Policy & Procedures for Cash Receipts - Athens Regional Library System

性質と目的

受け取った現金および有価証券に対する説明責任を確立し、これらの領収書の入金を迅速化します。

説明責任

現金の回収と預け入れに携わる担当者は、現金受け取りシステムを理解するための訓練を受ける必要があります。さらに、職員はこれらの公的資金について、その郡の納税者およびジョージア州の納税者に対して受託者としての責任を負っています。多くの場合、お金を集めて預けるスタッフも、保管しているお金に対して個人的に責任を負う場合があります。

領収書の入金を加速する

地域全体で統一された回収手順により、現金領収書のタイムリーな入金が容易になります。

具体的な現金受け取り手順

罰金
延滞した図書館資料に対して査定および徴収されたすべての罰金は、PINES システムに適切に記録される必要があります。一日の終わりに、徴収された罰金の合計を日次現金徴収シートに記録し、地域の営業所に転送する必要があります。免除または返金された罰金/料金の毎日のリストを保管し、「日次現金徴収シート」に添付する必要があります。いかなる場合も、スタッフは管理当局からの事前の承認なしに、PINES 内で「料金を免除」してはなりません。

罰金の支払いのために受け取った小切手には、「預かり金のみ、アテネ地方図書館システム」というスタンプが押されます。いかなる場合でも、これらの小切手を現金化することはできません。

コピーマネー、コンピュータプリント料金、ラミネーター料金、会議室料金、地域外料金、図書館カード交換料金
これらのさまざまな手数料として徴収されたお金は、日次現金徴収シートに記録され、地域の営業所に転送される必要があります。

各図書館は、公共のコピー機から現金を回収する頻度を決定する必要があります。少なくとも週に 1 回はこれを行う必要があります。

これらの手数料の支払いのために受け取った小切手には、「預かり金のみ、アテネ地方図書館システム」というスタンプが押されます。いかなる場合でも、これらの小切手を現金化することはできません。

図書館資料の紛失・破損料金
資料の紛失または破損に対して徴収された金銭は、PINES システムに記録される必要があります。一日の終わりに、紛失/損害料金の合計を日次現金回収シートに記録し、地域の営業所に転送する必要があります。さらに、紛失/破損物フォームに記入して提出する必要があります。フォーム上のすべての情報は、カタログシステムで適切に削除したりメモを作成したりするために必要です。

利用者が紛失した資料を見つけて 90 日以内に返却した場合、返金小切手が発行されます。紛失図書返金リクエストフォームに必要事項を記入し、そのコピーを領収書として利用者に渡す必要があります。原本は小切手を作成して利用者に郵送する営業所に提出する必要があります。

紛失/破損した資料の支払いのために受け取った小切手には、「預かり金のみ、アテネ地方図書館システム」というスタンプが押されます。いかなる場合でも、これらの小切手を現金化することはできません。

贈り物と記念品
贈り物や記念品の形で受け取った金銭は、日次現金徴収シートに記録し、地域の営業所に転送する必要があります。ギフト資金は地元のギフト口座に入金され、寄付者の指定に従って使用する必要があります。 (システム内の各図書館には、贈り物が蓄積される個別の基金があります。すべての贈り物は四半期ごとに各図書館委員会に報告されます。)

誰かの追悼/名誉のために贈り物をする常連客には、「愛する人に敬意を表する」フォームが渡され、必要事項を記入する必要があります。記入済みのフォームをお祝い金と一緒に営業所に送付してください。

指定されていないギフトは、支店長および支店コンサルタントの決定に従って使用できます。ただし、この資金を食品の購入には使用できません。

ギフトとして受け取った小切手には、「預かり金のみ、アテネ地方図書館システム」のスタンプを押す必要があります。いかなる場合でも、これらの小切手を現金化することはできません。

Friends of the Library ギフトとメンバーシップ
あなたの図書館の友人のために受け取った贈り物や会費の形での金銭は、週に一度その組織の会計担当者に送金される必要があります。この取引はファンドウェアに入力されないため、顧客用に領収書を書き、支店記録用にコピーを保管してください。友人のお金を図書館に一週間以上保管してはいけません。

図書館資料の販売
コレクションから回収された図書館資料は、引き続き図書館の所有物となります。さらに、アテネ地域図書館システムのコレクション開発方針に記載されているように、図書館に提供されたすべての資料は図書館の所有物となります。これらの資料は、図書館が選択基準に基づいて資料を審査した後、再販するために地元の友人団体に寄贈される場合があります。

コレクションから回収された、または寄付された資料の販売による収益は、地域の営業所に送金される必要があります。これらの収益はあなたの地元のギフト口座に入金され、マネージャーと支店コンサルタントの決定に従って使用することができます。ただし、これらの資金を食料品の購入に使用することはできません。

購入した資料に対して受け取った小切手には、「デポジットのみ、アテネ地方図書館」のスタンプが押されている必要があります。いかなる場合でも、これらの小切手を現金化することはできません。

地元の友人団体が図書館内の資料を販売したい場合、資料を提供するのはその団体の責任です。販売収益を回収するのも彼らの責任です。上で述べたように、友人にお金を一週間以上図書館に預けてはなりません。

現金領収書の交付
すべての現金領収書は定期的に地域の営業所に届ける必要があります。この配送スケジュールは、各図書館の資金蓄積状況に応じて、事業責任者が指定するものとします。

4/16/98