Política de gestión de la colección Heritage Room - Biblioteca del condado de Athens-Clarke

Declaración de propósito

La Sala del Patrimonio es una unidad de colecciones especiales de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke que recopila, conserva, organiza y pone a disposición de forma limitada materiales con fines de investigación y/o preservación que cubren el área de Atenas, el estado de Georgia y el sureste de Estados Unidos. Como una de las colecciones de genealogía e historia local de acceso público más grandes de Georgia y que no son miembros, la Sala del Patrimonio es un recurso regional. Heritage Room busca servir a estudiantes de todas las edades y niveles de experiencia en su investigación sobre la historia y genealogía del sur de Georgia y del área local.

La Sala del Patrimonio mantiene tres ramas de servicio: referencia e investigación, archivos y programación. Juntas, estas ramas apoyan la misión de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke de proporcionar información y recursos que aborden las necesidades de la comunidad, fomenten el disfrute y el amor por la lectura y proporcionen un depósito de la historia y la cultura del condado de Atenas-Clarke.

Heritage Room mantiene una variedad de registros de fuentes primarias textuales y en microformas, una biblioteca no circulante de fuentes secundarias y una amplia gama de bases de datos de investigación accesibles en la web para el estudio de la genealogía y la historia local. El personal de Heritage Room atiende al público en el lugar y de forma remota a través de consultas por correo electrónico, correo postal, teléfono y fax.

Los Archivos de la Sala del Patrimonio preservan y ponen a disposición registros únicos de valor duradero relacionados específicamente con la historia de las personas, familias, organizaciones, instituciones y agencias gubernamentales locales seleccionadas de Atenas y el condado de Clarke. También sirve como depósito central para la retención permanente de los registros de archivo del Sistema de Bibliotecas Regionales de Atenas y sus sucursales. Los Archivos de la Sala del Patrimonio buscan documentar las experiencias vividas por los atenienses comunes y corrientes con fines de investigación genealógica e histórica. Estas fuentes primarias incluyen no sólo registros textuales y de medios especiales, como mapas, fotografías, grabaciones de sonido e imágenes en movimiento, sino también arte y artefactos, colecciones de libros raros, manuscritos, dibujos arquitectónicos y textiles. El personal de Heritage Room ayuda a los usuarios en el sitio de Heritage Reading Room y hace que las colecciones sean accesibles en la web mediante ayudas de búsqueda, exhibiciones digitales y herramientas de búsqueda en línea.

La programación de Heritage Room sirve al público a través de debates y lecturas de libros, exposiciones, conferencias, seminarios, visitas guiadas, seminarios web y talleres. A través de su programación cultural y educativa, la Sala del Patrimonio ayuda a interpretar y resaltar sus ricas colecciones y brinda divulgación al público en general.

Adquisiciones / Desarrollo de Colección

Criterios de selección

Los materiales adecuados para la colección de Heritage Room deben tener relevancia para el condado de Atenas-Clarke (o la ciudad distinta de Atenas y el condado de Clarke antes de la unificación), el estado de Georgia, las rutas migratorias hacia y desde Georgia y/o el sur.

Las áreas temáticas incluyen, entre otras:

1. Historia comercial, económica, social, cultural, educativa, natural y del transporte;
2. Gobierno y política, incluido el asentamiento de la región y el conflicto armado;
3. Geología, arqueología y geografía, y sus efectos en la historia y desarrollo de la región.

El “Sur” generalmente se define como los once estados que se separaron de la Unión en 1860-1861: Carolina del Sur, Mississippi, Florida, Alabama, Georgia, Luisiana, Texas, Arkansas, Carolina del Norte, Virginia y Tennessee. Después de Georgia, estos estados reciben el mayor énfasis dentro de la colección Heritage Room. Ciertos estados fronterizos (es decir, Kentucky, Maryland y Missouri) se recopilan en menor medida debido a su papel en los períodos de migración tanto en la primera parte de la historia estadounidense como en los alrededores del período de la Guerra Civil.

También se recopilan algunos estados del noreste y del Atlántico medio para cubrir las rutas migratorias coloniales y del sur hacia Georgia y el resto del sur, al igual que materiales sobre otras partes de los Estados Unidos cuando los temas se relacionan con Georgia y/o el sur.

Los temas de alta prioridad para la recopilación incluyen, entre otros, los siguientes temas, enumerados sin ningún orden en particular:

1. Los pueblos indígenas que originalmente se asentaron y vivieron en el área, con especial énfasis en las disputas territoriales entre los indios Cherokee y Creek y la genealogía de los nativos americanos;
2. La posición clave de Georgia en la migración y asentamiento del sur de América del Norte que abarca desde el período colonial hasta la Revolución Americana y el período federal temprano;
3. Los importantes papeles desempeñados por muchos ciudadanos e industrias del condado de Clarke durante los años anteriores a la guerra y durante la Guerra Civil;
4. La historia, la cultura, la economía, la geografía y la educación de los afroamericanos del sureste reflejan el porcentaje históricamente grande de afroamericanos en la población local.

Adquisiciones

Los materiales se recopilarán mediante compras, obsequios o intercambios de personas, empresas e instituciones. El Bibliotecario/Archivista de Heritage Room se reserva el derecho de referir o rechazar materiales obsequios o comerciales de valor cuestionable para la colección.

Las adiciones a la colección de Heritage Room se evaluarán según los criterios enumerados en la Política de gestión de colecciones de recursos del sistema de bibliotecas del condado de Atenas-Clarke, así como los siguientes criterios de selección:

1. Valor permanente para la colección;
2. Relevancia del artículo para la colección existente;
3. Características físicas del artículo (es decir, tamaño o requisitos de almacenamiento);
4. Importancia relativa en comparación con otros trabajos sobre el mismo tema.

Los materiales en una variedad de formatos son adecuados para su inclusión en la colección Heritage Room. Sin embargo, debido al espacio limitado, se comprarán o aceptarán como donaciones recuerdos, objetos efímeros, obras de ficción publicadas y colecciones de forma limitada.

El personal de Heritage Room solicitará de manera regular y pública donaciones de registros, álbumes de recortes y otros materiales de empresas, clubes, sociedades, organizaciones, escuelas locales, etc. locales, en un esfuerzo por preservar la historia de Atenas y el condado de Clarke. Heritage Room intenta activamente adquirir publicaciones gubernamentales locales seleccionadas del Gobierno Unificado del Condado de Atenas-Clarke, los gobiernos anteriormente distintos de la Ciudad de Atenas y el Condado de Clarke, la ciudad de Winterville y sus departamentos.

Donaciones

Todas las donaciones y obsequios se evaluarán utilizando los mismos criterios que los materiales seleccionados para la compra. The Heritage Room aceptará donaciones y obsequios en el entendido de que podrá utilizarlos de acuerdo con sus políticas y disponer de ellos como mejor le parezca.

Los artículos que normalmente se aceptan como donaciones pero no se compran incluyen, entre otros:

1. Historias familiares y publicaciones de sociedades de apellidos;
2. Registros y documentos familiares;
3. Anuarios de escuelas, colegios y universidades locales;
4. Anuarios, libros de actas, libros de expedientes, libros de contabilidad financieros y otros registros o documentos organizativos o comerciales para clubes de estudio, cívicos y de jardinería locales.

Los patrocinadores que deseen donar biblias y copias de registros bíblicos serán remitidos a la sociedad genealógica o de linaje del área para su preservación y/o publicación.

Los patrocinadores que deseen reclamar deducciones de impuestos por las donaciones realizadas a Heritage Room deben tasar sus artículos o colecciones por su cuenta antes de realizar su donación. Un formulario de Escritura de donación completo debe acompañar a todas las donaciones.

Estante de autores de Atenas

Atenas Authors Shelf es una colección de libros no circulantes ubicada en la Sala Heritage e incluye elementos que no se abordaron anteriormente en la sección Adquisiciones/Desarrollo de colecciones de este documento. Las incorporaciones a la colección deberán realizarse mediante donación del autor, quien deberá cumplir uno de los siguientes requisitos:

1. Nacido en el condado de Atenas-Clarke; o
2. Vivió en el condado de Atenas-Clarke durante al menos diez años; o
3. Escribió el libro mientras vivía en el condado de Atenas-Clarke.

Los libros publicados para cumplir con el requisito de un título universitario avanzado no son elegibles. No se utilizarán fondos públicos para adquirir libros para Atenas Authors Shelf.

Objetos puestos bajo custodia de la Sala del Patrimonio

En circunstancias excepcionales y con la aprobación del Bibliotecario/Archivista de Heritage Room, en consulta con el Director de la Biblioteca, se pueden conservar en la colección materiales que no sean propiedad de Heritage Room para investigación u otros fines. Dichos artículos requerirán un formulario de Escritura de depósito completo que otorgue permiso a la entidad propietaria para permitir que Heritage Room tenga posesión física de los artículos de forma temporal mientras la entidad propietaria conserva la propiedad y los derechos de autor.

Política y procedimientos de revisión de materiales

Los usuarios que soliciten la reconsideración de los materiales en la Sala Heritage deben seguir los procedimientos descritos en la sección Materiales cuestionados de la política de la Biblioteca del condado de Atenas-Clarke.

Mantenimiento de la colección

En general, la Sala del Patrimonio sigue las prácticas descritas en la sección Mantenimiento de la colección de la Política de gestión de colecciones de recursos del Sistema de bibliotecas regionales de Atenas. La mayoría de los materiales de la Sala Heritage se recopilan o se aceptan para su retención permanente, por lo que normalmente no se elimina la colección.

La baja es el proceso de eliminar permanentemente de las colecciones de archivos los materiales adquiridos que estén duplicados, que no cumplan con los criterios de la colección o que de otro modo sean inapropiados para la colección. El proceso de salida será cauteloso, deliberado y se completará con la máxima integridad.

Los recursos de Heritage Room se eliminan o se retiran de la colección si el contenido, la condición o la falta de demanda del usuario limita su uso posterior. Con la eliminación de un artículo de su colección, la Sala del Patrimonio hará todo lo posible para asegurar un nuevo hogar para el material retirado y se reserva el derecho de vender los recursos desechados en beneficio de la Sala del Patrimonio o de deshacerse de otros artículos que ya no sean aptos para su uso. sus colecciones.

Los artículos que datan de 1865 y antes o los artículos tasados en un valor de $2,500 o más deben presentarse a la Junta para su aprobación antes de ser eliminados o dados de baja.

Acceso

Los usuarios deben registrarse en la Sala Heritage en su visita inicial y firmar al entrar y salir de la sala en todas las visitas posteriores. No se requiere una tarjeta PINES para utilizar la Sala Heritage. Los usuarios pueden traer computadoras portátiles, tabletas y escáneres personales a la Sala Heritage. Siempre que no se utilice flash, también se permiten cámaras digitales y cámaras de teléfonos móviles.
Los usuarios de la Sala Heritage tienen acceso a los libros, publicaciones periódicas, microformas, registros de archivos verticales y bases de datos disponibles.

La colección Heritage Room incluye materiales en una variedad de formatos y, por lo tanto, proporciona la tecnología y el software necesarios para acceder a estos formatos, incluidos, entre otros, computadoras con acceso a bases de datos, reproductores VHS, reproductores de discos compactos y cintas de casete, proyectores y carruseles de diapositivas, microformatos. Lectores, impresoras, fotocopiadoras y escáneres. Debido a la disponibilidad limitada de equipos y la alta demanda de su uso, la Biblioteca se reserva el derecho de limitar las sesiones de equipos individuales. El acceso a Internet en la Sala del Patrimonio es únicamente para investigaciones genealógicas y/o históricas. El abuso de este privilegio puede resultar en la expulsión de la Sala de Patrimonio y posiblemente de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke.

Los usuarios registrados de Heritage Room que deseen acceder a los materiales que se encuentran en la Bóveda deben completar un formulario de Uso de materiales de la Bóveda y una Hoja de llamada para cada artículo que soliciten. Las solicitudes deben realizarse con al menos 24 horas de antelación. Los materiales se llevarán a la Sala de lectura del patrimonio para que el usuario pueda acceder a ellos.

Seguridad

Debido a la naturaleza de la colección de Heritage Room, existen restricciones de seguridad esenciales. Solo se puede acceder a los materiales de la colección de Heritage Room durante las horas en que la Heritage Room está abierta y cuenta con personal. Los libros de Heritage Room llevarán un “GR” distintivo (para “Georgia Room”) antes del número de clasificación. La colección no circula.
Los clientes deben dejar sus bolsos y otras pertenencias personales en los casilleros cerca de la entrada a Heritage Room. Los casilleros se proporcionan como cortesía únicamente para los clientes de Heritage Room y deben vaciarse al finalizar la visita del cliente. No se pueden guardar artículos en los casilleros durante la noche. Los casilleros de la Sala Heritage se revisarán periódicamente y los artículos personales que se dejen al final del día se trasladarán a Objetos perdidos o se eliminarán según sea necesario.
Si los materiales que pertenecen a la Sala del Patrimonio no se pueden ubicar ni en la Sala del Patrimonio ni en el edificio de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke, y se determina que no han sido archivados o extraviados, el Bibliotecario/Archivista de la Sala del Patrimonio o el Director del Condado de Atenas-Clarke La biblioteca notificará al Departamento de Policía del Condado de Atenas-Clarke.

El acceso a la Bóveda se realiza mediante llave y solo tienen acceso el personal capacitado y programado de la Sala del Patrimonio, el Bibliotecario/Archivista de la Sala del Patrimonio, el Gerente de Servicios de Información, el Director de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke y el Asistente Administrativo de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke. a la llave de la Bóveda. Anualmente se realizará un inventario a nivel de caja de la Bóveda.

Solicitudes de investigación

Las solicitudes de investigación se definen como cualquier pregunta que requiera una referencia que no esté lista, incluidas, entre otras, preguntas de varias partes y aquellas que involucran información vaga o incierta. A los usuarios que realicen dichas solicitudes se les cobrará una tarifa de investigación. Las solicitudes de investigación escritas recibidas por correo, fax o correo electrónico se responderán, según lo permita el tiempo, a las tarifas enumeradas en el Programa de multas/tarifas del Manual de políticas de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke. Los honorarios de investigación no son reembolsables. Debido a la naturaleza especializada de las solicitudes de investigación, todas las solicitudes deben realizarse por escrito. Los usuarios que llamen por teléfono con solicitudes de investigación recibirán el correo electrónico y/o la dirección postal de la biblioteca para enviar sus preguntas por escrito.

Los resultados de cada solicitud de investigación encargada incluirán al menos uno de los siguientes: (1) hasta 12 fotocopias para la mayoría de los pedidos con una cita de la fuente, o (2) un informe de la búsqueda, indicando todas las fuentes buscadas si no hay información. donde se encuentra, o (3) cuando corresponda, una lista de fuentes sugeridas para investigaciones adicionales.

Las preguntas de referencia listas serán respondidas por teléfono, en persona o por correo electrónico sin costo alguno.

El personal de Heritage Room da la bienvenida y alienta a todos los usuarios a utilizar la colección y al mismo tiempo reconoce las limitaciones en la disponibilidad de la colección y el tiempo del personal. Se hará un esfuerzo para enseñar a los usuarios a utilizar la colección y proporcionar materiales de autoayuda como índices, ayudas para la búsqueda, instrucciones de software y hardware e información sobre cursos, programas, organizaciones o personas especializadas en áreas de estudio relevantes.

Préstamos

Los materiales no se pueden retirar de la Sala del Patrimonio sin la autorización del Bibliotecario/Archivista de la Sala del Patrimonio, el Subdirector o el Director. Los materiales pueden estar disponibles para préstamo interbibliotecario con una estipulación de “uso exclusivo en la biblioteca” a discreción del bibliotecario/archivista de Heritage Room. No se prestarán materiales frágiles por riesgo de mayor deterioro.

El bibliotecario/archivista de Heritage Room o el director de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke pueden otorgar un permiso especial para que los materiales de Heritage Room sean utilizados por otra institución para exhibición u otros fines. Las dos organizaciones firmarán un acuerdo de préstamo por escrito que define los términos del préstamo antes de retirar cualquier material de la Sala del Patrimonio.

Instalaciones

La Sala de Reuniones Heritage está disponible al público con reservación durante el horario de apertura de la Sala Heritage. Consulte la Política de uso público de las salas de reuniones para obtener más información.

La Bóveda de la Sala del Patrimonio contiene materiales procesados raros, originales, frágiles y/o valiosos. Los artículos se almacenan en la Bóveda a discreción del Bibliotecario/Archivista de Heritage Room o del Director de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke.

El Heritage Storage Room es para materiales adquiridos en espera de procesamiento. La Sala de Trabajo del Patrimonio es para el procesamiento de materiales de la Sala de Almacenamiento para que puedan agregarse a la Bóveda. El acceso a ambas salas es únicamente para personal autorizado y voluntarios, y estas salas permanecerán cerradas con llave en todo momento.

Reproducción y uso

Permiso para publicar

La Sala del Patrimonio se compromete a apoyar la investigación, la enseñanza, la erudición, la publicación y la producción artística que impliquen el uso de los materiales de las colecciones especiales de la Biblioteca. Para eliminar barreras a tales usos, no es necesario solicitar el permiso de la Biblioteca como propietario de la obra física para publicar o utilizar materiales de dominio público de la Sala del Patrimonio. Esto se aplica ya sea que el uso sea comercial o no comercial.

Las solicitudes de permiso para publicar de una pequeña cantidad de colecciones sobre las cuales la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke posee derechos de autor deben realizarse por escrito e incluir una descripción completa del material que se publicará, una cita de dónde y en qué formato se publicará el material. y cualquier detalle relevante para la publicación. El permiso se otorga para un solo uso y no es transferible a ninguna otra persona, organización o entidad. Los usos adicionales requieren solicitudes adicionales por escrito y se considerarán por separado.
Las solicitudes de permiso para publicar deben dirigirse a:

Bibliotecario de la Sala del Patrimonio
Biblioteca del condado de Athens-Clarke
Calle Baxter 2025
Atenas, Georgia 30606

El Bibliotecario/Archivista de Heritage Room se reserva el derecho de negarse a aceptar una solicitud de permiso para publicar si, a su juicio, el cumplimiento de la solicitud constituiría una violación de la ley de derechos de autor. Además, algunos donantes de bibliotecas han impuesto restricciones al uso de materiales de Heritage Room que deben respetarse. La Sala del Patrimonio no puede conceder solicitudes de permiso para obras impresas que aún se encuentran bajo protección de derechos de autor. De manera similar, no podemos otorgar solicitudes de permiso para colecciones de archivos o manuscritos sobre los cuales no poseemos derechos de autor. Es responsabilidad exclusiva del usuario o destinatario de copias de los materiales de Heritage Room investigar el estado de los derechos de autor de cualquier trabajo determinado y buscar y obtener permiso cuando sea necesario antes de cualquier distribución o publicación. Si el texto o la imagen en cuestión está protegido por derechos de autor, se debe solicitar permiso para publicar a los propietarios de los derechos, generalmente el creador o los herederos de su patrimonio, a menos que esté cubierto por el principio de "uso justo". La ley de derechos de autor protege tanto los materiales publicados como los no publicados.

Cualquier uso de imágenes o materiales de Heritage Room está sujeto al acuerdo del usuario o destinatario de indemnizar y eximir de responsabilidad a la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke, sus funcionarios, empleados y agentes de todas las demandas, reclamos, acciones y gastos. Al utilizar estos materiales, el usuario acepta estas responsabilidades, incluidas las protecciones legales señaladas de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke. El incumplimiento de la ley de derechos de autor o la falta de crédito adecuado es motivo para la denegación permanente del acceso a la colección Heritage Room de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke.

Cómo citar

The Heritage Room siempre debe citarse como fuente del texto o las imágenes cuando se publiquen o distribuyan de otro modo. En general, los materiales de Heritage Room deben citarse como:

Nombre de la colección, caja #, carpeta #, cortesía de Heritage Room,
Biblioteca del condado de Atenas-Clarke, Atenas, Georgia

Comuníquese con Heritage Room si surgen preguntas sobre la cita o descripción adecuada de los materiales.

Solicitar reproducciones/duplicaciones

Es posible solicitar fotocopias, microfilmes e imágenes digitales de los materiales de la Sala del Patrimonio. La ley de derechos de autor de los Estados Unidos (Título 17, Código de los Estados Unidos) rige la realización de fotocopias u otras reproducciones de material protegido por derechos de autor. En determinadas condiciones especificadas por la ley, las bibliotecas y archivos están autorizados a proporcionar una fotocopia u otra reproducción. Una de estas condiciones especificadas es que la fotocopia o reproducción no debe “utilizarse para ningún propósito que no sea el estudio, la beca o la investigación privados”. No se pueden realizar reproducciones ni donar a otros repositorios. Si un usuario solicita, o utiliza posteriormente, una fotocopia o reproducción para fines que exceden el "uso justo", ese usuario puede ser responsable de una infracción de derechos de autor.

Heritage Room considerará solicitudes de reproducción limitada de materiales cuando la copia cumpla con todos los criterios:

1. Se puede hacer sin dañar el material.
2. no viola los acuerdos con los donantes
3. se ajusta a la ley de derechos de autor

Las solicitudes de reproducción deben realizarse con antelación utilizando el formulario proporcionado. Al solicitar la reproducción, se debe pagar una tarifa fija a la Sala del Patrimonio del Condado de Atenas-Clarke, más los costos de reproducción según lo determinen las necesidades del patrocinador. Consulte el programa de multas y tarifas de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke para obtener más información.

Cualquier tarifa u otro cargo asociado con la reproducción de materiales ilustrativos, fotográficos o de audio no constituye de ninguna manera la venta de estas imágenes, archivos, contenido o sus derechos de autor. El permiso para examinar materiales u obtener copias no implica el derecho a publicarlos o reproducirlos, total o parcialmente. Todos los derechos son retenidos por Heritage Room y/o el titular de los derechos de autor. Si se realizan copias de negativos durante el proceso de reproducción, todos esos negativos pasarán a ser propiedad de la Sala de Patrimonio de la Biblioteca del Condado de Atenas-Clarke.

Cuidado de la colección

Preservación

En un esfuerzo por preservar los materiales en las condiciones en que se recibieron, la sala bóveda y las salas de almacenamiento de Heritage tendrán un ambiente controlado de temperatura y humedad monitoreado y ajustable de forma independiente. A medida que haya fondos disponibles, se comprarán y utilizarán contenedores de almacenamiento de archivos. El personal de Heritage Room limpiará y reparará los materiales que son propiedad de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke utilizando procedimientos de conservación estándar.

Conservación

Los materiales de Heritage Room que requieran conservación y/o restauración se enviarán a profesionales a medida que haya fondos disponibles. Se mantendrá una lista prioritaria de elementos que necesitan atención y el tratamiento prescrito necesario. Cuando sea necesario, el personal de Heritage Room proporcionará a los usuarios duplicados o sustitutos digitales de materiales originales frágiles o valiosos.

Seguros y Tasación

Los artículos que son raros, valiosos o difíciles y/o costosos de reemplazar pueden requerir seguro. El donante debe evaluar los materiales donados importantes antes de donarlos a la Sala del Patrimonio. Si no se completó ninguna evaluación, un experto aprobado por la compañía de seguros de la biblioteca del condado de Atenas-Clarke realizará la evaluación.

Algunos artículos pueden aumentar de valor con el tiempo y requerir una nueva tasación. Esta necesidad se evaluará en el momento del inventario anual, y el Bibliotecario/Archivista de la Sala del Patrimonio hará recomendaciones para la reevaluación de ciertos elementos de la colección según sea necesario.

Aprobado el 14 de abril de 2015