Политика и процедуры получения денежных средств

Природа и цель

Установить отчетность по полученным денежным средствам и оборотным товарам и ускорить сдачу этих поступлений на хранение.

Подотчетность

Персонал, занимающийся инкассацией и хранением наличных денег, должен быть обучен понимать систему денежных поступлений. Кроме того, сотрудники несут фидуциарную ответственность перед налогоплательщиками своего округа, а также перед налогоплательщиками штата Джорджия за эти государственные средства. Часто сотрудники, которые собирают и вносят деньги, также могут нести личную ответственность за деньги, находящиеся у них на хранении.

Ускорить депонирование квитанций

Единые процедуры сбора денежных средств по всему региону для облегчения своевременного внесения денежных поступлений.

Особые процедуры получения денежных средств

Штрафы
Все штрафы, начисленные и взысканные за просроченные библиотечные материалы, должны быть надлежащим образом зарегистрированы в системе PINES. В конце дня общая сумма собранных штрафов должна быть записана в вашей ведомости ежедневных сборов денежных средств и отправлена в региональный офис. Ежедневный список штрафов/сборов, отмененных или возмещенных, должен храниться и прикрепляться к ведомости ежедневных сборов денежных средств. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ не допускается персонал «освобожденных от оплаты сборов» в PINES без предварительного одобрения Администрации.

На чеках, полученных для оплаты штрафов, должна стоять отметка «Только для депозита, Афинская региональная библиотечная система». Ни при каких обстоятельствах эти чеки не подлежат обналичиванию.

Деньги за копирование, плата за компьютерную печать, плата за ламинатор, плата за конференц-зал, сборы за пределами региона и плата за замену читательского билета
Деньги, собранные в счет этих различных сборов, должны быть записаны в вашем листе ежедневных сборов денежных средств и отправлены в региональный офис.

Каждая библиотека должна определить, как часто собираются наличные деньги в общественных копировальных аппаратах. Как минимум это следует делать один раз в неделю.

На чеках, полученных для оплаты этих сборов, должна стоять отметка «Только для депозита, Афинская региональная библиотечная система». Ни при каких обстоятельствах эти чеки не подлежат обналичиванию.

Плата за утерю/повреждение библиотечных материалов
Деньги, собранные за утерянные или поврежденные материалы, должны регистрироваться в системе PINES. В конце дня общая сумма комиссий за утерю/повреждение должна быть записана в вашем листе ежедневных сборов денежных средств и отправлена в региональный офис. Кроме того, необходимо заполнить и отправить форму «Утерянные/поврежденные материалы». Вся информация в форме необходима для правильного удаления и/или внесения пометок в систему каталогизации.

Если покровитель найдет и вернет утерянные материалы в течение 90 дней, ему будет выдан чек на возврат средств. Необходимо заполнить форму запроса на возмещение утерянной книги и передать ее клиенту в качестве квитанции. Оригинал формы должен быть отправлен в офис компании, где чек будет подготовлен и отправлен клиенту по почте.

На чеках, полученных для оплаты утерянных/поврежденных материалов, должна стоять отметка «Только для депозита, Афинская региональная библиотечная система». Ни при каких обстоятельствах эти чеки не подлежат обналичиванию.

Подарки и памятники
Деньги, полученные в виде подарков или памятных подарков, должны быть записаны в вашем листе ежедневных денежных поступлений и отправлены в региональный офис. Подарочные средства будут зачислены на ваш местный подарочный счет и должны быть использованы в соответствии с указаниями дарителя. (Каждая библиотека системы имеет отдельный фонд, в котором накапливаются подарки. Обо всех подарках ежеквартально сообщается в правление каждой библиотеки.)

Покровителям, делающим подарок в память/в честь кого-либо, необходимо предоставить для заполнения форму «Почитай любимого человека». Заполненную форму следует отправить в офис компании вместе с подарочными деньгами.

Необозначенные подарки могут быть потрачены по решению руководителя филиала и консультанта филиала. Однако эти средства не могут быть использованы на приобретение продуктов питания.

На чеках, полученных в подарок, должна быть отметка «Только для депозита, Афинская региональная библиотечная система». Ни при каких обстоятельствах эти чеки не подлежат обналичиванию.

Подарки и членство Друзьям библиотеки
Деньги в виде подарков или членских взносов, полученные для Друзей вашей библиотеки, следует раз в неделю пересылать казначею этой организации. Поскольку эта транзакция не вводится в Fundware, выпишите для клиента квитанцию и сохраните копию для учета в филиале. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ деньги Друзей нельзя хранить в библиотеке более недели.

Продажа материалов в библиотеке
Библиотечные материалы, изъятые из фонда, остаются собственностью библиотеки. Кроме того, как указано в политике развития фондов Афинской региональной библиотечной системы, все материалы, переданные в библиотеку, становятся собственностью библиотеки. Эти материалы можно передать в дар местной организации друзей для перепродажи после того, как библиотека проверит материалы на основе критериев отбора.

Доходы от продажи материалов, изъятых из коллекции или переданных в дар, следует направить в региональный офис. Эти средства будут зачислены на ваш местный подарочный счет и могут быть потрачены по решению менеджера и консультанта филиала. Однако эти средства не могут быть использованы для приобретения продуктов питания.

На чеках, полученных за приобретенные материалы, должна стоять отметка «Только для депозита, Афинская региональная библиотека». Ни при каких обстоятельствах эти чеки не подлежат обналичиванию.

Если местная организация друзей желает продавать материалы в библиотеке, она несет ответственность за предоставление материалов. В их обязанности также входит сбор выручки от продажи. Как говорилось выше, НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ друзья не должны хранить деньги в библиотеке более недели.

Выдача кассовых чеков
Все денежные поступления должны регулярно доставляться в региональный офис. Этот график поставок определяется коммерческим директором исходя из накопления средств в каждой библиотеке.

4/16/98