小口現金ポリシー

ジョージア州の監査要件により、小口現金に関する次の方針と手順に地域全体で従う必要があります。これにはいくつかの理由があります。

まず、各図書館の延滞罰金口座から小口現金が作成されます。罰金には予算が設定されているため、支出の管理が不可欠です。

第二に、アテネ地方図書館システムは非課税組織です。権限のある職員による購入には消費税が課されず、図書館では個人では得られない割引を受けることができる場合がよくあります。

第三に、システム ビジネス マネージャーまたは支店マネージャーがすべての金融取引を把握しており、指揮系統が常に整っていることが不可欠です。

そして最後に、州監査部門は、そのような支出が監査ガイドラインを超えており、年次監査報告書の所見の対象となるとみなします。

方針と手順

1. 分館図書館の職員は、事前の承認なしに、緊急目的のために $10 までの小口現金を使用することができます。これには郵送費や事務用品が含まれる場合があります。すべての購入品には、価格、購入日、店舗名が記載された領収書を添付する必要があります。 $10 以上の支出には支店長の承認が必要です。 $25を超える支出にはチームコーディネーターの承認が必要です。適切な領収書（完全な価格、購入日、店舗名が記載されているもの）のない小口現金の購入は、現金の受取人および/または要求を承認した監督者（部門長）によって個人的に支払われます。
2. アテネ・クラーク郡図書館の職員は、図書館小口現金請求書に承認された署名を取得し、それを貸出管理責任者に提示することにより、すべての購入を事前に清算しなければなりません。チームコーディネーターまたは指定された管理担当者は、循環監督者が金庫から小口現金を取り出すことを許可するフォームに署名する必要があります。スタッフは決してキャッシュドロワーから資金を取り出さないでください。日付が記載された文書化された領収書が必要となります。流通監督者は、必要に応じて適切な売上税免除情報を提供します。最大 $25 の支出はチーム コーディネーターによって承認される場合があります。 $25を超える支出には、指定された管理担当者（ディレクター、アシスタントディレクター、管理コーディネーター、ビジネスマネージャー）の署名が必要です。
3. 小口現金は食品の購入には使用できません。これは厳密に施行される必要があり、無視された場合は州法違反とみなされます。

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