소액 현금 정책

조지아주 감사 요건으로 인해 지역 전체에서 소액 현금에 관한 다음 정책 및 절차를 따라야 합니다. 이에 대한 몇 가지 이유가 있습니다.

첫째, 각 도서관의 연체된 벌금 계좌에서 소액현금이 생성된다. 벌금은 예산이 정해져 있기 때문에 지출 통제가 필수적입니다.

둘째, 아테네 지역 도서관 시스템은 면세 기관입니다. 권한이 있는 직원이 구매한 경우에는 판매세가 부과되지 않으며 도서관은 종종 개인이 받을 수 없는 할인을 받을 수 있습니다.

셋째, 시스템 비즈니스 관리자 또는 지점 관리자가 모든 재무 거래를 인식하고 항상 명령 체계를 유지하는 것이 중요합니다.

그리고 마지막으로, 주 감사 부서는 이러한 지출이 감사 지침을 초과하고 연간 감사 보고서의 결과에 따라 결정될 것입니다.

정책 및 절차

1. 분관 도서관 직원은 사전 승인 없이 긴급 목적으로 최대 $10의 소액 현금을 사용할 수 있습니다. 여기에는 우편 요금이나 사무용품이 포함될 수 있습니다. 모든 구매에는 전체 가격, 구매 날짜 및 매장 이름이 포함된 영수증이 첨부되어야 합니다. $10 이상의 지출은 지점장의 승인을 받아야 합니다. $25를 초과하는 지출은 팀 코디네이터의 승인을 받아야 합니다. 적절한 영수증(전체 가격, 구매 날짜 및 매장 이름 포함)이 없는 소액 현금 구매는 현금 수령인 및/또는 요청을 승인한 감독자(부서장)가 직접 지불합니다.
2. Athens-Clarke County 도서관 직원은 사전에 도서관 소액 현금 요청서에 승인된 서명을 받고 이를 대출 감독관에게 제시함으로써 모든 구매를 승인해야 합니다. 팀 코디네이터 또는 지정된 관리 직원은 순환 감독관이 금고에서 소액 현금 자금을 인출할 수 있는 권한을 부여하는 양식에 서명해야 합니다. 직원은 금전 등록기에서 자금을 꺼내서는 안 됩니다. 날짜가 있고 문서화된 영수증이 필요합니다. 유통 감독관은 필요할 때 적절한 판매세 면제 정보를 제공할 것입니다. 팀 코디네이터는 최대 $25의 지출을 승인할 수 있습니다. $25를 초과하는 지출은 지정된 관리 담당자(이사, 부이사, 행정 코디네이터, 비즈니스 매니저)의 서명이 있어야 합니다.
3. 소액 현금은 식품 구매에 사용할 수 없습니다. 이는 엄격하게 시행되어야 하며 무시할 경우 주법 위반으로 간주됩니다.

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