Salles de réunion publiques

Préparé par : Valérie Bell et l'équipe de ressources, Date : 26/06/2022
Soumis au : Comité politique de l'ARLS, Date : 7/6/2022
Approuvé par : Conseil d'administration de l'ARLS, Date : 21/07/2022

Les salles de réunion publiques désignées (salles polyvalentes, auditoriums, salles de conférence, salles d'étude, salles de classe et/ou autres zones désignées) dans les installations du système de bibliothèques régionales d'Athènes sont conçues pour faire progresser les idées et les objectifs exprimés dans les énoncés de mission et de vision de la bibliothèque. , l'orientation stratégique et les plans tactiques de la bibliothèque. Les installations servent de ressource publique aux résidents et aux organisations des cinq comtés de l'ARLS en donnant accès aux bibliothèques et à d'autres programmes destinés aux fonctions éducatives, informationnelles, culturelles et civiques de la communauté.

Même lorsqu'elles sont réservées et utilisées par des groupes non affiliés à la bibliothèque, les salles de réunion de la bibliothèque restent des espaces publics de la bibliothèque ; aucune zone de la bibliothèque publique n'est considérée comme étant à usage privé.

Les espaces de salle de réunion ne sont pas disponibles dans les succursales suivantes : Centre de ressources de la bibliothèque d'Athènes Est ; Bibliothèque Lavonia-Carnegie ; Centre de ressources de la bibliothèque Lay Park ; Bibliothèque de Winterville.

Égalité des chances d'accès

• Les salles de réunion de la bibliothèque sont accessibles sur une base équitable à tous les groupes de la communauté, quelles que soient les croyances ou les affiliations des individus ou des groupes qui en demandent l'utilisation.
• Toutes les activités se déroulant dans les salles de réunion doivent être gratuites et ouvertes au public, au personnel, aux forces de l'ordre et à la presse. Les frais d'admission, les sollicitations, le paiement des cotisations et l'enregistrement des présences ne sont pas autorisés ; aucun achat ne peut être requis pour la participation.
• Les activités organisées dans les salles de réunion de la bibliothèque ne peuvent être fermées à aucune personne sur la base de son âge, de son sexe, de sa race, de sa religion, de son origine nationale, de sa condition invalidante ou de toute autre catégorie légalement protégée.
• Afin de maintenir une opportunité d'accès équitable pour tous les groupes communautaires, les réservations ne seront pas acceptées pour une série de réunions qui désigneront la bibliothèque comme lieu de rencontre régulier, autre que pour les événements parrainés par la bibliothèque, ou par les partenaires ou affiliés de la bibliothèque. agences et organisations. Pas plus de trois dates peuvent être réservées à la fois pour un groupe.

Approbation

• L'utilisation des salles de réunion par des agences extérieures ne constitue pas une approbation par la bibliothèque, le personnel de la bibliothèque, le conseil d'administration local ou le conseil d'administration du système de bibliothèques régionales d'Athènes des points de vue exprimés par les participants aux programmes ou aux réunions.
• Les publicités extérieures pour les programmes détenus dans la bibliothèque doivent inclure l'identification de l'organisation parrainante. Aucune publicité ou annonce impliquant l'approbation de la bibliothèque ne sera autorisée. La bibliothèque demande l'approbation préalable des publicités extérieures qui incluent le nom de la bibliothèque et les informations de localisation.

Priorités

1. Les réunions et événements parrainés ou co-parrainés par la bibliothèque et les partenaires de la bibliothèque et les agences et organisations affiliées ont préséance sur tous les groupes ou individus extérieurs.
2. Réunions et événements des agences des gouvernements locaux et étatiques qui financent les bibliothèques.
3. Toutes les autres réservations seront prises selon le principe du premier arrivé, premier servi, avec une préférence accordée aux groupes situés dans la zone de service de l'ARLS.
4. La bibliothèque se réserve le droit de réviser tout calendrier de réunions si nécessaire et d'anticiper les réservations établies sur notification raisonnable du ou des groupes concernés.

Réservations et planification

• Les réservations pour l'utilisation d'une salle de réunion sont effectuées conformément aux procédures établies par le personnel de gestion de chaque bibliothèque (voir les directives et procédures des salles de réunion et le formulaire de réservation et d'accord pour chaque emplacement). Toute personne utilisant une chambre nécessitant une réservation doit remplir et signer le formulaire de réservation/accord.
• Formulaire avant d'utiliser la chambre. Ce formulaire devra exiger que le demandeur indique le nom de l'organisation, le nom complet et l'adresse du demandeur ainsi que le numéro de téléphone de la personne responsable de la réunion. Ce formulaire doit être signé par le demandeur avant l'ouverture de la ou des salles de réunion. Les formulaires de réservation/accord complétés sont des archives publiques et sont soumis à des demandes légales d’enregistrement ouvert.
• Les salles de réunion réservées sont disponibles uniquement pour être utilisées par des groupes ou des organisations situés dans la zone de service de l'ARLS.
• Les réservations sont acceptées pour les groupes ou organisations basés en dehors des cinq comtés desservis par l'Athens Regional.
• Système de bibliothèque, mais ces groupes ou organisations sont tenus de payer des frais de maintenance à déterminer par la bibliothèque de service.
• Les salles de réunion réservées sont disponibles uniquement pour des groupes d'au moins trois personnes.
• Les réservations doivent être faites par un adulte (18 ans ou plus). Les groupes avec des participants de moins de 18 ans doivent être supervisés par un adulte. L'adulte qui signe la réservation doit arriver avant le début de l'événement, doit être présent pendant toute la durée de l'événement et doit rester jusqu'au départ du campus de la bibliothèque de tous les participants mineurs.
• Le signataire/personne-ressource de chaque groupe est responsable de s'assurer que chaque membre de son groupe connaît et respecte tous les règlements et politiques de la bibliothèque.
• Aucun groupe ne peut céder sa réservation à un autre groupe.
• Les réservations ne seront acceptées que dans les six mois précédant la date de la réunion.
• Les salles de réunion ne sont pas disponibles pendant les vacances des bibliothèques ou lors des fermetures d’urgence des bibliothèques.
• Les réunions peuvent avoir lieu dans les auditoriums de la bibliothèque ou dans les salles polyvalentes avant ou après les heures d'ouverture habituelles de la bibliothèque, uniquement lorsqu'un arrangement préalable a été pris et que l'approbation a été donnée par le personnel de la bibliothèque pour les heures demandées.
• Des exigences supplémentaires pour les réunions en dehors des heures normales peuvent s’appliquer dans certaines succursales de bibliothèques.
• L'aménagement et le nettoyage des salles ne sont pas assurés par la bibliothèque ; le groupe réservant est responsable d'installer les chaises et les tables pour ses événements et de les ranger une fois la réunion terminée. Les groupes doivent planifier la réservation pour inclure le temps d'installation et de nettoyage. Des directives spécifiques d'installation et de nettoyage seront fournies par chaque bibliothèque individuelle lors d'une réservation.

Restrictions/Limites

• La politique sur les responsabilités et la conduite des usagers et toutes les autres politiques de la bibliothèque locale et du système de bibliothèques régionales d'Athènes (ARLS) s'appliquent à toutes les réunions et à tous les participants.
• Les réunions ne peuvent pas perturber la capacité de la bibliothèque à mener ses activités de manière normale ou ordonnée en raison du bruit, de la foule, du stationnement ou d'autres facteurs.
• Les décisions du commissaire des incendies local concernant la capacité des personnes dans les salles et d'autres questions de sécurité doivent être respectées dans toutes les zones de la bibliothèque. Les règles sont affichées dans chaque emplacement.
• Les rassemblements privés, fêtes, célébrations, réunions confidentielles, dépositions légales et rassemblements commerciaux ne sont pas autorisés dans les salles de réunion publiques.
• Les événements sponsorisés par la bibliothèque ou les bibliothèques partenaires officielles peuvent inclure des ventes ou des collectes de fonds, d'autres non.
• Les frais de participation à des ateliers, des groupes d'étude, des séries de discussions, des conférences et des réunions similaires ne peuvent être perçus que s'ils visent à couvrir le coût direct du matériel à utiliser dans ce programme.
• Aucun groupe, autre que la bibliothèque et les organisations parrainées par la bibliothèque, ne peut utiliser la bibliothèque comme adresse officielle.
• Aucune salle de réunion publique (y compris les petites salles d’étude) ne peut être utilisée pour dormir ou pour entreposer des effets personnels.
• En cas d'urgence liée aux conditions météorologiques à la bibliothèque, les réunions peuvent être annulées et tous les frais payés seront remboursés.
• Les candidats et les groupes ayant réservé sont responsables de vérifier auprès de la bibliothèque pour confirmer la disponibilité en cas d'intempéries. Le personnel de la bibliothèque tentera d'informer le demandeur, ou la personne à contacter si indiqué autrement, des fermetures d'urgence de la bibliothèque en raison d'autres circonstances.
• Il est interdit de fumer et de consommer des boissons alcoolisées dans les salles de réunion ou dans toute zone de la bibliothèque.
• La bibliothèque dispose d'un nombre limité de divers types d'équipements audiovisuels pouvant être utilisés dans les salles de réunion. Il est de la responsabilité du demandeur de s'assurer que son équipement personnel, tel qu'un ordinateur portable, est compatible avec le matériel audiovisuel de la bibliothèque. La bibliothèque n'assume aucune responsabilité pour les équipements privés utilisés dans le bâtiment.
• La bibliothèque ne fournit pas d'espace de stockage pour les biens ou les fournitures des groupes ou organisations utilisant les salles de réunion.
• Aucune livraison anticipée de matériel ou de fournitures ne sera acceptée par la bibliothèque pour les groupes utilisant les salles de réunion.
• Tout ce qui reste dans les salles de réunion sera éliminé selon la volonté de la bibliothèque.
• Le personnel de la bibliothèque ne prendra ni ne délivrera de messages aux participants à la réunion ; aucun téléphone n'est disponible pour un usage public.
• Les conseils d'administration et le personnel de la bibliothèque n'assument aucune responsabilité concernant ou pour les groupes ou individus assistant à une réunion dans la bibliothèque et n'assument aucune responsabilité pour les biens privés introduits dans le bâtiment ou sur le campus de la bibliothèque.
• L'utilisation future de la salle de réunion peut être restreinte ou refusée par le personnel de la bibliothèque en cas de violation de la politique de la bibliothèque.
• Les dommages causés à la propriété de la bibliothèque ou à une salle laissée dans un état nécessitant un nettoyage ou un entretien supplémentaire relèvent de la responsabilité du groupe utilisant la salle. Le signataire de la réservation sera facturé des frais de réparation ou de nettoyage en résultant. Les dommages causés aux biens de la bibliothèque peuvent également entraîner le refus du demandeur de continuer à utiliser les installations. Ces décisions seront prises par le directeur exécutif du système de bibliothèques régionales d’Athènes.

Révision et appel

• Le directeur exécutif de l'ARLS se réserve le droit d'examiner toute demande d'utilisation des salles de réunion de la bibliothèque et peut rejeter toute demande qu'il juge inappropriée ou inappropriée.
• Les questions, préoccupations et/ou problèmes concernant la politique des salles de réunion, les tarifs et/ou le contenu des programmes ou des événements organisés dans les salles de réunion doivent être enregistrés par écrit à l'attention du directeur de succursale de la bibliothèque. Une réponse écrite du directeur de succursale doit être attendue dans les 10 jours suivant la réception d'une demande de révision.
• Un appel de la décision du directeur de succursale peut être déposé en soumettant un formulaire formel de demande de réexamen d'une ressource ou d'un service de bibliothèque adressé au directeur général de l'ARLS dans les 10 jours suivant la notification d'une décision à la personne qui demande la révision. Le directeur général répondra à cet appel dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Dans le cas d'un nouvel appel, le conseil d'administration de la bibliothèque locale tiendra, lors de la prochaine réunion trimestrielle régulière du conseil d'administration, une audience dans le but d'entendre les preuves pertinentes à l'appel.
• Dans les 30 jours suivant la conclusion de l'audience, le conseil d'administration formulera une recommandation écrite concernant la question.
• Un recours peut être déposé par écrit auprès du conseil d'administration de la bibliothèque régionale d'Athènes dans un délai de 30 jours. La décision du conseil d'administration de l'ARLS est définitive.