Portokassenpolitik

Aufgrund der Prüfungsanforderungen des Bundesstaates Georgia müssen in der gesamten Region die folgenden Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Portokassen eingehalten werden. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Zunächst wird aus dem Bußgeldkonto jeder Bibliothek eine Portokasse erstellt. Da Bußgelder budgetiert sind, ist eine Kontrolle der Ausgaben unerlässlich.

Zweitens ist das Athener Regionalbibliothekssystem eine steuerbefreite Organisation. Käufe durch autorisiertes Personal unterliegen nicht der Umsatzsteuer, und die Bibliothek hat häufig Anspruch auf einen Rabatt, den Privatpersonen nicht erhalten könnten.

Drittens ist es wichtig, dass der Systemgeschäftsleiter oder Filialleiter über alle Finanztransaktionen informiert ist und jederzeit eine Befehlskette vorhanden ist.

Und schließlich würde die staatliche Rechnungsprüfungsabteilung feststellen, dass solche Ausgaben über die Prüfungsrichtlinien hinausgehen und einer Feststellung in unserem jährlichen Prüfungsbericht unterliegen.

Richtlinien und Verfahren

1. Das Personal einer Zweigbibliothek darf ohne vorherige Genehmigung bis zu $10 Portokasse für Notfälle verwenden. Dazu können Portokosten oder Büromaterial gehören. Allen Einkäufen muss eine Quittung mit vollständigem Preis, Kaufdatum und Name des Geschäfts beiliegen. Ausgaben von $10 oder mehr bedürfen der Genehmigung des Filialleiters; Ausgaben, die $25 überschreiten, müssen vom Teamkoordinator genehmigt werden. Jeder Barzahlungskauf ohne ordnungsgemäße Quittung (mit vollständigem Preis, Kaufdatum und Name des Geschäfts) wird persönlich vom Empfänger des Bargelds und/oder vom Vorgesetzten (Abteilungsleiter), der den Antrag genehmigt hat, bezahlt.
2. Das Personal der Athens-Clarke County Library muss alle Käufe im Voraus freigeben, indem es eine autorisierte Unterschrift auf einem Portokassenantrag der Bibliothek einholt und diese dem Ausleihleiter vorlegt. Ein Teamkoordinator oder ein bestimmtes Verwaltungspersonal sollte das Formular unterzeichnen, das den Umlaufleiter ermächtigt, Portokassen aus dem Safe freizugeben. Das Personal darf zu keinem Zeitpunkt Geld aus der Kassenschublade entnehmen. Es ist eine datierte, dokumentierte Quittung erforderlich. Die Vertriebsaufsichtsbehörden stellen bei Bedarf entsprechende Informationen zur Umsatzsteuerbefreiung zur Verfügung. Ausgaben von bis zu $25 können von einem Teamkoordinator genehmigt werden; Ausgaben über $25 müssen von einem bestimmten Verwaltungspersonal unterzeichnet werden (Direktor, stellvertretender Direktor, Verwaltungskoordinator, Geschäftsführer).
3. Für den Kauf von Lebensmitteln darf keine Portokasse verwendet werden. Dies muss strikt durchgesetzt werden und würde bei Nichtbeachtung als Verstoß gegen das Landesrecht angesehen werden.

4/16/98