Richtlinien und Verfahren für Bareinnahmen

Wesen und Zweck

Legen Sie eine Rechenschaftspflicht für erhaltene Barmittel und handelbare Gegenstände fest und beschleunigen Sie die Hinterlegung dieser Quittungen.

Rechenschaftspflicht

Personal, das mit Bargeldabholungen und -einzahlungen befasst ist, sollte geschult werden, um das Bargeldempfangssystem zu verstehen. Darüber hinaus hat das Personal eine treuhänderische Verantwortung gegenüber den Steuerzahlern in seinem Bezirk sowie gegenüber den Steuerzahlern im Bundesstaat Georgia für diese öffentlichen Gelder. Häufig haften Mitarbeiter, die Gelder einziehen und einzahlen, auch persönlich für das Geld, das sie verwahren.

Beschleunigen Sie die Hinterlegung von Quittungen

Einheitliche Inkassoverfahren in der gesamten Region, um die rechtzeitige Hinterlegung von Kassenbons zu erleichtern.

Spezifische Geldeingangsverfahren

Geldbußen
Alle Bußgelder, die für überfällige Bibliotheksmaterialien verhängt und erhoben werden, sollten ordnungsgemäß im PINES-System erfasst werden. Am Ende des Tages sollten die gesamten eingenommenen Bußgelder auf Ihrem Blatt für tägliche Bargeldeinzüge erfasst und an die regionale Geschäftsstelle weitergeleitet werden. Eine tägliche Liste der erlassenen oder erstatteten Bußgelder/Gebühren sollte aufbewahrt und dem Blatt für tägliche Bargeldeinzüge beigefügt werden. Zu KEINER Zeit darf das Personal in den PINES ohne vorherige Genehmigung der Verwaltung „freigestellte Gebühren“ besetzen.

Schecks, die zur Zahlung von Geldbußen eingehen, sind mit dem Stempel „Nur zur Einzahlung, Regionales Bibliothekssystem Athen“ zu versehen. Unter KEINEN Umständen dürfen diese Schecks eingelöst werden.

Kopiergeld, Computerdruckgebühren, Laminatorgebühren, Sitzungsraumgebühren, Gebühren außerhalb der Region und Gebühren für den Ersatz von Bibliotheksausweisen
Beträge, die für diese verschiedenen Gebühren eingezogen werden, sollten auf Ihrem Blatt „Tägliche Bargeldeinzüge“ erfasst und an die regionale Geschäftsstelle weitergeleitet werden.

Jede Bibliothek sollte festlegen, wie oft Bargeld von den öffentlichen Kopiergeräten abgeholt wird. Dies sollte mindestens einmal pro Woche erfolgen.

Schecks, die zur Zahlung dieser Gebühren eingehen, müssen mit dem Stempel „For Deposit Only, Athens Regional Library System“ versehen sein. Unter KEINEN Umständen dürfen diese Schecks eingelöst werden.

Gebühr für verlorenes/beschädigtes Bibliotheksmaterial
Gelder, die für verlorene oder beschädigte Materialien gesammelt werden, sollten im PINES-System erfasst werden. Am Ende des Tages sollten die gesamten Verlust-/Beschädigungsgebühren auf Ihrem Daily Cash Collection-Blatt erfasst und an die regionale Geschäftsstelle weitergeleitet werden. Zusätzlich sollte ein Formular für verlorene/beschädigte Materialien ausgefüllt und eingereicht werden. Alle Angaben auf dem Formular sind für die ordnungsgemäße Entnahme bzw. Vermerkung im Katalogsystem erforderlich.

Wenn ein Benutzer die verlorenen Materialien innerhalb von 90 Tagen findet und zurückgibt, wird ihm ein Rückerstattungsscheck ausgestellt. Ein Antragsformular für die Rückerstattung verlorener Bücher sollte ausgefüllt und eine Kopie dem Benutzer als Quittung ausgehändigt werden. Das Originalformular sollte bei der Geschäftsstelle eingereicht werden, wo der Scheck vorbereitet und an den Benutzer versandt wird.

Schecks, die für die Zahlung von verlorenen/beschädigten Materialien eingehen, müssen mit dem Stempel „For Deposit Only, Athens Regional Library System“ versehen sein. Unter KEINEN Umständen dürfen diese Schecks eingelöst werden.

Geschenke und Denkmäler
Gelder, die Sie in Form von Geschenken oder Andenken erhalten haben, sollten auf Ihrem Blatt „Tägliche Bargeldeinzüge“ vermerkt und an die regionale Geschäftsstelle weitergeleitet werden. Geschenkguthaben werden Ihrem lokalen Geschenkkonto gutgeschrieben und müssen wie vom Spender angegeben verwendet werden. (Jede Bibliothek im System hat einen separaten Fonds, in dem Geschenke angesammelt werden. Alle Geschenke werden vierteljährlich jedem Bibliotheksausschuss gemeldet.)

Patrons, die ein Geschenk in Erinnerung / zu Ehren von jemandem machen, sollten ein „Ehre einen geliebten Menschen“-Formular zum Ausfüllen erhalten. Das ausgefüllte Formular ist zusammen mit dem Geschenkgeld an die Geschäftsstelle zu übermitteln.

Nicht zweckgebundene Geschenke können nach Entscheidung des Filialleiters und des Filialberaters ausgegeben werden. Diese Mittel dürfen jedoch nicht für den Kauf von Lebensmitteln verwendet werden.

Als Geschenk erhaltene Schecks sollten mit dem Stempel „For Deposit Only, Athens Regional Library System“ versehen sein. Unter KEINEN Umständen dürfen diese Schecks eingelöst werden.

Geschenke und Mitgliedschaften der Freunde der Bibliothek
Gelder in Form von Geschenken oder Mitgliedsbeiträgen, die Sie für die Freunde Ihrer Bibliothek erhalten, sollten einmal pro Woche an den Schatzmeister dieser Organisation weitergeleitet werden. Da diese Transaktion nicht in Fundware erfasst wird, schreiben Sie eine Quittung für den Kunden und bewahren Sie eine Kopie für die Filialunterlagen auf. Zu KEINER ZEIT sollte das Geld von Friends länger als eine Woche in der Bibliothek aufbewahrt werden.

Verkauf von Materialien in der Bibliothek
Bibliotheksmaterialien, die aus der Sammlung entnommen werden, bleiben Eigentum der Bibliothek. Darüber hinaus gehen alle an die Bibliothek übergebenen Materialien, wie in der Sammlungsentwicklungsrichtlinie des Athener Regionalbibliothekssystems festgelegt, in das Eigentum der Bibliothek über. Diese Materialien können an Ihre lokale Freundesorganisation zum Weiterverkauf gespendet werden, nachdem die Bibliothek die Materialien basierend auf Auswahlkriterien überprüft hat.

Erlöse aus dem Verkauf von Materialien, die der Sammlung entnommen oder gespendet wurden, sind an die regionale Geschäftsstelle abzuführen. Diese Erlöse werden Ihrem lokalen Geschenkkonto gutgeschrieben und können nach Entscheidung des Managers und des Filialberaters ausgegeben werden. Diese Mittel dürfen jedoch nicht zum Kauf von Lebensmitteln verwendet werden.

Schecks, die für gekaufte Materialien erhalten werden, sollten mit dem Stempel „Nur zur Einzahlung, Regionalbibliothek Athen“ versehen sein. Unter KEINEN Umständen dürfen diese Schecks eingelöst werden.

Wenn eine lokale Freundesorganisation Materialien in der Bibliothek verkaufen möchte, liegt es in ihrer Verantwortung, die Materialien bereitzustellen. Es ist auch ihre Verantwortung, den Verkaufserlös einzuziehen. Wie oben erwähnt, sollten Freunde Geld zu KEINER Zeit länger als eine Woche in der Bibliothek aufbewahren.

Zustellung von Bareinnahmen
Alle Kassenbelege sind regelmäßig an die regionale Geschäftsstelle zu liefern. Dieser Lieferplan wird vom Geschäftsleiter basierend auf der Anhäufung von Mitteln in jeder Bibliothek festgelegt.

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