكتبة وتقديمه إلى مشرف الإعارة. يجب أن يوقع منسق الفريق ، أو موظفو الإدارة المعينون على النموذج الذي يصرح لمشرف الإعارة بتحرير الأموال النثرية من الخزينة. يجب ألا يقوم الموظفون في أي وقت بإزالة الأموال من درج النقود. مطلوب إيصال مؤرخ وموثق. سيوفر مشرفو الإعارة المعلومات المناسبة للإعفاء من ضريبة المبيعات عند الحاجة. قد تتم الموافقة على نفقات تصل إلى $25 من قبل منسق الفريق ؛ يجب أن يكون للمصروفات التي تتجاوز $25 توقيع موظفين إداريين معينين (مدير ، مساعد مدير ، منسق إداري ، مدير أعمال).
3. لا يجوز استخدام المصروفات النثرية لشراء المنتجات الغذائية. يجب تطبيق هذا بصرامة وسيعتبر انتهاكًا لقانون الولاية إذا تم تجاهله.

4/16/98