Zasady zarządzania zbiorami Heritage Room – Biblioteka hrabstwa Athens-Clarke

Określenie celu

Pokój Dziedzictwa to specjalna jednostka zbiorów Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke, która gromadzi, przechowuje, organizuje i udostępnia w ograniczonym zakresie materiały do celów badań i/lub konserwacji, obejmujące obszar Aten, stan Georgia i południowo-wschodnie Stany Zjednoczone. Jako jeden z większych, publicznie dostępnych i niezwiązanych z członkostwem zbiorów genealogii i historii lokalnej w Gruzji, Izba Dziedzictwa jest zasobem regionalnym. Pokój Dziedzictwa stara się służyć studentom w każdym wieku i na każdym poziomie doświadczenia w ich badaniach nad historią i genealogią Południa, Gruzji oraz obszarów lokalnych.

Heritage Room oferuje trzy gałęzie usług: referencje i badania, archiwa i programowanie. Razem te ramiona wspierają misję Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke polegającą na dostarczaniu informacji i zasobów odpowiadających potrzebom społeczności, wspieraniu przyjemności i zamiłowania do czytania, a także stanowią repozytorium historii i kultury hrabstwa Athens-Clarke.

W Heritage Room znajdują się różnorodne zapisy źródeł pierwotnych w formie tekstowej i mikroformalnej, nieużywana biblioteka źródeł wtórnych oraz szeroki wachlarz dostępnych w Internecie baz danych badawczych służących do badania genealogii i historii lokalnej. Personel Heritage Room obsługuje klientów na miejscu, a także zdalnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej, poczty, telefonu i faksu.

Archiwa Heritage Room przechowują i udostępniają unikalne zapisy o trwałej wartości, związane szczególnie z historią osób, rodzin, organizacji, instytucji i wybranych agencji samorządowych w Atenach i hrabstwie Clarke. Służy również jako centralne repozytorium stałego przechowywania akt archiwalnych Regionalnego Systemu Bibliotecznego w Atenach i jego oddziałów. Archiwa Heritage Room starają się dokumentować przeżycia zwykłych Ateńczyków na potrzeby badań genealogicznych i historycznych. Te pierwotne źródła obejmują nie tylko zapisy tekstowe i specjalne nośniki — takie jak mapy, fotografie, nagrania dźwiękowe i ruchome obrazy — ale także dzieła sztuki i artefakty, rzadkie księgozbiory, rękopisy, rysunki architektoniczne i tekstylia. Pracownicy Heritage Room pomagają klientom na miejscu w Czytelni Dziedzictwa i udostępniają zbiory w Internecie za pomocą pomocy wyszukiwania, eksponatów cyfrowych i narzędzi wyszukiwania online.

Program Heritage Room służy społeczeństwu poprzez dyskusje o książkach i odczyty, wystawy, wykłady, seminaria, wycieczki, seminaria internetowe i warsztaty. Poprzez swój program kulturalny i edukacyjny, Heritage Room pomaga interpretować i podkreślać swoje bogate zbiory oraz zapewnia dotarcie do ogółu społeczeństwa.

Akwizycje / Rozwój kolekcji

Kryteria selekcji

Materiały odpowiednie do kolekcji Heritage Room muszą odnosić się do hrabstwa Athens-Clarke (lub odrębnych miast Aten i hrabstwa Clarke przed zjednoczeniem), stanu Georgia, szlaków migracyjnych do i z Gruzji i/lub południa.

Obszary tematyczne obejmują między innymi:

1. Historia biznesowa, gospodarcza, społeczna, kulturowa, edukacyjna, przyrodnicza i transportu;
2. Rząd i polityka, w tym uregulowanie regionu i konflikt zbrojny;
3. Geologia, archeologia i geografia oraz ich wpływ na historię i rozwój regionu.

„Południe” jest ogólnie definiowane jako jedenaście stanów, które odłączyły się od Unii w latach 1860–1861: Karolina Południowa, Mississippi, Floryda, Alabama, Georgia, Luizjana, Teksas, Arkansas, Karolina Północna, Wirginia i Tennessee. Po Gruzji właśnie tym stanom poświęca się najwięcej uwagi w kolekcji Heritage Room. Niektóre stany graniczne (tj. Kentucky, Maryland i Missouri) są gromadzone w mniejszym stopniu ze względu na ich rolę w okresach migracji zarówno na początku historii Ameryki, jak i w okresie wojny secesyjnej.

Gromadzi się także dane z niektórych stanów północno-wschodnich i środkowoatlantyckich, aby omówić kolonialne i południowe szlaki migracyjne do Gruzji i reszty południa, a także materiały dotyczące innych części Stanów Zjednoczonych, których tematyka dotyczy Gruzji i/lub Południa.

Tematy o wysokim priorytecie w kolekcji obejmują między innymi następujące tematy, wymienione w dowolnej kolejności:

1. Rdzenna ludność, która pierwotnie osiedliła się i żyła na tym obszarze, ze szczególnym uwzględnieniem sporów terytorialnych między Indianami Cherokee i Creek oraz genealogii rdzennych Amerykanów;
2. Kluczowa pozycja Gruzji w południowej migracji i osadnictwie Ameryki Północnej, począwszy od okresu kolonialnego, poprzez rewolucję amerykańską, aż do wczesnego okresu federalnego;
3. Ważna rola, jaką odegrało wielu obywateli i gałęzi przemysłu hrabstwa Clarke w latach przedwojennych i podczas wojny secesyjnej;
4. Historia, kultura, ekonomia, geografia i edukacja południowo-wschodnich Afroamerykanów, aby odzwierciedlić historycznie duży odsetek Afroamerykanów w lokalnej populacji.

Przejęcia

Materiały będą zbierane poprzez zakup, podarunek lub wymianę od osób fizycznych, firm i instytucji. Bibliotekarz/archiwista Heritage Room zastrzega sobie prawo do skierowania lub odrzucenia prezentów lub materiałów handlowych o wątpliwej wartości do kolekcji.

Dodatki do zbiorów Heritage Room będą oceniane na podstawie kryteriów wymienionych w Polityce zarządzania zbiorami zasobów systemu bibliotecznego hrabstwa Athens-Clarke, a także następujących kryteriów wyboru:

1. Stała wartość kolekcji;
2. Znaczenie przedmiotu dla istniejącej kolekcji;
3. Charakterystyka fizyczna przedmiotu (tj. rozmiar lub wymagania dotyczące przechowywania);
4. Względne znaczenie w porównaniu do innych prac na ten sam temat.

Materiały w różnych formatach nadają się do włączenia do kolekcji Heritage Room. Jednakże ze względu na ograniczoną przestrzeń pamiątki, efemerydy, opublikowane dzieła fikcyjne i kolekcje będą kupowane lub przyjmowane w formie darowizn w ograniczonym zakresie.

Pracownicy Heritage Room będą regularnie i publicznie zabiegać o datki w postaci płyt, albumów i innych materiałów od lokalnych firm, klubów, stowarzyszeń, organizacji, lokalnych szkół itp. w celu zachowania historii Aten i hrabstwa Clarke. Heritage Room aktywnie stara się pozyskiwać wybrane publikacje samorządów lokalnych Zjednoczonego Rządu Hrabstwa Ateny-Clarke, wcześniej odrębnych władz miasta Ateny i hrabstwa Clarke, miasta Winterville oraz ich departamentów.

Darowizny

Wszystkie darowizny i prezenty zostaną ocenione przy użyciu tych samych kryteriów, co materiały wybrane do zakupu. Heritage Room przyjmie darowizny i upominki ze świadomością, że może je wykorzystać zgodnie ze swoimi zasadami i zbyć je według własnego uznania.

Przedmioty zazwyczaj akceptowane jako darowizny, ale nie zakupione, obejmują między innymi:

1. Historie rodzinne i publikacje towarzystw nazwiska;
2. Akta i dokumenty rodzinne;
3. Roczniki z lokalnych szkół, uczelni i uniwersytetów;
4. Roczniki, księgi protokołów, książeczki rachunkowe, księgi finansowe i inne rejestry lub dokumenty organizacyjne lub biznesowe dla lokalnych klubów ogrodniczych, obywatelskich i studyjnych.

Patroni pragnący podarować Biblię i kopie zapisów biblijnych zostaną skierowani do lokalnego stowarzyszenia genealogicznego lub rodowego w celu zachowania i/lub publikacji.

Patroni chcący ubiegać się o ulgi podatkowe z tytułu darowizn przekazanych na rzecz Heritage Room muszą przed przekazaniem darowizny dokonać wyceny swoich przedmiotów lub kolekcji na własny koszt. Do wszystkich darowizn należy dołączyć wypełniony formularz aktu podarunku.

Półka autorów Aten

Półka autorów w Atenach to niepublikowany księgozbiór znajdujący się w Gabinecie Dziedzictwa i zawierający pozycje, które nie zostały wcześniej omówione w części „Nabycie/Rozwój zbiorów” tego dokumentu. Uzupełnienia kolekcji należy dokonać w drodze darowizny od autora, który musi spełniać jeden z następujących warunków:

1. Urodzony w hrabstwie Ateny-Clarke; Lub
2. Mieszkał w hrabstwie Athens-Clarke przez co najmniej dziesięć lat; Lub
3. Napisałem tę książkę, mieszkając w hrabstwie Athens-Clarke.

Książki opublikowane w celu spełnienia wymogu posiadania wyższego stopnia uniwersyteckiego nie kwalifikują się. Na zakup książek na Półkę Autorską w Atenach nie wolno przeznaczać żadnych środków publicznych.

Przedmioty umieszczone pod opieką Pokoju Dziedzictwa

W wyjątkowych okolicznościach i za zgodą bibliotekarza/archiwisty Dziedzictwa, po konsultacji z dyrektorem Biblioteki, materiały niebędące własnością Dziedzictwa mogą być przechowywane w zbiorach do celów badawczych lub innych. Takie przedmioty będą wymagały wypełnionego formularza Aktu Depozytu, wyrażającego zgodę podmiotu będącego właścicielem na tymczasowe fizyczne posiadanie przedmiotu(ów) przez Heritage Room, podczas gdy podmiot będący właścicielem zachowuje własność i prawa autorskie.

Zasady i procedury dotyczące przeglądu materiałów

Patroni, którzy zwracają się o ponowne rozpatrzenie materiałów znajdujących się w Pokoju Dziedzictwa, powinni postępować zgodnie z procedurami określonymi w sekcji Materiały kwestionowane w zasadach Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke.

Konserwacja kolekcji

Ogólnie rzecz biorąc, Izba Dziedzictwa postępuje zgodnie z praktykami określonymi w części „Utrzymanie zbiorów” Polityki zarządzania zbiorami w ramach Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach. Większość materiałów znajdujących się w Izbie Dziedzictwa jest gromadzona lub przyjmowana do stałego przechowywania, zatem zbiory zazwyczaj nie są odchwaszczane.

Deakcesja to proces trwałego usunięcia ze zbiorów archiwalnych materiałów, które zostały zduplikowane, nie spełniają kryteriów kolekcji lub są w inny sposób nieodpowiednie dla zbioru. Proces deakcesji musi być ostrożny, przemyślany i przeprowadzony z najwyższą uczciwością.

Zasoby Heritage Room są usuwane lub usuwane z kolekcji, jeśli zawartość, stan lub brak zapotrzebowania ze strony patronów ograniczają dalsze wykorzystanie. Po usunięciu przedmiotu ze swojej kolekcji Heritage Room dołoży wszelkich starań, aby zapewnić nowy dom dla materiału, który uległ deaksji, i zastrzega sobie prawo do sprzedaży wyrzuconych zasobów na rzecz Heritage Room lub do pozbycia się w inny sposób przedmiotów, które nie nadają się już do użytku. swoje zbiory.

Przedmioty datowane na rok 1865 i wcześniejsze lub przedmioty wycenione na wartość $2500 lub większą muszą zostać przedstawione Zarządowi do zatwierdzenia przed odchwaszczeniem lub deakcesją.

Dostęp

Patroni muszą zarejestrować się w Heritage Room podczas pierwszej wizyty oraz zalogować się i wylogować z pokoju podczas wszystkich kolejnych wizyt. Do korzystania z Pokoju Dziedzictwa nie jest wymagana karta PINES. Do Pokoju Dziedzictwa można wnosić laptopy, tablety i skanery osobiste. Dopóki nie jest używana lampa błyskowa, dozwolone są także aparaty cyfrowe i aparaty w telefonach komórkowych.
Patroni w Izbie Dziedzictwa mają dostęp do dostępnych książek, czasopism, mikroform, akt pionowych i baz danych.

Kolekcja Heritage Room obejmuje materiały w różnych formatach, dlatego zapewnia technologię i oprogramowanie niezbędne do dostępu do tych formatów, w tym między innymi komputery z dostępem do baz danych, odtwarzacze VHS, odtwarzacze płyt kompaktowych i kasetowych, karuzele i projektory slajdów, mikroformy czytniki, drukarki, kserokopiarki i skanery. Ze względu na ograniczoną dostępność sprzętu i duże zapotrzebowanie na jego wykorzystanie, Biblioteka zastrzega sobie prawo do ograniczenia poszczególnych zajęć sprzętowych. Dostęp do Internetu w Izbie Dziedzictwa służy wyłącznie do badań genealogicznych i/lub historycznych. Nadużycie tego przywileju może skutkować usunięciem z Pokoju Dziedzictwa i ewentualnie z Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke.

Zarejestrowani klienci Heritage Room, którzy chcą uzyskać dostęp do materiałów przechowywanych w Krypcie, muszą wypełnić zarówno formularz wykorzystania materiałów Vault, jak i odcinek rozmowy telefonicznej dla każdego przedmiotu, o który proszą. Zgłoszenia należy dokonać co najmniej 24 godziny wcześniej. Materiały będą przynosine do Czytelni Zabytków, do wglądu dla patrona.

Bezpieczeństwo

Ze względu na charakter zbiorów Heritage Room obowiązują istotne ograniczenia bezpieczeństwa. Materiały ze zbiorów Heritage Room można udostępniać wyłącznie w godzinach otwarcia Heritage Room i personelu. Książki Heritage Room będą oznaczone wyróżniającym „GR” – od „Georgia Room” – przed numerem sygnatury. Kolekcja nie jest rozpowszechniana.
Klienci zobowiązani są do pozostawienia toreb i innych rzeczy osobistych w szafkach znajdujących się przy wejściu do Izby Dziedzictwa. Szafki udostępniane są wyłącznie klientom Heritage Room i należy je opróżniać po zakończeniu wizyty patrona. Przedmiotów nie można przechowywać w szafkach przez noc. Szafki Heritage Room będą regularnie sprawdzane, a rzeczy osobiste pozostawione na koniec dnia będą przenoszone do działu Lost & Found lub w razie potrzeby usuwane.
Jeżeli materiałów należących do Pokoju Dziedzictwa nie można zlokalizować ani w Pokoju Dziedzictwa, ani w budynku Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke i zostanie ustalone, że nie zostały one źle umieszczone lub zagubione, bibliotekarz/archiwista z Pokoju Dziedzictwa lub dyrektor Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke Biblioteka powiadomi policję hrabstwa Athens-Clarke.

Dostęp do skarbca odbywa się za pomocą klucza i wyłącznie zgodnie z harmonogramem, po przeszkoleniu personelu Heritage Room, bibliotekarza/archiwisty Heritage Room, kierownika usług informacyjnych, dyrektora Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke i asystenta administracyjnego Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke. do klucza do Krypty. Corocznie przeprowadzana będzie inwentaryzacja skarbca na poziomie skrzynki.

Żądania badawcze

Zlecenia badawcze definiuje się jako wszelkie pytania wymagające, które nie stanowią gotowego odniesienia, w tym między innymi pytania wieloczęściowe oraz pytania zawierające niejasne lub niepewne informacje. Od patronów składających takie prośby zostanie pobrana opłata za badania. Odpowiedzi na pisemne prośby o badania otrzymane pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną zostaną udzielone w miarę możliwości czasowych, według stawek podanych w tabeli kar/opłat zawartej w Podręczniku zasad bibliotek hrabstwa Athens-Clarke. Opłaty za badania nie podlegają zwrotowi. Ze względu na specjalistyczny charakter wniosków o badania, wszystkie wnioski muszą być składane w formie pisemnej. Patroni dzwoniący z prośbą o badania otrzymają adres e-mail i/lub adres pocztowy Biblioteki, na którym będą mogli przesyłać swoje pytania w formie pisemnej.

Wynikiem każdego zlecenia badawczego będzie co najmniej jeden z następujących dokumentów: (1) do 12 kserokopii dla większości zamówień z podaniem źródła lub (2) protokół poszukiwań ze wskazaniem wszystkich przeszukanych źródeł w przypadku braku informacji znajduje się lub (3) w stosownych przypadkach, listę sugerowanych źródeł dodatkowych badań.

Na gotowe pytania referencyjne odpowiemy bezpłatnie telefonicznie, osobiście lub e-mailem.

Personel Heritage Room wita i zachęca wszystkich klientów do korzystania ze zbiorów, jednocześnie mając świadomość ograniczeń związanych z dostępnością zbiorów i czasem personelu. Dołożymy wszelkich starań, aby nauczyć czytelników korzystania ze zbiorów i udostępnić materiały pomocnicze, takie jak indeksy, pomoce archiwalne, instrukcje dotyczące oprogramowania i sprzętu, a także informacje o kursach, programach, organizacjach lub osobach specjalizujących się w odpowiednich obszarach studiów.

Pożyczki

Materiałów nie można wynosić z Pokoju Dziedzictwa bez zgody bibliotekarza/archiwisty Pokoju Dziedzictwa, zastępcy dyrektora lub dyrektora. Materiały mogą być udostępniane w ramach Wypożyczeń Międzybibliotecznych z zastrzeżeniem „Wyłącznie do użytku w bibliotece”, według uznania bibliotekarza/archiwisty Heritage Room. Materiały delikatne nie będą wypożyczane ze względu na ryzyko dalszego pogorszenia.

Bibliotekarz/archiwista Heritage Room lub dyrektor Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke może wydać specjalne pozwolenie na wykorzystanie materiałów Heritage Room przez inną instytucję do celów wystawowych lub innych celów. Przed wyniesieniem jakichkolwiek materiałów z Pokoju Dziedzictwa obie organizacje podpiszą pisemną umowę pożyczki określającą warunki wypożyczenia.

Udogodnienia

Sala Spotkań Dziedzictwa jest dostępna dla publiczności po wcześniejszej rezerwacji w godzinach otwarcia Sali Dziedzictwa. Więcej informacji można znaleźć w Zasadach publicznego korzystania z sal konferencyjnych.

W skarbcu Heritage Room znajdują się rzadkie, oryginalne, delikatne i/lub cenne przetworzone materiały. Przedmioty są przechowywane w skarbcu według uznania bibliotekarza/archiwisty z pokoju dziedzictwa lub dyrektora biblioteki hrabstwa Athens-Clarke.

W Magazynie Zabytków przechowywane są materiały oczekujące na obróbkę. Pracownia Dziedzictwa służy do przetwarzania materiałów z Magazynu, aby można je było dodać do Krypty. Dostęp do obu pomieszczeń mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i wolontariusze, a pomieszczenia te będą przez cały czas zamykane.

Powielanie i użytkowanie

Zezwolenie na publikację

Izba Dziedzictwa angażuje się we wspieranie badań, nauczania, stypendiów, publikacji i produkcji artystycznej z wykorzystaniem materiałów ze zbiorów specjalnych Biblioteki. Aby usunąć bariery w takim wykorzystaniu, nie jest konieczne uzyskiwanie zgody Biblioteki jako właściciela dzieła fizycznego na publikację lub inne wykorzystanie materiałów należących do domeny publicznej znajdujących się w Izbie Dziedzictwa. Obowiązuje to niezależnie od tego, czy użycie ma charakter niekomercyjny, czy komercyjny.

Prośby o pozwolenie na publikację niewielkiej liczby zbiorów, do których Biblioteka Hrabstwa Athens-Clarke posiada prawa autorskie, muszą być sporządzone w formie pisemnej i zawierać pełny opis materiału, który ma zostać opublikowany, wskazanie, gdzie i w jakim formacie materiał zostanie opublikowany oraz wszelkie istotne szczegóły publikacji. Zezwolenie jest udzielane wyłącznie na jeden użytek i nie można go przenieść na żadną inną osobę, organizację lub podmiot. Dodatkowe zastosowania wymagają dodatkowych pisemnych wniosków i będą rozpatrywane osobno.
Prośby o zgodę na publikację należy kierować na adres:

Bibliotekarz w pokoju dziedzictwa
Biblioteka hrabstwa Ateny-Clarke
2025 Baxter Street
Ateny, Gruzja 30606

Bibliotekarz/Archiwista Heritage Room zastrzega sobie prawo do odmowy wyrażenia zgody na publikację wniosku, jeżeli w jego ocenie spełnienie żądania stanowiłoby naruszenie prawa autorskiego. Co więcej, niektórzy darczyńcy bibliotek nałożyli ograniczenia na korzystanie z materiałów z Pokoju Dziedzictwa, których należy przestrzegać. Izba Dziedzictwa nie może udzielać wniosków o pozwolenie na druki, które nadal podlegają ochronie praw autorskich. Podobnie nie możemy udzielać wniosków o pozwolenie w przypadku zbiorów archiwalnych lub rękopisów, do których nie posiadamy praw autorskich. Użytkownik lub odbiorca kopii materiałów Heritage Room ponosi wyłączną odpowiedzialność za zbadanie statusu praw autorskich danego dzieła oraz, w razie potrzeby, o uzyskanie pozwolenia przed jakąkolwiek dystrybucją lub publikacją. Jeśli dany tekst lub obraz podlega prawu autorskiemu, należy uzyskać pozwolenie na publikację od właścicieli praw, zazwyczaj od twórcy lub spadkobierców jego majątku, chyba że jest to objęte zasadą „dozwolonego użytku”. Prawo autorskie chroni materiały niepublikowane i opublikowane.

Jakiekolwiek wykorzystanie obrazów lub materiałów Heritage Room podlega zgodzie użytkownika lub odbiorcy na zabezpieczenie i zabezpieczenie Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke, jej urzędników, pracowników i agentów przed wszelkimi pozwami, roszczeniami, działaniami i wydatkami. Korzystając z tych materiałów, patron wyraża zgodę na te obowiązki, w tym na wskazane zabezpieczenia prawne Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke. Nieprzestrzeganie prawa autorskiego lub niepodanie odpowiedniego źródła informacji stanowi podstawę do trwałej odmowy dostępu do zbiorów Heritage Room Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke.

Jak cytować

W przypadku publikacji lub innej dystrybucji należy zawsze podawać Heritage Room jako źródło tekstu lub zdjęć. Ogólnie rzecz biorąc, materiały Heritage Room należy cytować jako:

Nazwa kolekcji, pudełko #, teczka #, dzięki uprzejmości Heritage Room,
Biblioteka hrabstwa Athens-Clarke, Ateny, Georgia

W przypadku pytań dotyczących prawidłowego cytowania lub opisu materiałów prosimy o kontakt z Dziedzictwem.

Żądanie reprodukcji/duplikacji

Istnieje możliwość zamówienia kserokopii, mikrofilmów i cyfrowych obrazów materiałów Heritage Room. Prawo autorskie Stanów Zjednoczonych (tytuł 17, Kodeks Stanów Zjednoczonych) reguluje wykonywanie fotokopii i innych reprodukcji materiałów chronionych prawem autorskim. Biblioteki i archiwa, pod pewnymi warunkami określonymi w ustawie, są upoważnione do dostarczenia kserokopii lub innej reprodukcji. Jednym z tych określonych warunków jest to kserokopia lub reprodukcja nie mogą być „wykorzystywane do celów innych niż prywatne studia, stypendia lub badania”. Reprodukcje nie mogą być wykonywane ani przekazywane innym repozytoriam. Jeśli użytkownik złoży wniosek o kserokopię lub reprodukcję lub później wykorzysta ją do celów wykraczających poza „dozwolony użytek”, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie praw autorskich.

Izba Dziedzictwa rozpatrzy wnioski o ograniczoną reprodukcję materiałów, jeżeli kopia spełnia wszystkie kryteria:

1. można wykonać bez uszkodzenia materiału
2. nie narusza umów z darczyńcami
3. jest zgodny z prawem autorskim

Żądanie reprodukcji należy zgłosić wcześniej, korzystając z udostępnionego formularza. Na wniosek o reprodukcję należy uiścić zryczałtowaną opłatę na rzecz Heritage Room hrabstwa Athens-Clarke, plus koszty reprodukcji określone według potrzeb mecenasa. Więcej informacji można znaleźć w tabeli kar i opłat biblioteki hrabstwa Athens-Clarke.

Wszelkie opłaty lub inne należności związane z reprodukcją materiałów ilustracyjnych, fotograficznych lub dźwiękowych w żaden sposób nie stanowią sprzedaży tych obrazów, plików, treści ani praw autorskich do nich. Zgoda na zapoznanie się z materiałami lub uzyskanie kopii nie oznacza prawa do ich publikacji lub reprodukcji w całości lub w części. Wszelkie prawa przysługują Heritage Room i/lub właścicielowi praw autorskich. Jeżeli w procesie reprodukcji zostaną wykonane negatywy kopiowe, wszystkie takie negatywy staną się własnością Pokoju Dziedzictwa Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke.

Pielęgnacja kolekcji

Ochrona

W celu zachowania materiałów w stanie, w jakim zostały otrzymane, skarbce i pomieszczenia magazynowe Heritage Room będą miały niezależnie regulowane i monitorowane środowisko o kontrolowanej temperaturze i wilgotności. W miarę posiadanych środków zakupione i wykorzystane zostaną pojemniki do przechowywania materiałów archiwalnych. Pracownicy Heritage Room będą czyścić i naprawiać materiały będące własnością Biblioteki hrabstwa Athens-Clarke, stosując standardowe procedury konserwacji.

Ochrona

Materiały z Pokoju Dziedzictwa wymagające konserwacji i/lub restauracji zostaną przesłane profesjonalistom w miarę dostępnych środków. Utrzymana zostanie priorytetowa lista schorzeń wymagających uwagi i przepisanego leczenia. W razie potrzeby pracownicy Heritage Room udostępnią klientom duplikaty lub cyfrowe substytuty delikatnych lub cennych oryginalnych materiałów.

Ubezpieczenie i wycena

Przedmioty rzadkie, cenne lub trudne i/lub drogie w wymianie mogą wymagać ubezpieczenia. Ważne przekazane materiały powinny zostać ocenione przez darczyńcę przed przekazaniem ich do Heritage Room. Jeżeli nie przeprowadzono żadnej wyceny, ocenę przeprowadzi ekspert zatwierdzony przez firmę ubezpieczeniową Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke.

Niektóre pozycje mogą z czasem zyskiwać na wartości i wymagać ponownej oceny. Potrzeba ta zostanie oceniona podczas corocznej inwentaryzacji, a bibliotekarz/archiwista z Dziedzictwa wyda zalecenia dotyczące ponownej oceny niektórych pozycji w zbiorze, jeśli będzie to uzasadnione.

Zatwierdzono 14 kwietnia 2015 r