Zasady i procedury dotyczące wpływów gotówkowych

Natura i cel

Ustal odpowiedzialność za otrzymaną gotówkę i pozycje zbywalne oraz przyspiesz deponowanie tych paragonów.

Odpowiedzialność

Personel zajmujący się przyjmowaniem i wpłatami gotówki powinien zostać przeszkolony w zakresie zrozumienia systemu wpływów gotówkowych. Ponadto na personelu spoczywa odpowiedzialność powiernicza wobec podatników w swoim okręgu, a także podatników w stanie Georgia za te środki publiczne. Często pracownicy, którzy zbierają i deponują pieniądze, mogą również ponosić osobistą odpowiedzialność za przechowywane przez nich pieniądze.

Przyspiesz deponowanie paragonów

Jednolite procedury windykacyjne w całym regionie ułatwiające terminowe deponowanie wpływów gotówkowych.

Szczególne procedury odbioru gotówki

Grzywny
Wszelkie kary naliczone i pobrane za zaległe materiały biblioteczne powinny być odpowiednio rejestrowane w systemie PINES. Na koniec dnia łączną kwotę zebranych kar należy odnotować w arkuszu codziennych pobrań gotówkowych i przekazać do regionalnego biura biznesowego. Należy prowadzić codzienną listę uchylonych lub zwróconych kar/opłat i dołączyć ją do arkusza codziennych pobrań gotówkowych. W żadnym wypadku pracownicy PINES nie mogą „zwolnić się z opłat” bez uprzedniej zgody Administracji.

Czeki otrzymane na zapłatę grzywien należy ostemplować „Tylko do depozytu, Regionalny System Biblioteczny w Atenach”. W ŻADNYM przypadku czeki te nie podlegają realizacji.

Kopiowanie pieniędzy, opłaty za drukowanie komputerowe, opłaty za laminowanie, opłaty za sale konferencyjne, opłaty poza regionem i opłaty za wymianę karty bibliotecznej
Pieniądze zebrane w ramach tych różnych opłat należy odnotować w arkuszu codziennych pobrań gotówkowych i przekazać do regionalnego biura biznesowego.

Każda biblioteka powinna określić, jak często pobierana jest gotówka z ogólnodostępnych kserokopiarek. Należy to robić przynajmniej raz w tygodniu.

Czeki otrzymane na pokrycie tych opłat muszą być ostemplowane „Tylko do depozytu, Regionalny System Biblioteczny w Atenach”. W ŻADNYM przypadku czeki te nie podlegają realizacji.

Opłata za zagubienie/uszkodzenie materiałów bibliotecznych
Pieniądze zebrane za utracone lub zniszczone materiały należy ewidencjonować w systemie PINES. Na koniec dnia łączną kwotę opłat za utratę/uszkodzenie należy odnotować w arkuszu codziennych pobrań gotówkowych i przekazać do regionalnego biura biznesowego. Dodatkowo należy wypełnić i przesłać formularz Zagubionych/Uszkodzonych Materiałów. Wszystkie informacje zawarte w formularzu są niezbędne do prawidłowego usunięcia i/lub dokonania notatek w systemie katalogowym.

Jeśli klient znajdzie i zwróci zagubione materiały w ciągu 90 dni, otrzyma czek zwrotny. Należy wypełnić formularz wniosku o zwrot zagubionej książki, a kopię przekazać czytelnikowi jako potwierdzenie. Oryginał formularza należy złożyć w biurze firmy, gdzie zostanie sporządzony czek i wysłany do klienta.

Czeki otrzymane na pokrycie zagubionych/uszkodzonych materiałów należy ostemplować „Tylko do depozytu, Regionalny System Biblioteczny w Atenach”. W ŻADNYM przypadku czeki te nie podlegają realizacji.

Prezenty i pamiątki
Pieniądze otrzymane w formie prezentów lub pamiątek należy odnotować w arkuszu codziennych wypłat gotówki i przekazać do regionalnego biura biznesowego. Fundusze na prezenty zostaną przelane na Twoje lokalne konto upominkowe i muszą zostać wykorzystane zgodnie z zaleceniami darczyńcy. (Każda biblioteka w systemie posiada oddzielny fundusz, w którym gromadzone są dary. Wszystkie darowizny są zgłaszane kwartalnie każdemu zarządowi biblioteki.)

Patroni przekazujący prezent na pamiątkę/honor innej osoby powinni otrzymać do wypełnienia formularz „Uhonoruj bliskiej osoby”. Wypełniony formularz należy przekazać do biura firmy wraz z pieniędzmi podarunkowymi.

Niewyznaczone prezenty można wydać zgodnie z decyzją kierownika oddziału i konsultanta oddziału. Środków tych nie można jednak przeznaczyć na zakup żywności.

Czeki otrzymywane jako prezenty powinny być ostemplowane „Tylko do depozytu, Regionalny System Biblioteczny w Atenach”. W ŻADNYM przypadku czeki te nie podlegają realizacji.

Prezenty i członkostwa Przyjaciół Biblioteki
Pieniądze w formie prezentów lub składek członkowskich otrzymane na rzecz Przyjaciół Twojej biblioteki należy raz w tygodniu przekazywać skarbnikowi tej organizacji. Ponieważ transakcja ta nie jest rejestrowana w programie Fundware, sporządź pokwitowanie dla klienta i zachowaj kopię do ewidencji oddziału. W ŻADNYM CZASIE pieniądze Friends nie powinny być przechowywane w bibliotece dłużej niż tydzień.

Sprzedaż materiałów w Bibliotece
Materiały biblioteczne wycofane ze zbiorów pozostają własnością Biblioteki. Ponadto, zgodnie z polityką rozwoju zbiorów Regionalnego Systemu Bibliotek w Atenach, wszystkie materiały przekazane bibliotece stają się jej własnością. Materiały te mogą zostać przekazane lokalnej organizacji przyjaciół w celu odsprzedaży po przejrzeniu materiałów przez bibliotekę na podstawie kryteriów wyboru.

Dochód ze sprzedaży materiałów wycofanych ze zbiorów lub przekazanych w formie darowizn należy przekazywać do regionalnego biura gospodarczego. Dochody te zostaną przelane na Twoje lokalne konto upominkowe i mogą zostać wydane zgodnie z decyzją menedżera i konsultanta oddziału. Fundusze te nie mogą jednak zostać wykorzystane na zakup żywności.

Czeki otrzymywane na zakupione materiały powinny być ostemplowane „Tylko do depozytu, Biblioteka Regionalna w Atenach”. W ŻADNYM przypadku czeki te nie podlegają realizacji.

Jeśli lokalna organizacja przyjaciół chce sprzedawać materiały w bibliotece, jej obowiązkiem jest zapewnienie materiałów. Do ich obowiązków należy także zbieranie wpływów ze sprzedaży. Jak wspomniano powyżej, w żadnym wypadku przyjaciele nie powinni trzymać pieniędzy w bibliotece dłużej niż tydzień.

Dostawa potwierdzeń gotówkowych
Wszystkie rachunki gotówkowe należy na bieżąco dostarczać do regionalnego biura biznesowego. Harmonogram dostaw zostanie ustalony przez kierownika biznesowego na podstawie zgromadzonych środków w każdej bibliotece.

4/16/98