Salas de reuniones públicas

Preparado por: Valerie Bell y equipo de recursos, Fecha: 26/06/2022
Presentado a: Comité de Políticas de ARLS, Fecha: 6/7/2022
Aprobado por: Junta Directiva de ARLS, Fecha: 21/7/2022

Las salas de reuniones públicas designadas (salas de usos múltiples, auditorios, salas de conferencias, salas de estudio, aulas y/u otras áreas designadas) en las instalaciones del Sistema de Bibliotecas Regionales de Atenas están diseñadas para promover las ideas y propósitos expresados en las declaraciones de misión y visión de la biblioteca. , dirección estratégica y planes tácticos bibliotecarios. Las instalaciones sirven como un recurso público para los residentes y organizaciones dentro de los cinco condados de ARLS al brindar acceso a bibliotecas y otros programas para funciones educativas, informativas, culturales y cívicas de la comunidad.

Incluso cuando están reservadas y utilizadas por grupos no afiliados a la biblioteca, las salas de reuniones de la biblioteca siguen siendo áreas públicas de la biblioteca; ninguna área de la biblioteca pública se considera de uso privado.

Los espacios para salas de reuniones no están disponibles en las siguientes sucursales: Centro de recursos de la biblioteca de East Atenas; Biblioteca Lavonia-Carnegie; Centro de recursos de la biblioteca Lay Park; Biblioteca de Winterville.

Igualdad de oportunidades de acceso

• Las salas de reuniones de la biblioteca están disponibles de manera equitativa para todos los grupos de la comunidad, independientemente de las creencias o afiliaciones de las personas o grupos que soliciten su uso.
• Todas las actividades que se lleven a cabo en las salas de reuniones deben ser gratuitas y abiertas al público, al personal, a las fuerzas del orden y a la prensa. No se permiten tarifas de admisión, solicitudes, pago de cuotas ni registro de asistencia; Es posible que no se requieran compras para asistir.
• Las actividades realizadas en las salas de reuniones de la biblioteca no pueden estar cerradas a ninguna persona por motivos de edad, género, raza, religión, origen nacional, condición de discapacidad o cualquier otra categoría legalmente protegida.
• Para mantener oportunidades equitativas de acceso para todos los grupos comunitarios, no se aceptarán reservaciones para una serie de reuniones que designarán a la biblioteca como un lugar de reunión regular, excepto para eventos patrocinados por la biblioteca o por los socios o afiliados de la biblioteca. agencias y organizaciones. No se podrán reservar más de tres fechas a la vez para un mismo grupo.

Aprobación

• El uso de las salas de reuniones por parte de agencias externas no constituye un respaldo por parte de la biblioteca, el personal de la biblioteca, la junta directiva local o la junta directiva del sistema de bibliotecas regionales de Atenas de los puntos de vista expresados por los participantes en programas o reuniones.
• Los anuncios externos de los programas que se llevan a cabo en la biblioteca deben incluir la identificación de la organización patrocinadora. No se permitirá ningún anuncio o anuncio que implique respaldo por parte de la biblioteca. La biblioteca solicita aprobación previa de anuncios externos que incluyen el nombre de la biblioteca y la información de ubicación.

Prioridades

1. Las reuniones y eventos patrocinados o copatrocinados por la biblioteca y los socios de la biblioteca y las agencias y organizaciones afiliadas tienen prioridad sobre todos los grupos o individuos externos.
2. Reuniones y eventos de agencias de gobiernos locales y estatales que financian las bibliotecas.
3. Todas las demás reservas se realizarán por orden de llegada, dándose preferencia a los grupos ubicados en el área de servicio de ARLS.
4. La biblioteca se reserva el derecho de revisar cualquier calendario de reuniones si es necesario y de adelantarse a las reservas establecidas mediante notificación razonable al grupo o grupos involucrados.

Reservas y programación

• Las reservaciones para el uso de una sala de reuniones se realizan de acuerdo con los procedimientos establecidos por el personal de administración de la biblioteca individual (consulte las Pautas y procedimientos de la sala de reuniones y el Formulario de acuerdo y reserva para cada ubicación). Cualquier persona que utilice una habitación que requiera una reserva deberá completar y firmar la Reserva/Acuerdo.
• Formulario previo al uso de la habitación. Este formulario requerirá que el solicitante proporcione el nombre de la organización, el nombre completo y dirección del solicitante, y el número de teléfono del responsable de la reunión. Este formulario deberá ser firmado por el solicitante antes de que se abran las salas de reuniones. Los formularios de reserva/acuerdo completos son registros públicos y están sujetos a solicitudes legales de registros abiertos.
• Las salas de reuniones reservadas están disponibles únicamente para uso de grupos u organizaciones ubicadas dentro del área de servicio de ARLS.
• Se aceptan reservaciones para grupos u organizaciones con sede fuera de los cinco condados atendidos por el Atenas Regional
• Library System, pero estos grupos u organizaciones deben pagar una tarifa de mantenimiento que será determinada por la biblioteca que presta servicios.
• Las salas de reuniones reservadas están disponibles únicamente para uso de grupos de al menos tres personas.
• Las reservas deben ser realizadas por un adulto (mayor de 18 años). Los grupos con participantes menores de 18 años deben contar con la supervisión de un adulto. El adulto que firma la reserva debe llegar antes del inicio del evento, debe estar presente durante todo el evento y debe permanecer hasta la salida del recinto bibliotecario de todos los asistentes menores de edad.
• El firmante/persona de contacto de cada grupo es responsable de garantizar que cada miembro de su grupo conozca y cumpla con todas las normas y políticas de la biblioteca.
• Ningún grupo podrá ceder su reserva a otro grupo.
• Sólo se aceptarán reservas dentro de los seis meses anteriores a la fecha de la reunión.
• Las salas de reuniones no están disponibles durante los días festivos de la biblioteca o durante el cierre de emergencia de la biblioteca.
• Las reuniones se pueden llevar a cabo en los auditorios de la biblioteca o en los salones de usos múltiples antes o después del horario regular de la biblioteca solo cuando se haya hecho un acuerdo previo y el personal de la biblioteca haya dado la aprobación para las horas solicitadas.
• Es posible que se apliquen requisitos adicionales para reuniones fuera del horario habitual en sucursales de bibliotecas específicas.
• La biblioteca no se encarga de la preparación y limpieza de la sala; el grupo reservante es responsable de preparar sillas y mesas para sus eventos y de guardarlas al finalizar la reunión. Los grupos deben programar la reserva para incluir el tiempo de instalación y limpieza. La biblioteca individual proporcionará pautas específicas de instalación y limpieza cuando se realice una reserva.

Restricciones/Limitaciones

• La política de conducta y responsabilidades de los usuarios y todas las demás políticas de la biblioteca local y del Sistema de Bibliotecas Regionales de Atenas (ARLS) se aplican a todas las reuniones y asistentes.
• Las reuniones no pueden interrumpir la capacidad de la biblioteca para llevar a cabo sus actividades de manera normal u ordenada debido al ruido, aglomeración, estacionamiento u otros factores.
• En todas las áreas de la biblioteca se deben observar las normas del jefe de bomberos local en cuanto a la capacidad de personas en las salas y otras cuestiones de seguridad. Las reglas están publicadas en cada ubicación.
• No se permiten reuniones privadas, fiestas, celebraciones, reuniones confidenciales, declaraciones legales y reuniones comerciales en las salas de reuniones públicas.
• Los eventos patrocinados por la biblioteca o los socios bibliotecarios oficiales pueden incluir venta o recaudación de fondos, otros no.
• Las cuotas por participación en talleres, grupos de estudio, series de discusión, conferencias y reuniones similares pueden cobrarse solo si es para sufragar el costo directo de los materiales que se utilizarán en ese programa.
• Ningún grupo, excepto la biblioteca y las organizaciones patrocinadas por la biblioteca, puede utilizar la biblioteca como su dirección oficial.
• No se pueden utilizar salas de reuniones públicas (incluidas las pequeñas salas de estudio) para dormir o guardar objetos personales.
• En caso de una emergencia relacionada con el clima en la biblioteca, las reuniones pueden cancelarse y se reembolsarán las tarifas pagadas.
• El solicitante y los grupos con reservaciones son responsables de consultar con la biblioteca para confirmar la disponibilidad durante las inclemencias del tiempo. El personal de la biblioteca intentará informar al solicitante, o a la persona de contacto si se indica lo contrario, sobre los cierres de emergencia de la biblioteca debido a otras circunstancias.
• No se permite fumar ni consumir bebidas alcohólicas en las salas de reuniones ni en ningún área de la biblioteca.
• La biblioteca cuenta con un suministro limitado de diversos tipos de equipos audiovisuales que pueden utilizarse dentro de las salas de reuniones. Es responsabilidad del solicitante asegurarse de que su equipo personal, como computadoras portátiles, sea compatible con el equipo audiovisual de la biblioteca. La biblioteca no asume ninguna responsabilidad por el equipamiento privado utilizado en el edificio.
• La biblioteca no proporciona espacio de almacenamiento para propiedades o suministros de grupos u organizaciones que utilizan las salas de reuniones.
• La biblioteca no aceptará entregas anticipadas de equipos o útiles para grupos que utilicen las salas de reuniones.
• Todo lo que quede en las salas de reuniones se eliminará como la biblioteca considere oportuno.
• El personal de la biblioteca no aceptará ni entregará mensajes a los participantes de la reunión; No hay ningún teléfono disponible para uso público.
• Las juntas de la biblioteca y el personal no asumen ninguna responsabilidad sobre o para grupos o individuos que asisten a una reunión en la biblioteca y no asumen ninguna responsabilidad por la propiedad privada que se introduce en el edificio o en el campus de la biblioteca.
• El personal de la biblioteca puede restringir o denegar el uso futuro de la sala de reuniones por cualquier violación de la política de la biblioteca.
• Los daños a la propiedad de la biblioteca o a una sala dejada en condiciones que requieran limpieza o mantenimiento adicional son responsabilidad del grupo que utiliza la sala. Al firmante de la reserva se le cobrarán los gastos de reparación o limpieza resultantes. Los daños a la propiedad de la biblioteca también pueden resultar en que al solicitante se le niegue el uso posterior de las instalaciones. Estas determinaciones serán tomadas por el Director Ejecutivo del Sistema de Bibliotecas Regionales de Atenas.

Revisión y apelación

• El Director Ejecutivo de ARLS se reserva el derecho de revisar todas y cada una de las solicitudes de uso de las salas de reuniones de la biblioteca y puede rechazar cualquiera que considere inadecuada o inapropiada.
• Las preguntas, inquietudes y/o problemas relacionados con la política de la sala de reuniones, los cargos y/o el contenido de los programas o eventos celebrados en las salas de reuniones deben registrarse por escrito a la atención del director de la sucursal de la biblioteca. Se debe esperar una respuesta por escrito del gerente de la sucursal dentro de los 10 días posteriores a la recepción de una solicitud de revisión.
• Se puede presentar una apelación de la decisión del gerente de la sucursal mediante la presentación de un formulario formal de Solicitud de reconsideración de recursos o servicios bibliotecarios dirigido al Director Ejecutivo de ARLS dentro de los 10 días posteriores a la notificación de la decisión a la persona que solicita la revisión. El Director Ejecutivo responderá a esta apelación dentro de los 10 días hábiles.
• En caso de una nueva apelación, la Junta Directiva de la Biblioteca local celebrará, durante la próxima reunión trimestral regular de la Junta, una audiencia con el fin de escuchar las pruebas relevantes a la apelación.
• Dentro de los 30 días posteriores a la conclusión de la audiencia, la Junta de Síndicos hará una recomendación por escrito sobre el asunto.
• Se puede presentar una apelación por escrito ante la Junta Directiva de la Biblioteca Regional de Atenas dentro de los 30 días. La decisión de la Junta de ARLS es definitiva.