Zasady zarządzania zbiorami zasobów

Przygotowane przez: Zespół ds. zasobów i Zespół ds. technologii komputerowych, data: 26.06.2022 r
Przesłano do: Komitetu Politycznego ARLS, data: 7.06.2022
Zatwierdzony przez: Radę Nadzorczą ARLS, data: 17.01.2002, poprawiony: 16.10.2014, poprawiony: 21.07.2022

Regionalny System Bibliotek w Atenach (ARLS) służy patronom w swoim regionie składającym się z pięciu hrabstw, udostępniając zasoby biblioteczne i informacyjne w celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych, pomagając ogółowi społeczeństwa w osiąganiu celów edukacyjnych, odzwierciedlając różnorodność kulturową społeczności i promując twórcze wykorzystanie czas wolny. Podstawowym sposobem realizacji celów i planów strategicznych wszystkich bibliotek i ośrodków zasobów ARLS jest selekcjonowanie, organizowanie i udostępnianie zasobu bibliotecznego zgodnie z potrzebami mieszkańców Regionu. Nawet w epoce cyfrowej zbiory materiałów i zasobów biblioteki pozostają podstawą tworzenia programów i usług bibliotecznych. Celem tej polityki jest opisanie, w jaki sposób zasoby zbiorów ARLS są wybierane, utrzymywane, oceniane i wycofywane oraz informowanie opinii publicznej o zasadach zarządzania zasobami bibliotecznymi.

Odpowiedzialność za zarządzanie zasobami

Władzę w zakresie zarządzania zasobami i zbiorami sprawuje dyrektor biblioteki, który działa w ramach zasad zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach. Dyrektor Biblioteki wdraża politykę i przydziela personelowi zarządzającemu zbiorami roboczą odpowiedzialność za wybór, odznaczanie i zarządzanie zasobami materiałów i informacji we wszystkich bibliotekach systemu. Zachęcamy innych pracowników i społeczeństwo do zgłaszania sugestii dotyczących uzupełnienia zbioru zasobów.

Filozofia selekcji

Zasoby i materiały wybrane do uzupełnienia zbiorów Bibliotek Regionalnych w Atenach będą wspierać misję i wizję określoną przez lokalne Rady Powiernicze Biblioteki i Zarząd ARLS. System biblioteczny stoi na straży prawa jednostki do zabezpieczenia informacji, nawet jeśli treść tych informacji może być kontrowersyjna, niekonwencjonalna lub nieakceptowalna dla innych. Istnienie określonego punktu widzenia w zbiorach jest wyrazem polityki biblioteki dotyczącej wolności intelektualnej i dostępu do informacji, a nie poparciem dla określonego punktu widzenia. Materiały biblioteczne nie są oznaczone ani identyfikowane w sposób wskazujący na aprobatę, dezaprobatę lub ocenę zawartości. Materiały biblioteczne nie są zabezpieczane, chyba że ma to na celu zabezpieczenie ich przed zniszczeniem lub kradzieżą. Materiały wybrane zgodnie z Polityką zarządzania zbiorami zasobów są uważane za chronione na mocy Pierwszej Poprawki do Konstytucji Stanów Zjednoczonych.

Zakres kolekcji

Zasoby materiałowe Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach mają na celu zaspokojenie różnorodnych potrzeb informacyjnych, edukacyjnych, kulturalnych i rekreacyjnych ogółu ludności Regionu. Zakres zbiorów ma umożliwiać wybór formatu, sposobu opracowania i poziomu trudności, tak aby można było zaspokoić potrzeby większości użytkowników biblioteki. Kładzie się nacisk na pozyskiwanie aktualnych materiałów cieszących się szerokim zainteresowaniem ogółu społeczeństwa. Zbiór jest regularnie przeglądany i korygowany, aby odzwierciedlić zmieniające się dane demograficzne i potrzeby obsługiwanych społeczności.

Rodzaje kolekcji w systemie

• Siedziba Biblioteki Okręgowej Biblioteka hrabstwa Athens-Clarke pełni funkcję centralnego księgozbioru systemu bibliotecznego. Zawiera obszerny zbiór zasobów i materiałów, które mają służyć wszystkim mieszkańcom Systemu Regionalnego oraz realizować wizję, misję i plan strategiczny Biblioteki Hrabstwa Athens-Clarke.
• Zbiory Biblioteki Oddziałowej Zbiory i zasoby bibliotek filialnych planowane są w taki sposób, aby zaspokajały podstawowe potrzeby ich głównych obszarów działalności. Zbiory branżowe oferują ograniczony wybór aktualnych i popularnych zasobów na bardzo ogólnym poziomie. Usługi i zasoby informacyjne dostępne na miejscu mogą być ograniczone.
• Kolekcje specjalne Zbiory Specjalne są utrzymywane przez bibliotekę w celu udoskonalenia i uzupełnienia jej usług.

1. Zbiory historii lokalnej
   Biblioteki ARLS pozyskują materiały dotyczące lokalnej historii i genealogii w oparciu o zapotrzebowanie, koszty, przestrzeń i znaczenie dla lokalnego obszaru. Oddziałowe zbiory historii lokalnej skupiają się na materiałach przydatnych w interesie ogółu; nie uważa się ich za materiały o charakterze archiwalnym. Izba Dziedzictwa gromadzi, konserwuje, organizuje i udostępnia w ograniczonym zakresie zasoby regionalne do celów badawczych i/lub konserwatorskich. Dalsze informacje na temat bardziej obszernych zbiorów znajdujących się w Bibliotece Hrabstwa Ateny-Clarke można znaleźć w zasadach dotyczących pomieszczeń dziedzictwa kulturowego.
2. Kolekcje w języku innym niż angielski
   Książki i inne zasoby w językach innych niż angielski można kupować w zależności od lokalnej demografii i wykazanych, mierzalnych potrzeb w obszarach usług biblioteki.
3. Zbiory Centrum Zasobów Bibliotecznych
   Książki i inne zasoby są gromadzone, katalogowane i przechowywane w Centrach Zasobów w hrabstwie Athens-Clarke.

▪ Centra zasobów oferujące pełen zakres usług Kolekcje Aarona Hearda i Lay Park skupiają się na rozwijaniu zainteresowań dzieci w wieku szkolnym i literaturze afroamerykańskiej. Biblioteka i Centrum Edukacji Pinewoods skupiają się na rozwijaniu zainteresowań dzieci w wieku szkolnym, literaturze w języku hiszpańskim i nauce języka angielskiego jako drugiego języka.

Udostępnianie zasobów

Ponieważ Regionalny System Bibliotek w Atenach nie jest w stanie zaspokoić wszystkich potrzeb informacyjnych swoich użytkowników za pomocą własnych materiałów i zasobów, biblioteka uczestniczy w sieciach wymiany zasobów, które zapewniają dostęp do zbiorów innych bibliotek. ARLS jest członkiem PINES, konsorcjum gruzińskich bibliotek publicznych. Użytkownicy bibliotek posiadający ważną członkowską kartę biblioteczną mogą wypożyczać książki z innych bibliotek PINES. Jeśli to możliwe, biblioteka może negocjować możliwość korzystania z lokalnych bibliotek akademickich przez patronów. Ponadto biblioteka korzysta z usług Wypożyczalni Międzybibliotecznej w celu rozszerzenia dostępnych zasobów poza sieć PINES i, jeśli to możliwe, organizuje patronackie korzystanie z lokalnych bibliotek akademickich. Według uznania Dyrektora można tworzyć inne konsorcja w celu dostarczania materiałów elektronicznych lub do pobrania oraz w przypadku nowych formatów. Przy podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania zbiorami dla ARLS uwzględnia się zasoby dostępne w bibliotekach innych rejonów i agencjach społecznych.

Kryteria wyboru

Zasoby biblioteczne są wybierane zgodnie z misjami i celami bibliotek Regionalnego Systemu Bibliotecznego w Atenach, zgodnie z ustaleniami lokalnych rad doradczych bibliotek i Rady Nadzorczej ARLS. Zasoby biblioteczne dobierane są pod kątem wartości informacyjnej, edukacyjnej, kulturalnej i rekreacyjnej. Przy wyborze zasobów do kolekcji stosowane są następujące ogólne kryteria. Nie każdy tytuł musi spełniać wszystkie kryteria, ale powinien spełniać jedno lub więcej z nich. Liczba i waga mających zastosowanie kryteriów mogą się różnić w zależności od konkretnych decyzji w sprawie wyboru. Sugestie dotyczące zakupu od użytkowników i pracowników biblioteki są przeglądane i kupowane według tych samych kryteriów selekcji.

1. Aktualne i przewidywane potrzeby i zainteresowania użytkowników bibliotek
2. Aktualna atrakcyjność i popularne zapotrzebowanie
3. Przystępność
4. Współczesne znaczenie i nieustająca popularność
5. Znaczenie i wartość dla społeczności
6. Autorytet, aktualność, dokładność, wartość literacka i jakość artystyczna
7. Dostosowanie tematu, stylu i formatu do docelowej grupy odbiorców
8. Reputacja lub znaczenie autora, ilustratora, redaktora, wydawcy, producenta lub wykonawcy.
9. Bezstronność opinii lub wyraźnie wyrażona stronniczość
10. Dostępność podobnych zasobów w innych miejscach społeczności lokalnej
11. Uwaga mediów i ocena przez krytyków i recenzentów
12. Otrzymanie lub nominacje do głównych nagród i nagród
13. Przyczynek do różnorodności i zakresu kolekcji

Materiały nie zebrane System Bibliotek Regionalnych w Atenach nie gromadzi zasobów ani podręczników, których wyłączną funkcją jest wspieranie określonych programów edukacyjnych lub religijnych lub innych kierunków studiów prowadzonych przez poszczególne organizacje lub instytucje. Materiały archiwalne, artefakty, obiekty i dzieła sztuki nie są włączane do zasobu bibliotek filialnych. Poza dokumentacją Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach (zobacz zasady dotyczące pomieszczeń dziedzictwa kulturowego), w systemie bibliotecznym nie przechowuje się oficjalnych rejestrów ani protokołów władz lokalnych lub stanowych ani innych organizacji lokalnych. Nie zbiera się materiałów w zastąpionych lub nieaktualnych formatach audiowizualnych lub elektronicznych.

Formaty materiałów

Zasoby biblioteczne mogą być udostępniane w różnych formatach. Aby uwzględnić specjalne potrzeby społeczności, często wymaganych jest wiele formatów. Kryteria wyboru biblioteki mają zastosowanie do wszystkich formatów, niezależnie od zakupionego formatu. Dodatkowe czynniki wpływające na wybór formatu obejmują przewidywane zastosowanie, wymagania dotyczące przechowywania, dostępność, wsparcie techniczne i koszt. Zespół zarządzający zbiorami aktywnie monitoruje pojawiające się technologie, aby zaplanować dodawanie nowych zasobów i formatów materiałów oraz zaprzestanie gromadzenia materiałów w formatach, które nie są już przydatne dla czytelników biblioteki.

Prezenty i darowizny materiałów

Materiały upominkowe w formatach odpowiednich dla zbiorów bibliotecznych oraz darowizny pieniężne składane wraz z propozycjami zakupu podlegają tym samym kryteriom selekcji, które mają zastosowanie do zasobów nabywanych w drodze zwykłego zakupu. Biblioteka przyjmuje prezenty pod warunkiem, że może je wykorzystać lub pozbyć się według własnego uznania. Biblioteka nie prowadzi wycen ani wycen prezentów w celu odliczenia podatku lub w innych celach. Przyjęcie prezentu, który został wyceniony gdzie indziej, nie oznacza aprobaty biblioteki dla tej wyceny. Biblioteka nie przyjmuje żadnych prezentów w ramach wypożyczenia tymczasowego lub stałego. Wszelkie materiały przekazane bibliotece stają się jej własnością. Materiały biblioteczne posiadające funkcję rozpoznawania ekslibrisów podlegają tym samym kryteriom zarządzania zbiorami, selekcji, użytkowania i utylizacji, co inne pozycje w zbiorze.

Zarządzanie zbiorami

Aby utrzymać aktualne i użyteczne zbiory, spełniające cele systemu bibliotecznego polegające na dostarczaniu materiałów społeczeństwu, zasoby biblioteczne są regularnie i systematycznie przeglądane, zgodnie z planem i pod nadzorem bibliotekarzy zarządzających zbiorami. Zasoby biblioteczne są usuwane ze zbiorów i odrzucane, jeśli ich zawartość, stan lub żądanie patrona ograniczają dalsze wykorzystanie. Materiały biblioteczne nie są usuwane ze zbiorów tylko dlatego, że użytkownik biblioteki chce je kupić lub posiadać. Wyrzucone zasoby biblioteczne można sprzedać za pośrednictwem sklepu bibliotecznego hrabstwa Athens-Clarke, przekazać powiązanym organizacjom Friends of the Library w celu zbiórki pieniędzy na rzecz biblioteki, przekazać je innym grupom lub organizacjom non-profit lub zostać poddane recyklingowi.

Ponowne rozważenie materiałów

Biblioteka oferuje szeroką gamę materiałów reprezentujących różne punkty widzenia. Zbiory biblioteczne nie ograniczają się do pomysłów i informacji, które jedna osoba lub grupa uważa za akceptowalne. Materiały biblioteczne mogą zawierać pewną dozę szorstkości lub szczerości. Materiały wybrane dla dzieci i młodych dorosłych mogą zawierać przedstawienia ludzkich doświadczeń odzwierciedlające realistyczny lub fantastyczny punkt widzenia. Wybór materiałów bibliotecznych nie jest ograniczony możliwością korzystania z nich przez osobę niepełnoletnią. Odpowiedzialność za wykorzystanie przez czytelnika zasobów bibliotecznych, niezależnie od formatu i treści, ponosi wyłącznie ten patron lub rodzic lub opiekun prawny osoby niepełnoletniej, a nie biblioteka. Biblioteka ponownie rozpatruje każdy zasób znajdujący się w jej zbiorach na formalną prośbę lokalnego mieszkańca. Wniosek należy złożyć w formie pisemnej poprzez wypełnienie i podpisanie formularza „Wniosek o ponowne rozpatrzenie zasobu bibliotecznego”. Ustanawia się procedury zapewniające spójne i terminowe rozpatrywanie zastrzeżeń lub skarg. Materiały podlegające ponownemu rozpatrzeniu nie są usuwane ze zbioru w trakcie procesu, lecz mogą zostać wycofane na potrzeby ponownego rozpatrzenia. Lokalne Rady Powiernicze Biblioteki rozpatrują wnioski o ponowne rozpatrzenie zasobów i materiałów bibliotecznych oraz ustalają odpowiedzi na te prośby. Odwołanie rozpatruje Rada Nadzorcza Systemu Bibliotek Regionalnych w Atenach, która ponosi odpowiedzialność za ostateczną decyzję w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie.