سياسة وإجراءات إيصالات النقدية

الطبيعة والغرض

تحديد المساءلة عن المبالغ النقدية والبنود القابلة للتداول المستلمة وتسريع إيداع هذه الإيصالات.

مسئولية

يجب تدريب الموظفين المشاركين في عمليات التحصيل والإيداع النقدي على فهم نظام المقبوضات النقدية. بالإضافة إلى ذلك، يتحمل الموظفون مسؤولية ائتمانية تجاه دافعي الضرائب في مقاطعتهم وكذلك تجاه دافعي الضرائب في ولاية جورجيا فيما يتعلق بهذه الأموال العامة. في كثير من الأحيان، قد يكون الموظفون الذين يقومون بجمع الأموال وإيداعها مسؤولين شخصيًا عن الأموال الموجودة في عهدتهم.

تسريع إيداع الإيصالات

إجراءات تحصيل موحدة في جميع أنحاء المنطقة لتسهيل إيداع المقبوضات النقدية في الوقت المناسب.

إجراءات استلام النقد المحددة

الغرامات
يجب تسجيل جميع الغرامات التي تم تقييمها وتحصيلها على المواد المكتبية المتأخرة بشكل صحيح في نظام PINES. في نهاية اليوم، يجب تسجيل إجمالي الغرامات التي تم تحصيلها في ورقة التحصيلات النقدية اليومية الخاصة بك وإرسالها إلى مكتب الأعمال الإقليمي. ينبغي الاحتفاظ بقائمة يومية بالغرامات/الرسوم التي تم التنازل عنها أو استردادها وإرفاقها بصحيفة التحصيلات النقدية اليومية. لا يجوز للموظفين في أي وقت "إعفاء الرسوم" في PINES دون الحصول على موافقة مسبقة من الإدارة.

يجب ختم الشيكات المستلمة لدفع الغرامات بختم "للإيداع فقط، نظام مكتبة أثينا الإقليمية". لا يجوز صرف هذه الشيكات تحت أي ظرف من الظروف.

نسخ الأموال، ورسوم الطباعة بالكمبيوتر، ورسوم آلة التغليف، ورسوم غرفة الاجتماعات، ورسوم خارج المنطقة، ورسوم استبدال بطاقة المكتبة
يجب تسجيل الأموال المحصلة مقابل هذه الرسوم المختلفة في ورقة التحصيلات النقدية اليومية الخاصة بك وإرسالها إلى مكتب الأعمال الإقليمي.

يجب على كل مكتبة أن تحدد عدد المرات التي يتم فيها جمع النقود من آلات النسخ العامة. كحد أدنى يجب أن يتم ذلك مرة واحدة في الأسبوع.

يجب ختم الشيكات المستلمة لدفع هذه الرسوم بعبارة "للإيداع فقط، نظام مكتبة أثينا الإقليمية". لا يجوز صرف هذه الشيكات تحت أي ظرف من الظروف.

رسوم فقدان/تالف مواد المكتبة
يجب تسجيل الأموال المحصلة مقابل المواد المفقودة أو التالفة في نظام PINES. في نهاية اليوم، يجب تسجيل إجمالي رسوم الخسارة / الضرر في ورقة التحصيلات النقدية اليومية الخاصة بك وإرسالها إلى مكتب الأعمال الإقليمي. بالإضافة إلى ذلك، يجب إكمال نموذج المواد المفقودة/التالفة وتقديمه. جميع المعلومات الموجودة في النموذج ضرورية للإزالة الصحيحة و/أو الملاحظات التي يجب تدوينها في نظام الفهرسة.

إذا عثر المستفيد على المواد المفقودة وأعادها خلال 90 يومًا، فسيتم إصدار شيك استرداد له. يجب إكمال نموذج طلب استرداد الكتاب المفقود وإعطاء نسخة منه للمستفيد كإيصال. يجب تقديم النموذج الأصلي إلى مكتب الأعمال حيث سيتم إعداد الشيك وإرساله بالبريد إلى المستفيد.

يجب ختم الشيكات المستلمة لدفع المواد المفقودة / التالفة بختم "للإيداع فقط، نظام مكتبة أثينا الإقليمية". لا يجوز صرف هذه الشيكات تحت أي ظرف من الظروف.

الهدايا والذكريات
يجب تسجيل الأموال المستلمة على شكل هدايا أو نصب تذكارية في ورقة التحصيلات النقدية اليومية الخاصة بك وإرسالها إلى مكتب الأعمال الإقليمي. سيتم إضافة أموال الهدايا إلى حساب الهدايا المحلي الخاص بك ويجب استخدامها على النحو المحدد من قبل الجهة المانحة. (كل مكتبة في النظام لديها صندوق منفصل حيث يتم تجميع الهدايا. ويتم الإبلاغ عن جميع الهدايا ربع سنوية إلى مجلس إدارة كل مكتبة.)

يجب على المستفيدين الذين يقدمون هدية تخليدًا لذكرى / تكريم شخص ما أن يحصلوا على نموذج "تكريم أحد أفراد أسرته" لإكماله. ينبغي إرسال النموذج المكتمل إلى مكتب الأعمال مع أموال الهدية.

يمكن صرف الهدايا غير المخصصة حسب ما يقرره مدير الفرع ومستشار الفرع. ومع ذلك، لا يجوز استخدام هذه الأموال لشراء المواد الغذائية.

يجب أن تكون الشيكات المستلمة كهدايا مختومة بختم "للإيداع فقط، نظام مكتبة أثينا الإقليمية". لا يجوز صرف هذه الشيكات تحت أي ظرف من الظروف.

أصدقاء المكتبة الهدايا والعضويات
الأموال، على شكل هدايا أو رسوم عضوية، التي يتم استلامها لأصدقاء مكتبتك، يجب إرسالها مرة واحدة في الأسبوع إلى أمين صندوق تلك المنظمة. بما أن هذه المعاملة لم يتم إدخالها في Fundware، فاكتب إيصالاً للعميل واحتفظ بنسخة لسجلات الفرع. في أي وقت من الأوقات يجب الاحتفاظ بأموال الأصدقاء في المكتبة لأكثر من أسبوع.

بيع المواد في المكتبة
تظل مواد المكتبة التي يتم سحبها من المجموعة ملكًا للمكتبة. بالإضافة إلى ذلك، وكما هو منصوص عليه في سياسة تطوير مجموعات نظام المكتبات الإقليمية في أثينا، فإن جميع المواد المقدمة للمكتبة تصبح ملكًا للمكتبة. يمكن التبرع بهذه المواد إلى منظمة الأصدقاء المحلية الخاصة بك لإعادة بيعها بعد قيام المكتبة بمراجعة المواد بناءً على معايير الاختيار.

يجب إرسال عائدات بيع المواد المسحوبة من المجموعة أو المتبرع بها إلى مكتب الأعمال الإقليمي. سيتم إضافة هذه العائدات إلى حساب الهدايا المحلي الخاص بك ويمكن إنفاقها وفقًا لما يقرره المدير ومستشار الفرع. ومع ذلك، لا يجوز استخدام هذه الأموال لشراء الطعام.

يجب أن يتم ختم الشيكات المستلمة للمواد المشتراة بختم "للإيداع فقط، مكتبة أثينا الإقليمية". لا يجوز صرف هذه الشيكات تحت أي ظرف من الظروف.

إذا رغبت إحدى منظمات الأصدقاء المحلية في بيع المواد الموجودة في المكتبة، فإنها تقع على عاتقها مسؤولية توفير المواد. وتقع على عاتقهم أيضًا مسؤولية تحصيل عائدات البيع. كما هو مذكور أعلاه، في أي وقت من الأوقات يجب على الأصدقاء الاحتفاظ بالمال في المكتبة لأكثر من أسبوع.

تسليم الإيصالات النقدية
يجب تسليم جميع الإيصالات النقدية إلى مكتب الأعمال الإقليمي بشكل منتظم. يتم تحديد جدول التسليم هذا من قبل مدير الأعمال بناءً على تراكم الأموال في كل مكتبة.

4/16/98