Öffentliche Versammlungsräume

Erstellt von: Valerie Bell & Ressourcenteam, Datum: 26.06.2022
Eingereicht an: ARLS Policy Committee, Datum: 06.07.2022
Genehmigt durch: ARLS-Kuratorium, Datum: 21.07.2022

Die ausgewiesenen öffentlichen Tagungsräume (Mehrzweckräume, Auditorien, Konferenzräume, Lernräume, Klassenzimmer und/oder andere ausgewiesene Bereiche) in den Einrichtungen des Athener Regionalbibliothekssystems sind darauf ausgelegt, die in den Missions- und Visionserklärungen der Bibliothek zum Ausdruck gebrachten Ideen und Zwecke voranzutreiben , strategische Ausrichtung und taktische Pläne der Bibliothek. Die Einrichtungen dienen als öffentliche Ressource für Bewohner und Organisationen in den fünf ARLS-Bezirken, indem sie Zugang zu Bibliotheken und anderen Programmen für Bildungs-, Informations-, Kultur- und Bürgerfunktionen der Gemeinde bieten.

Auch wenn sie reserviert sind und von Gruppen genutzt werden, die nicht der Bibliothek angehören, bleiben Besprechungsräume der Bibliothek öffentliche Bereiche der Bibliothek; Kein Bereich der öffentlichen Bibliothek gilt als privat genutzter Bereich.

In den folgenden Zweigstellen sind keine Besprechungsräume verfügbar: East Athens Library Resource Center; Lavonia-Carnegie-Bibliothek; Ressourcenzentrum der Lay Park-Bibliothek; Winterville-Bibliothek.

Gleiche Zugangschancen

• Die Besprechungsräume der Bibliothek stehen allen Gruppen in der Gemeinde gleichberechtigt zur Verfügung, unabhängig von den Überzeugungen oder Zugehörigkeiten der Einzelpersonen oder Gruppen, die ihre Nutzung beantragen.
• Alle in den Besprechungsräumen stattfindenden Aktivitäten müssen kostenlos und für die Öffentlichkeit, das Personal, die Strafverfolgungsbehörden und die Presse zugänglich sein. Eintrittsgelder, Werbung, Beitragszahlung und Teilnahmeanmeldung sind nicht gestattet; Für die Teilnahme sind möglicherweise keine Einkäufe erforderlich.
• Aktivitäten in den Sitzungsräumen der Bibliothek dürfen nicht für Personen aufgrund von Alter, Geschlecht, Rasse, Religion, nationaler Herkunft, Behinderung oder einer anderen gesetzlich geschützten Kategorie gesperrt werden.
• Um eine gleichberechtigte Zugangsmöglichkeit für alle Community-Gruppen zu gewährleisten, werden Reservierungen für eine Reihe von Treffen, bei denen die Bibliothek als regelmäßiger Treffpunkt ausgewiesen wird, nicht angenommen, es sei denn für Veranstaltungen, die von der Bibliothek oder von Partnern oder verbundenen Unternehmen der Bibliothek gesponsert werden Agenturen und Organisationen. Für eine Gruppe können maximal drei Termine gleichzeitig reserviert werden.

Billigung

• Die Nutzung der Besprechungsräume durch externe Agenturen stellt keine Billigung der von den Teilnehmern an Programmen oder Sitzungen geäußerten Standpunkte durch die Bibliothek, das Bibliothekspersonal, das örtliche Kuratorium oder das Kuratorium des Athener Regionalbibliothekssystems dar.
• Außenwerbung für in der Bibliothek angebotene Programme sollte die Angabe der Sponsororganisation enthalten. Werbung oder Bekanntmachungen, die den Eindruck einer Billigung durch die Bibliothek erwecken, sind nicht gestattet. Die Bibliothek bittet um vorherige Genehmigung für Außenwerbung, die den Namen und den Standort der Bibliothek enthält.

Prioritäten

1. Tagungen und Veranstaltungen, die von der Bibliothek und ihren Partnern sowie angeschlossenen Agenturen und Organisationen gesponsert oder mitgesponsert werden, haben Vorrang vor allen externen Gruppen oder Einzelpersonen.
2. Treffen und Veranstaltungen von Behörden lokaler und staatlicher Behörden, die die Bibliotheken finanzieren.
3. Alle anderen Reservierungen werden nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ angenommen, wobei Gruppen im ARLS-Servicegebiet bevorzugt werden.
4. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, den Sitzungsplan bei Bedarf zu ändern und bestehende Reservierungen nach angemessener Benachrichtigung der beteiligten Gruppe(n) vorzuziehen.

Reservierungen und Terminplanung

• Reservierungen für die Nutzung eines Besprechungsraums erfolgen gemäß den von den einzelnen Bibliotheksleitungsmitarbeitern festgelegten Verfahren (siehe Richtlinien und Verfahren für Besprechungsräume und das Reservierungs- und Vereinbarungsformular für jeden Standort). Jeder, der ein Zimmer nutzt, für das eine Reservierung erforderlich ist, muss die Reservierung/Vereinbarung ausfüllen und unterzeichnen
• Formular vor der Nutzung des Raumes ausfüllen. In diesem Formular muss der Antragsteller den Namen der Organisation, den vollständigen Namen und die Adresse des Antragstellers sowie die Telefonnummer der für die Sitzung verantwortlichen Person angeben. Dieses Formular muss vom Antragsteller unterzeichnet werden, bevor der/die Sitzungsraum(e) geöffnet wird/werden. Ausgefüllte Reservierungs-/Vereinbarungsformulare sind öffentliche Aufzeichnungen und unterliegen rechtmäßigen Anfragen zur Offenlegung von Aufzeichnungen.
• Reservierte Tagungsräume stehen nur Gruppen oder Organisationen zur Verfügung, die sich im ARLS-Einzugsgebiet befinden.
• Reservierungen werden für Gruppen oder Organisationen mit Sitz außerhalb der fünf vom Athener Regionalbezirk bedienten Bezirke entgegengenommen
• Bibliothekssystem, aber diese Gruppen oder Organisationen müssen eine Wartungsgebühr zahlen, die von der bedienenden Bibliothek festgelegt wird.
• Reservierte Tagungsräume stehen nur Gruppen ab drei Personen zur Verfügung.
• Reservierungen müssen von einem Erwachsenen (mindestens 18 Jahre) vorgenommen werden. Gruppen mit Teilnehmern unter 18 Jahren müssen von einem Erwachsenen beaufsichtigt werden. Der Erwachsene, der die Reservierung unterschreibt, muss vor Beginn der Veranstaltung eintreffen, während der gesamten Veranstaltung anwesend sein und bis zum Verlassen des Bibliothekscampus durch alle minderjährigen Teilnehmer bleiben.
• Der Unterzeichner/Ansprechpartner jeder Gruppe ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass jedes Mitglied seiner Gruppe alle Vorschriften und Richtlinien der Bibliothek kennt und einhält.
• Keine Gruppe darf ihre Reservierung einer anderen Gruppe zuordnen.
• Reservierungen werden nur innerhalb von sechs Monaten vor dem Sitzungstermin entgegengenommen.
• Während der Bibliotheksferien oder während der Notschließung der Bibliothek stehen die Besprechungsräume nicht zur Verfügung.
• Sitzungen können in den Hörsälen oder Mehrzweckräumen der Bibliothek vor oder nach den regulären Öffnungszeiten der Bibliothek nur dann abgehalten werden, wenn eine vorherige Vereinbarung getroffen wurde und das Bibliothekspersonal die Genehmigung für die gewünschten Stunden erteilt hat.
• An bestimmten Standorten der Teilbibliotheken können zusätzliche Anforderungen für Besprechungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten gelten.
• Die Einrichtung und Reinigung der Räume erfolgt nicht durch die Bibliothek; Die reservierende Gruppe ist dafür verantwortlich, Stühle und Tische für ihre Veranstaltungen aufzustellen und diese nach Beendigung der Sitzung wieder wegzuräumen. Gruppen sollten die Reservierung so planen, dass sie die Aufbau- und Aufräumzeit einschließt. Spezifische Aufbau- und Reinigungsrichtlinien werden von der einzelnen Bibliothek bei der Reservierung bereitgestellt.

Einschränkungen/Einschränkungen

• Die Richtlinien zu Verantwortlichkeiten und Verhalten der Benutzer sowie alle anderen Richtlinien der örtlichen Bibliothek und des Athens Regional Library System (ARLS) gelten für alle Meetings und Teilnehmer.
• Sitzungen dürfen die Fähigkeit der Bibliothek, ihre Geschäfte in normaler oder ordnungsgemäßer Weise abzuwickeln, nicht durch Lärm, Gedränge, Parken oder andere Faktoren beeinträchtigen.
• In allen Bereichen der Bibliothek müssen die Vorschriften des örtlichen Feuerwehrmanns hinsichtlich der Personenkapazität in den Räumen und andere Sicherheitsaspekte beachtet werden. Regeln werden an jedem Standort ausgehängt.
• Private Versammlungen, Partys, Feiern, vertrauliche Treffen, gerichtliche Aussagen und kommerzielle Zusammenkünfte sind in den öffentlichen Sitzungsräumen nicht gestattet.
• Von der Bibliothek oder offiziellen Bibliothekspartnern gesponserte Veranstaltungen können Verkaufs- oder Spendenaktionen umfassen, bei anderen jedoch nicht.
• Gebühren für die Teilnahme an Workshops, Studiengruppen, Diskussionsreihen, Konferenzen und ähnlichen Treffen dürfen nur erhoben werden, wenn damit die direkten Kosten für die in diesem Programm verwendeten Materialien bestritten werden sollen.
• Keine Gruppe außer der Bibliothek und von der Bibliothek geförderten Organisationen darf die Bibliothek als offizielle Adresse verwenden.
• Es dürfen keine öffentlichen Besprechungsräume (einschließlich kleiner Lernräume) zum Schlafen oder zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände genutzt werden.
• Im Falle eines wetterbedingten Notfalls in der Bibliothek können Sitzungen abgesagt werden und gezahlte Gebühren werden zurückerstattet.
• Bewerber und Gruppen mit Reservierungen sind dafür verantwortlich, sich bei schlechtem Wetter bei der Bibliothek zu erkundigen, ob die Plätze verfügbar sind. Das Bibliothekspersonal wird versuchen, den Antragsteller oder, falls anders angegeben, die Kontaktperson über eine Notschließung der Bibliothek aufgrund anderer Umstände zu informieren.
• Rauchen und alkoholische Getränke sind in den Besprechungsräumen und allen Bereichen der Bibliothek nicht gestattet.
• Die Bibliothek verfügt über einen begrenzten Bestand an verschiedenen audiovisuellen Geräten, die in den Tagungsräumen genutzt werden können. Es liegt in der Verantwortung des Antragstellers, sicherzustellen, dass seine persönliche Ausrüstung, z. B. Laptops, mit der audiovisuellen Ausrüstung der Bibliothek kompatibel ist. Für die im Gebäude genutzte private Ausstattung übernimmt die Bibliothek keine Haftung.
• Die Bibliothek stellt keinen Lagerraum für Eigentum oder Vorräte von Gruppen oder Organisationen zur Verfügung, die die Tagungsräume nutzen.
• Für Gruppen, die die Besprechungsräume nutzen, akzeptiert die Bibliothek keine Vorablieferungen von Geräten oder Materialien.
• Alles, was in den Besprechungsräumen zurückbleibt, wird nach Ermessen der Bibliothek entsorgt.
• Das Bibliothekspersonal nimmt keine Nachrichten für Besprechungsteilnehmer entgegen oder überbringt diese nicht. Für die öffentliche Nutzung steht kein Telefon zur Verfügung.
• Die Vorstände und Mitarbeiter der Bibliothek übernehmen keine Haftung für Gruppen oder Einzelpersonen, die an einer Sitzung in der Bibliothek teilnehmen, und übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für privates Eigentum, das in das Gebäude oder auf den Bibliothekscampus gebracht wird.
• Die zukünftige Nutzung des Besprechungsraums kann vom Bibliothekspersonal bei Verstößen gegen die Bibliotheksrichtlinien eingeschränkt oder verweigert werden.
• Schäden an Bibliothekseigentum oder einem Raum, der in einem Zustand hinterlassen wird, der eine zusätzliche Reinigung oder Wartung erfordert, liegen in der Verantwortung der Gruppe, die den Raum nutzt. Eventuell anfallende Reparatur- oder Reinigungsgebühren gehen zu Lasten des Reservierungsunterzeichners. Schäden an Bibliothekseigentum können auch dazu führen, dass dem Antragsteller die weitere Nutzung der Einrichtungen verweigert wird. Diese Entscheidungen werden vom Exekutivdirektor des Athener Regionalbibliothekssystems getroffen.

Überprüfung und Berufung

• Der ARLS-Geschäftsführer behält sich das Recht vor, alle Anträge auf Nutzung von Besprechungsräumen der Bibliothek zu prüfen und alle Anträge abzulehnen, die er/sie für ungeeignet oder unangemessen hält.
• Fragen, Bedenken und/oder Probleme bezüglich der Richtlinien für Besprechungsräume, der Gebühren und/oder des Inhalts von Programmen oder Veranstaltungen in den Besprechungsräumen sollten schriftlich an den Filialleiter der Bibliothek gerichtet werden. Mit einer schriftlichen Antwort des Filialleiters ist innerhalb von 10 Tagen nach Eingang einer Überprüfungsanfrage zu rechnen.
• Gegen die Entscheidung des Filialleiters kann Berufung eingelegt werden, indem innerhalb von 10 Tagen, nachdem die Person, die die Überprüfung beantragt hat, über die Entscheidung informiert wurde, ein formelles Antragsformular für die erneute Prüfung von Bibliotheksressourcen oder -diensten eingereicht wird, das an den ARLS-Geschäftsführer gerichtet ist. Der Exekutivdirektor wird innerhalb von 10 Arbeitstagen auf diesen Einspruch antworten.
• Im Falle einer weiteren Berufung wird das Kuratorium der örtlichen Bibliothek während der nächsten regelmäßig stattfindenden vierteljährlichen Vorstandssitzung eine Anhörung abhalten, um die für die Berufung relevanten Beweise anzuhören.
• Innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Anhörung gibt das Kuratorium eine schriftliche Empfehlung zu der Angelegenheit ab.
• Eine Beschwerde kann innerhalb von 30 Tagen schriftlich beim Kuratorium der Athener Regionalbibliothek eingereicht werden. Die Entscheidung des ARLS-Vorstands ist endgültig.