Política y Procedimientos para Recibos de Efectivo

Naturaleza y Propósito

Establezca la responsabilidad por el efectivo y los artículos negociables recibidos y acelere el depósito de estos recibos.

Responsabilidad

El personal involucrado en las recaudaciones y depósitos de efectivo debe estar capacitado para comprender el sistema de recibos de efectivo. Además, el personal tiene una responsabilidad fiduciaria con los contribuyentes de su condado, así como con los contribuyentes del estado de Georgia, por estos fondos públicos. A menudo, el personal que cobra y deposita dinero también puede ser personalmente responsable por el dinero bajo su custodia.

Acelerar Depósito de Recibos

Procedimientos de cobranza uniformes en toda la región para facilitar el depósito oportuno de los recibos de efectivo.

Procedimientos Específicos de Recibo de Efectivo

Multas
Todas las multas impuestas y recaudadas por materiales bibliotecarios atrasados deben registrarse correctamente en el sistema PINES. Al final del día, el total de multas recaudadas debe registrarse en su hoja de Cobros diarios en efectivo y enviarse a la oficina comercial regional. Se debe mantener una lista diaria de multas/cargos exentos o reembolsados y adjuntarla a la hoja de Cobros diarios en efectivo. En NINGÚN momento el personal podrá “eximir de cargos” en los PINES sin previa aprobación de la Administración.

Los cheques recibidos para el pago de multas deben tener el sello "Solo para depósito, Sistema Regional de Bibliotecas de Atenas". Bajo NINGUNA circunstancia se deben cobrar estos cheques.

Copia de dinero, cargos por impresión de computadora, tarifas de laminador, tarifas de sala de reuniones, cargos fuera de la región y tarifas de reemplazo de tarjeta de biblioteca
El dinero recaudado por estos diversos cargos debe registrarse en su hoja de Cobros diarios en efectivo y enviarse a la oficina comercial regional.

Cada biblioteca debe determinar con qué frecuencia se recolecta efectivo de las fotocopiadoras públicas. Como mínimo, esto debe hacerse una vez a la semana.

Los cheques recibidos para el pago de estas tarifas deben tener el sello "Solo para depósito, Sistema Regional de Bibliotecas de Atenas". Bajo NINGUNA circunstancia se deben cobrar estos cheques.

Tarifa de materiales de la biblioteca perdidos o dañados
El dinero recaudado por materiales perdidos o dañados debe registrarse en el sistema PINES. Al final del día, las tarifas totales por pérdida/daño deben registrarse en su hoja de Cobros diarios en efectivo y enviarse a la oficina comercial regional. Además, se debe completar y enviar un formulario de Materiales Perdidos/Dañados. Toda la información en el formulario es necesaria para su correcta eliminación y/o anotación en el sistema de catalogación.

Si un usuario encuentra y devuelve los materiales perdidos dentro de los 90 días, se le emitirá un cheque de reembolso. Se debe completar un formulario de Solicitud de reembolso de libros perdidos y entregar una copia al usuario como recibo. El formulario original debe enviarse a la oficina comercial donde se preparará el cheque y se enviará por correo al cliente.

Los cheques recibidos para el pago de materiales perdidos o dañados deben tener el sello "Solo para depósito, Sistema Regional de Bibliotecas de Atenas". Bajo NINGUNA circunstancia se deben cobrar estos cheques.

Regalos y memoriales
El dinero recibido en forma de obsequios o memoriales debe registrarse en su hoja de Cobros diarios en efectivo y enviarse a la oficina comercial regional. Los fondos de regalo se acreditarán en su cuenta de regalo local y deben usarse según lo especificado por el donante. (Cada biblioteca en el sistema tiene un fondo separado donde se acumulan los obsequios. Todos los obsequios se informan trimestralmente a cada junta de biblioteca).

Los patrocinadores que den un regalo en memoria / honor de alguien deben recibir un formulario de "Honrar a un ser querido" para completar. El formulario completado debe enviarse a la oficina comercial junto con el dinero del regalo.

Los obsequios no designados se pueden gastar según lo decida el gerente de la sucursal y el consultor de la sucursal. Sin embargo, estos fondos no podrán ser utilizados para la compra de alimentos.

Los cheques recibidos como obsequio deben tener el sello "Solo para depósito, Sistema Regional de Bibliotecas de Atenas". Bajo NINGUNA circunstancia se deben cobrar estos cheques.

Amigos de la Biblioteca Regalos y Membresías
El dinero, en forma de obsequios o cuotas de membresía, recibido por los Amigos de su biblioteca debe enviarse una vez por semana al tesorero de esa organización. Dado que esta transacción no se ingresa en Fundware, escriba un recibo para el cliente y guarde una copia para los registros de la sucursal. En NINGÚN MOMENTO se debe guardar dinero de Friends en la biblioteca por más de una semana.

Venta de Materiales en Biblioteca
Los materiales de la biblioteca que se retiran de la colección siguen siendo propiedad de la biblioteca. Además, como se establece en la política de desarrollo de colecciones del Sistema Regional de Bibliotecas de Atenas, todos los materiales entregados a la biblioteca se convierten en propiedad de la biblioteca. Estos materiales se pueden donar a su organización local de amigos para su reventa después de que la biblioteca haya revisado los materiales según los criterios de selección.

Las ganancias de la venta de materiales retirados de la colección o donados deben enviarse a la oficina comercial regional. Estos ingresos se acreditarán a su cuenta de regalo local y se pueden gastar según lo decida el gerente y el consultor de la sucursal. Sin embargo, estos fondos no se pueden utilizar para comprar alimentos.

Los cheques recibidos por los materiales comprados deben tener el sello "Solo para depósito, Biblioteca Regional de Atenas". Bajo NINGUNA circunstancia se deben cobrar estos cheques.

Si una organización local de amigos desea vender materiales en la biblioteca, es su responsabilidad proporcionar los materiales. También es su responsabilidad cobrar el producto de la venta. Como se indicó anteriormente, en NINGÚN MOMENTO los amigos deben tener dinero en la biblioteca por más de una semana.

Entrega de Recibos de Caja
Todos los recibos de efectivo deben entregarse a la oficina comercial regional de manera regular. Este cronograma de entrega será designado por el administrador comercial en función de la acumulación de fondos en cada biblioteca.

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