Publiczne sale konferencyjne

Przygotowane przez: Valerie Bell i zespół ds. zasobów, data: 26.06.2022 r
Przesłano do: Komitetu Politycznego ARLS, data: 7.06.2022
Zatwierdzony przez: Radę Nadzorczą ARLS, data: 21.7.2022

Wyznaczone publiczne sale spotkań (sale wielofunkcyjne, audytoria, sale konferencyjne, gabinety, sale lekcyjne i/lub inne wyznaczone obszary) w obiektach Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach zostały zaprojektowane tak, aby realizować idee i cele wyrażone w deklaracji misji i wizji biblioteki , kierunek strategiczny i plany taktyczne biblioteki. Obiekty służą jako zasoby publiczne mieszkańcom i organizacjom w pięciu hrabstwach ARLS, zapewniając dostęp do bibliotek i innych programów realizujących funkcje edukacyjne, informacyjne, kulturalne i obywatelskie społeczności.

Nawet jeśli są zarezerwowane i wykorzystywane przez grupy niezwiązane z biblioteką, sale posiedzeń bibliotecznych pozostają ogólnodostępnymi przestrzeniami biblioteki; żadne obszary biblioteki publicznej nie są uważane za przeznaczone do użytku prywatnego.

Sale konferencyjne nie są dostępne w następujących oddziałach: Centrum Zasobów Bibliotecznych East Athens; Biblioteka Lavonia-Carnegie; Centrum zasobów bibliotecznych Lay Park; Biblioteka Winterville.

Równe szanse dostępu

• Sale konferencyjne biblioteki są dostępne na równych zasadach dla wszystkich grup społecznych, niezależnie od przekonań i przynależności osób lub grup proszących o ich użycie.
• Wszelkie zajęcia odbywające się w salach konferencyjnych muszą być bezpłatne i otwarte dla publiczności, personelu, organów ścigania i prasy. Opłaty za wstęp, nagabywanie, opłacanie składek i rejestracja obecności są niedozwolone; uczestnictwo w zajęciach nie wymaga dokonywania żadnych zakupów.
• Zajęcia odbywające się w salach posiedzeń biblioteki nie mogą być niedostępne dla żadnej osoby ze względu na wiek, płeć, rasę, religię, narodowość, niepełnosprawność lub inną kategorię prawnie chronioną.
• Aby zapewnić równe szanse dostępu dla wszystkich grup społecznych, nie będą przyjmowane rezerwacje na serię spotkań, które wyznaczają bibliotekę jako regularne miejsce spotkań, z wyjątkiem wydarzeń sponsorowanych przez bibliotekę, partnerów biblioteki lub stowarzyszonych z nią podmiotów. agencje i organizacje. Jednorazowo dla jednej grupy można zarezerwować nie więcej niż trzy terminy.

Poparcie

• Korzystanie z sal konferencyjnych przez agencje zewnętrzne nie oznacza poparcia przez bibliotekę, personel biblioteki, lokalną Radę Nadzorczą lub Radę Nadzorczą Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach dla poglądów wyrażanych przez uczestników programów lub spotkań.
• Zewnętrzne reklamy programów prowadzonych w bibliotece powinny zawierać informację o organizacji sponsorującej. Niedozwolona jest żadna reklama lub ogłoszenie sugerujące poparcie biblioteki. Biblioteka prosi o uprzednią zgodę na reklamy zewnętrzne, które zawierają nazwę biblioteki i informacje o jej lokalizacji.

Priorytety

1. Spotkania i wydarzenia sponsorowane lub współsponsorowane przez bibliotekę oraz partnerów biblioteki oraz stowarzyszone agencje i organizacje mają pierwszeństwo przed wszystkimi zewnętrznymi grupami lub osobami.
2. Spotkania i wydarzenia agencji samorządowych i państwowych finansujących biblioteki.
3. Wszystkie pozostałe rezerwacje będą przyjmowane według kolejności zgłoszeń, przy czym preferencje będą przyznawane grupom znajdującym się na obszarze obsługiwanym przez ARLS.
4. Biblioteka zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu spotkań, jeśli zajdzie taka potrzeba, oraz do anulowania ustalonych zastrzeżeń po rozsądnym powiadomieniu zainteresowanej grupy(y).

Rezerwacje i harmonogram

• Rezerwacje korzystania z sali konferencyjnej dokonywane są według procedur ustalonych przez poszczególne osoby zarządzające biblioteką (patrz Wytyczne i Procedury dotyczące Sali Spotkań oraz Formularz Rezerwacji i Umów dla każdej lokalizacji). Każdy, kto korzysta z pokoju wymagającego rezerwacji, zobowiązany jest wypełnić i podpisać Rezerwację/Umowę
• Formularz przed skorzystaniem z pokoju. W formularzu tym wnioskodawca musi podać nazwę organizacji, pełną nazwę i adres wnioskodawcy oraz numer telefonu osoby odpowiedzialnej za spotkanie. Formularz ten musi zostać podpisany przez wnioskodawcę przed otwarciem sal konferencyjnych. Wypełnione formularze rezerwacji/umowy są rejestrami publicznymi i podlegają zgodnym z prawem prośbom o udostępnienie danych.
• Zarezerwowane sale konferencyjne są dostępne wyłącznie dla grup lub organizacji znajdujących się na obszarze działania ARLS.
• Rezerwacje są akceptowane dla grup lub organizacji mających siedzibę poza pięcioma hrabstwami obsługiwanymi przez Region Ateński
• System Biblioteczny, ale te grupy lub organizacje są zobowiązane do uiszczania opłaty za utrzymanie ustalanej przez obsługującą bibliotekę.
• Zarezerwowane sale konferencyjne są dostępne wyłącznie dla grup składających się z co najmniej trzech osób.
• Rezerwacji musi dokonać osoba dorosła (w wieku co najmniej 18 lat). Grupy składające się z uczestników w wieku poniżej 18 lat muszą znajdować się pod opieką osoby dorosłej. Osoba dorosła podpisująca rezerwację musi przybyć przed rozpoczęciem wydarzenia, być obecna przez cały czas trwania wydarzenia i musi pozostać na terenie kampusu bibliotecznego wszystkich niepełnoletnich uczestników.
• Osoba podpisująca/osoba kontaktowa dla każdej grupy jest odpowiedzialna za upewnienie się, że każdy członek swojej grupy jest świadomy i przestrzega wszystkich przepisów i polityk bibliotecznych.
• Żadna grupa nie może przypisać swojej rezerwacji innej grupie.
• Rezerwacje będą przyjmowane wyłącznie w terminie sześciu miesięcy przed datą spotkania.
• Sale konferencyjne nie są dostępne w czasie wakacji bibliotecznych lub w przypadku awaryjnego zamknięcia bibliotek.
• Spotkania mogą odbywać się w salach bibliotecznych lub pomieszczeniach wielofunkcyjnych przed lub po regularnych godzinach pracy biblioteki tylko po wcześniejszym uzgodnieniu i uzyskaniu zgody personelu biblioteki na żądane godziny.
• W określonych lokalizacjach bibliotek filialnych mogą obowiązywać dodatkowe wymagania dotyczące spotkań poza normalnymi godzinami pracy.
• Biblioteka nie zapewnia wyposażenia i sprzątania sali; grupa rezerwująca jest odpowiedzialna za ustawienie krzeseł i stołów na potrzeby swoich wydarzeń oraz odłożenie ich po zakończeniu spotkania. Grupy powinny zaplanować rezerwację tak, aby uwzględnić czas przygotowania i sprzątania. Po dokonaniu rezerwacji konkretna biblioteka przekaże szczegółowe wytyczne dotyczące przygotowania i sprzątania.

Ograniczenia/ograniczenia

• Zasady dotyczące odpowiedzialności i postępowania patronów oraz wszystkie inne zasady lokalnych bibliotek i regionalnego systemu bibliotek w Atenach (ARLS) mają zastosowanie do wszystkich spotkań i uczestników.
• Spotkania nie mogą zakłócać normalnego i uporządkowanego prowadzenia działalności biblioteki ze względu na hałas, zatłoczenie, parkowanie lub inne czynniki.
• We wszystkich pomieszczeniach biblioteki należy przestrzegać zarządzeń lokalnego komendanta straży pożarnej, dotyczących ilości osób w pomieszczeniach oraz innych kwestii związanych z bezpieczeństwem. Regulamin wywieszony jest w każdej lokalizacji.
• Prywatne spotkania, przyjęcia, uroczystości, poufne spotkania, zeznania prawne i zgromadzenia komercyjne nie są dozwolone w publicznych salach konferencyjnych.
• Wydarzenia sponsorowane przez bibliotekę lub oficjalnych partnerów biblioteki mogą obejmować sprzedaż biletów lub zbiórki pieniędzy, w innych nie.
• Opłaty za udział w warsztatach, grupach naukowych, cyklach dyskusyjnych, konferencjach i podobnych spotkaniach mogą być pobierane wyłącznie w celu pokrycia bezpośrednich kosztów materiałów wykorzystywanych w tym programie.
• Żadna grupa poza biblioteką i organizacjami sponsorowanymi przez bibliotekę nie może używać biblioteki jako swojego oficjalnego adresu.
• Żadne publiczne sale konferencyjne (w tym małe pokoje do nauki) nie mogą być wykorzystywane do spania lub przechowywania rzeczy osobistych.
• W sytuacji awaryjnej związanej z pogodą w Bibliotece spotkania mogą zostać odwołane, a wniesione opłaty zostaną zwrócone.
• Kandydaci i grupy posiadające rezerwacje są odpowiedzialni za sprawdzenie w bibliotece dostępności w przypadku niesprzyjającej pogody. Personel biblioteki podejmie próbę poinformowania wnioskodawcy lub osoby kontaktowej, jeśli zaznaczono inaczej, o nagłym zamknięciu biblioteki z powodu innych okoliczności.
• W salach konferencyjnych ani w innych częściach biblioteki nie wolno palić tytoniu ani spożywać napojów alkoholowych.
• Biblioteka dysponuje ograniczoną liczbą różnego rodzaju sprzętu audiowizualnego, z którego można korzystać w salach konferencyjnych. Obowiązkiem wnioskodawcy jest upewnienie się, że jego sprzęt osobisty, taki jak laptop, jest kompatybilny ze sprzętem audiowizualnym biblioteki. Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za sprzęt prywatny używany w budynku.
• Biblioteka nie udostępnia miejsc do przechowywania mienia i zaopatrzenia grup lub organizacji korzystających z sal konferencyjnych.
• Biblioteka nie będzie przyjmować przedterminowych dostaw sprzętu ani materiałów dla grup korzystających z sal konferencyjnych.
• Wszystko, co pozostanie w salach posiedzeń, zostanie usunięte według uznania biblioteki.
• Pracownicy Biblioteki nie będą przyjmować ani dostarczać wiadomości uczestnikom spotkań; żaden telefon nie jest dostępny do użytku publicznego.
• Zarząd i pracownicy Biblioteki nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za grupy lub osoby uczestniczące w spotkaniach w bibliotece i nie ponoszą żadnej odpowiedzialności za własność prywatną wniesioną do budynku lub na teren kampusu bibliotecznego.
• Przyszłe korzystanie z sali konferencyjnej może zostać ograniczone lub odmówione przez personel biblioteki z powodu naruszenia zasad bibliotecznych.
• Za zniszczenie mienia bibliotecznego lub pozostawienie pomieszczenia w stanie wymagającym dodatkowego sprzątania lub konserwacji odpowiada grupa korzystająca z pomieszczenia. Osoba podpisująca rezerwację zostanie obciążona wszelkimi wynikającymi z tego opłatami za naprawę lub sprzątanie. Uszkodzenie mienia bibliotecznego może skutkować także odmową wnioskodawcy dalszego korzystania ze zbiorów. Ustalenia te zostaną dokonane przez dyrektora wykonawczego regionalnego systemu bibliotek w Atenach.

Przegląd i odwołanie

• Dyrektor wykonawczy ARLS zastrzega sobie prawo do rozpatrzenia wszelkich wniosków o korzystanie z sal konferencyjnych biblioteki i może odrzucić wszelkie, które uzna za nieodpowiednie lub nieodpowiednie.
• Pytania, wątpliwości i/lub kwestie dotyczące zasad dotyczących sal konferencyjnych, opłat i/lub treści programów lub wydarzeń organizowanych w salach konferencyjnych należy zgłaszać na piśmie do kierownika oddziału biblioteki. Pisemnej odpowiedzi od kierownika oddziału należy spodziewać się w ciągu 10 dni od otrzymania wniosku o dokonanie przeglądu.
• Odwołanie od decyzji Kierownika Oddziału można złożyć, składając formalny wniosek o ponowne rozpatrzenie zasobu bibliotecznego lub usługi skierowany do dyrektora wykonawczego ARLS w ciągu 10 dni od powiadomienia o decyzji osoby składającej wniosek. Dyrektor Wykonawczy ustosunkuje się do niniejszego odwołania w terminie 10 dni roboczych.
• W przypadku ponownego odwołania, lokalna Rada Nadzorcza Biblioteki zorganizuje, podczas następnego regularnie zaplanowanego kwartalnego posiedzenia Zarządu, przesłuchanie w celu wysłuchania dowodów istotnych dla odwołania.
• W terminie 30 dni od zakończenia rozprawy Rada Nadzorcza przedstawi pisemną rekomendację w tej sprawie.
• Odwołanie można złożyć na piśmie do Rady Nadzorczej Biblioteki Regionalnej w Atenach w ciągu 30 dni. Decyzja Zarządu ARLS jest ostateczna.