Polityka drobnej gotówki

Ze względu na wymogi audytu stanu Georgia, w całym regionie należy przestrzegać poniższych zasad i procedur dotyczących drobnej gotówki. Istnieje kilka powodów:

W pierwszej kolejności z rachunku zaległych kar każdej biblioteki tworzone są drobne środki pieniężne. Ponieważ kary są ujęte w budżecie, kontrola wydatków jest niezbędna.

Po drugie, Regionalny System Bibliotek w Atenach jest organizacją zwolnioną z podatku. Zakupy dokonane przez upoważniony personel nie podlegają podatkowi obrotowemu, a biblioteka często kwalifikuje się do rabatu, którego nie mogliby uzyskać osoby fizyczne.

Po trzecie, istotne jest, aby menedżer biznesowy systemu lub kierownik oddziału był świadomy wszystkich transakcji finansowych i aby przez cały czas istniała struktura dowodzenia.

I wreszcie Departament Kontroli Państwowej stwierdziłby, że takie wydatki przekraczają wytyczne kontroli i podlegałyby ustaleniom zawartym w rocznym sprawozdaniu z kontroli.

Polityka i procedury

1. Pracownicy dowolnej biblioteki filialnej mogą wykorzystać do $10 drobnej gotówki na cele awaryjne bez uprzedniej zgody. Może to obejmować koszty wysyłki lub materiałów biurowych. Do wszystkich zakupów należy dołączyć paragon z pełną ceną, datą zakupu i nazwą sklepu. Wydatki rzędu $10 lub więcej muszą mieć zgodę kierownika oddziału; wydatki przekraczające $25 muszą mieć zgodę Koordynatora Zespołu. Wszelkie drobne zakupy za gotówkę bez odpowiedniego paragonu (z pełną ceną, datą zakupu i nazwą sklepu) zostaną opłacone osobiście przez odbiorcę gotówki i/lub przełożonego (kierownika działu), który zatwierdził żądanie.
2. Pracownicy Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke muszą z wyprzedzeniem rozliczyć wszystkie zakupy, uzyskując autoryzowany podpis na wniosku o drobną gotówkę biblioteczną i przedstawiając go kierownikowi ds. udostępniania. Koordynator zespołu lub wyznaczony pracownik administracji powinien podpisać formularz upoważniający kierownika obiegu do wydania drobnej gotówki z sejfu. Personel nie powinien w żadnym wypadku wyjmować środków z szuflady kasowej. Wymagane będzie opatrzone datą i udokumentowane pokwitowanie. W razie potrzeby osoby nadzorujące obrót dostarczą odpowiednie informacje dotyczące zwolnienia z podatku obrotowego. Wydatki do $25 mogą zostać zatwierdzone przez koordynatora zespołu; Wydatki przekraczające kwotę $25 muszą być opatrzone podpisem wyznaczonego personelu administracyjnego (Dyrektor, Zastępca Dyrektora, Koordynator Administracyjny, Menedżer Biznesowy).
3. Drobnych środków pieniężnych nie można używać do zakupu produktów spożywczych. Należy to ściśle egzekwować, a zignorowanie tego będzie uważane za naruszenie prawa stanowego.

4/16/98