Política de caja chica

Debido a los requisitos de auditoría del Estado de Georgia, se deben seguir las siguientes políticas y procedimientos con respecto a la caja chica en toda la Región. Hay varias razones para esto:

Primero, se crea caja chica a partir de la cuenta de multas vencidas de cada biblioteca. Dado que las multas están presupuestadas, el control de los gastos es esencial.

En segundo lugar, el Sistema de Bibliotecas Regionales de Atenas es una organización exenta de impuestos. Las compras realizadas por personal autorizado no están sujetas al impuesto sobre las ventas y la biblioteca suele ser elegible para un descuento que los individuos no podrían obtener.

En tercer lugar, es esencial que el Gerente Comercial del Sistema o el Gerente de Sucursal estén al tanto de todas las transacciones financieras y que exista una cadena de mando en todo momento.

Y finalmente, el departamento de auditoría estatal vería que dichos gastos exceden las pautas de auditoría y estarían sujetos a un hallazgo en nuestro informe de auditoría anual.

Política y procedimientos

1. El personal de cualquier biblioteca sucursal puede utilizar hasta $10 de caja chica para fines de emergencia sin aprobación previa. Esto puede incluir gastos de envío o suministros de oficina. Todas las compras deben ir acompañadas de un recibo con el precio completo, fecha de compra y nombre de la tienda. Los gastos de $10 o más deben contar con la aprobación del Gerente de Sucursal; Los gastos que excedan $25 deben tener la aprobación del Coordinador del Equipo. Cualquier compra de caja chica sin el recibo adecuado (con precio completo, fecha de compra y nombre de la tienda) será pagada personalmente por el destinatario del efectivo y/o el supervisor (jefe de departamento) que autorizó la solicitud.
2. El personal de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke debe autorizar todas las compras, por adelantado, obteniendo una firma autorizada en una Solicitud de caja chica de la Biblioteca y presentándola al Supervisor de Circulación. Un coordinador del equipo o personal administrativo designado debe firmar el formulario que autoriza al supervisor de circulación a liberar los fondos de caja chica de la caja fuerte. En ningún momento el personal debe retirar fondos del cajón de efectivo. Se requerirá un recibo documentado y fechado. Los supervisores de circulación proporcionarán información adecuada sobre la exención del impuesto sobre las ventas cuando sea necesario. Un coordinador de equipo puede aprobar gastos de hasta $25; Los gastos que excedan el $25 deben tener la firma del personal administrativo designado (Director, Subdirector, Coordinador Administrativo, Gerente Comercial).
3. No se podrá utilizar caja chica para la compra de productos alimenticios. Esto debe aplicarse estrictamente y, si se ignora, se consideraría una infracción de la ley estatal.

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