Политика управления коллекцией комнаты наследия - Библиотека округа Афины-Кларк

Декларация о намерениях

Зал наследия — это специальное подразделение библиотеки округа Афины-Кларк, которое собирает, сохраняет, систематизирует и предоставляет доступ на ограниченной основе к материалам в целях исследования и/или сохранения, охватывающих территорию Афин, штат Джорджия и Юго-восток США. Комната наследия, одна из крупнейших общедоступных и не принадлежащих к членству коллекций генеалогии и местной истории, является региональным ресурсом. Комната наследия стремится помочь студентам всех возрастов и уровней опыта в их исследованиях истории и генеалогии Юга, Джорджии и местных территорий.

Зал наследия поддерживает три направления обслуживания: справочные и исследовательские, архивы и программирование. Вместе эти подразделения поддерживают миссию библиотеки округа Афины-Кларк по предоставлению информации и ресурсов, отвечающих потребностям общества, воспитанию удовольствия и любви к чтению, а также обеспечению хранилища истории и культуры округа Афины-Кларк.

В «Комнате наследия» хранятся разнообразные текстовые и микроформы первичных источников, нециркулирующая библиотека вторичных источников, а также широкий спектр доступных в Интернете исследовательских баз данных для изучения генеалогии и местной истории. Персонал Heritage Room обслуживает общественность как на месте, так и удаленно, посредством электронной почты, почты, телефона и факса.

Архивы «Зала наследия» сохраняют и делают доступными уникальные записи, имеющие непреходящую ценность, связанные конкретно с историей отдельных лиц, семей, организаций, учреждений и избранных местных правительственных учреждений в Афинах и округе Кларк. Он также служит центральным хранилищем для постоянного хранения архивных записей Афинской региональной библиотечной системы и ее филиалов. Архивы «Зала наследия» стремятся документировать жизненный опыт простых афинян в целях генеалогических и исторических исследований. Эти первоисточники включают не только текстовые и специальные медиазаписи, такие как карты, фотографии, звукозаписи и движущиеся изображения, но также произведения искусства и артефакты, коллекции редких книг, рукописи, архитектурные чертежи и ткани. Сотрудники «Зала наследия» помогают посетителям на месте в читальном зале «Наследие» и обеспечивают доступ к коллекциям через Интернет с помощью поисковых пособий, цифровых выставок и инструментов онлайн-поиска.

Программа Heritage Room служит публике посредством дискуссий и чтений книг, выставок, лекций, семинаров, туров, вебинаров и мастер-классов. Благодаря своим культурным и образовательным программам Зал наследия помогает интерпретировать и освещать свои богатые коллекции, а также обеспечивает доступ к широкой публике.

Приобретения / Развитие коллекции

Критерии отбора

Материалы, подходящие для коллекции «Зала наследия», должны иметь отношение к округу Афины-Кларк (или отдельному городу Афины и округу Кларк до объединения), штату Джорджия, путям миграции в Джорджию и из нее и/или Югу.

Предметные области включают, помимо прочего:

1. Деловая, экономическая, социальная, культурная, образовательная, естественная и транспортная история;
2. Правительство и политика, в том числе урегулирование региона и вооруженный конфликт;
3. Геология, археология и география и их влияние на историю и развитие региона.

«Юг» обычно определяют как одиннадцать штатов, вышедших из Союза в 1860–1861 годах: Южная Каролина, Миссисипи, Флорида, Алабама, Джорджия, Луизиана, Техас, Арканзас, Северная Каролина, Вирджиния и Теннесси. После Грузии этим штатам уделяется наибольшее внимание в коллекции Heritage Room. Некоторые приграничные штаты (например, Кентукки, Мэриленд и Миссури) собираются менее широко из-за их роли в периодах миграции как в начале американской истории, так и в период гражданской войны.

Некоторые северо-восточные и среднеатлантические штаты также собираются для освещения колониальных и южных миграционных маршрутов в Джорджию и остальную часть Юга, а также материалы о других частях Соединенных Штатов, когда сюжеты относятся к Джорджии и/или Югу.

Высокоприоритетные темы для сбора включают, помимо прочего, следующие темы, перечисленные в произвольном порядке:

1. Коренные народы, которые первоначально поселились и проживали в этом районе, уделяя особое внимание территориальным спорам между чероки и индейцами крик и генеалогией коренных американцев;
2. Ключевое положение Джорджии в миграции и заселении Южной Америки, начиная с колониального периода до американской революции и заканчивая ранним федеральным периодом;
3. Важная роль, которую сыграли многие граждане и предприятия округа Кларк в предвоенные годы гражданской войны;
4. Юго-восточная афроамериканская история, культура, экономика, география и образование отражают исторически большой процент афроамериканцев в местном населении.

Приобретения

Материалы будут собираться путем покупки, дарения или обмена у частных лиц, предприятий и учреждений. Библиотекарь/архивариус Зала «Наследие» оставляет за собой право передать в коллекцию подарочные или торговые материалы сомнительной ценности или отклонить их.

Дополнения к коллекции «Зала наследия» будут оцениваться на основе критериев, перечисленных в Политике управления коллекциями ресурсов библиотечной системы округа Афины-Кларк, а также следующих критериев отбора:

1. Неизменная ценность коллекции;
2. Соответствие предмета существующей коллекции;
3. Физические характеристики предмета (т. е. размер или требования к хранению);
4. Относительная важность по сравнению с другими работами на ту же тему.

Материалы различных форматов подходят для включения в коллекцию Heritage Room. Однако из-за ограниченности места памятные вещи, однодневки, опубликованные художественные произведения и коллекции будут приобретаться или приниматься в качестве пожертвований на ограниченной основе.

Сотрудники Heritage Room будут регулярно и публично требовать пожертвования пластинок, альбомов для вырезок и других материалов от местных предприятий, клубов, обществ, организаций, местных школ и т. д., стремясь сохранить историю Афин и округа Кларк. «Комната наследия» активно пытается приобрести избранные публикации местных органов власти Единого правительства округа Афины-Кларк, ранее отдельных правительств города Афин и округа Кларк, города Винтервилля и их департаментов.

Пожертвования

Все пожертвования и подарки будут оцениваться по тем же критериям, что и материалы, выбранные для покупки. Комната наследия будет принимать пожертвования и подарки с пониманием того, что она может использовать их в соответствии со своей политикой и распоряжаться ими по своему усмотрению.

Предметы, которые обычно принимаются в качестве пожертвований, но не покупаются, включают, помимо прочего:

1. Публикации семейно-исторического и фамильного общества;
2. Семейные записи и документы;
3. Ежегодники местных школ, колледжей и университетов;
4. Ежегодники, журналы протоколов, журналы регистрации, финансовые книги и другие организационные или деловые записи или документы для местных садовых, общественных и учебных клубов.

Покровители, желающие пожертвовать Библии и копии библейских записей, будут направлены в местное генеалогическое или родословное общество для сохранения и/или публикации.

Посетители, желающие потребовать налоговых вычетов за пожертвования, сделанные в Комнату наследия, должны оценить свои предметы или коллекции за свой счет, прежде чем делать пожертвование. Все пожертвования должны сопровождаться заполненной формой Дарственного договора.

Полка авторов Афин

Полка авторов Афин — это нециркулирующая книжная коллекция, расположенная в Зале наследия и включающая предметы, ранее не упомянутые в разделе «Приобретения/Развитие коллекций» настоящего документа. Дополнения к коллекции должны быть сделаны за счет пожертвования автора, который должен соответствовать одному из следующих требований:

1. Родился в округе Афины-Кларк; или
2. Прожил в округе Афины-Кларк не менее десяти лет; или
3. Написал книгу, живя в округе Афины-Кларк.

Книги, изданные в целях выполнения требований для получения высшего университетского образования, не допускаются. Никакие государственные средства не должны использоваться для приобретения книг для Афинской авторской полки.

Предметы, помещенные на хранение в Зал наследия

В исключительных обстоятельствах и с одобрения библиотекаря/архивиста Зала наследия, по согласованию с директором библиотеки, материалы, не принадлежащие Залу наследия, могут храниться в коллекции для исследовательских или других целей. Для таких предметов потребуется заполненная форма депозитного акта, дающая право владельцу разрешить Комнате наследия временно физически владеть предметами (предметами), пока предприятие-владелец сохраняет право собственности и авторские права.

Политика и процедуры проверки материалов

Посетители, которые требуют пересмотра материалов в Зале наследия, должны следовать процедурам, изложенным в разделе «Оспоренные материалы» правил библиотеки округа Афины-Кларк.

Обслуживание коллекции

В целом, Зал наследия следует практикам, изложенным в разделе «Поддержание коллекций» Политики управления коллекциями ресурсов Афинской региональной библиотечной системы. Большинство материалов в Зале наследия собираются или принимаются на постоянное хранение, поэтому коллекцию обычно не пропалывают.

Изъятие из архива — это процесс окончательного удаления из архивных коллекций присоединенных материалов, которые дублируются, не соответствуют критериям коллекционирования или иным образом не подходят для коллекции. Процесс выхода должен быть осторожным, обдуманным и завершенным с максимальной честностью.

Ресурсы «Комнаты наследия» удаляются или исключаются из коллекции, если их содержание, состояние или отсутствие спроса со стороны посетителей ограничивают дальнейшее использование. При удалении предмета из своей коллекции Зал наследия сделает все возможное, чтобы обеспечить новый дом для изъятого материала, и оставляет за собой право продать выброшенные ресурсы в пользу Зала наследия или иным образом избавиться от предметов, больше не пригодных для использования. свои коллекции.

Предметы, датированные 1865 годом и ранее, или предметы, стоимость которых оценивается в $2,500 или выше, должны быть представлены Совету на утверждение до их исключения или исключения из фондов.

Доступ

Посетители должны зарегистрироваться в зале «Наследие» при первом посещении, а также входить и выходить из зала при всех последующих посещениях. Для посещения комнаты наследия карта PINES не требуется. Посетителям разрешено приносить в зал «Наследие» ноутбуки, планшеты и персональные сканеры. Если не используется вспышка, разрешено использование цифровых фотоаппаратов и камер мобильных телефонов.
Посетители Зала наследия имеют доступ к книгам, периодическим изданиям, микроформам, вертикальным записям файлов и имеющимся базам данных.

Коллекция Heritage Room включает материалы в различных форматах и, следовательно, предоставляет технологии и программное обеспечение, необходимые для доступа к этим форматам, включая, помимо прочего, компьютеры с доступом к базе данных, проигрыватели VHS, проигрыватели компакт-дисков и кассет, слайд-карусели и проекторы, микроформы. считыватели, принтеры, копировальные аппараты и сканеры. В связи с ограниченностью наличия оборудования и высокой потребностью в его использовании Библиотека оставляет за собой право ограничивать отдельные сеансы использования оборудования. Доступ в Интернет в зале «Наследие» предназначен только для генеалогических и/или исторических исследований. Злоупотребление этой привилегией может привести к удалению из Зала наследия и, возможно, из библиотеки округа Афины-Кларк.

Зарегистрированные посетители комнаты наследия, желающие получить доступ к материалам, хранящимся в Хранилище, должны заполнить форму использования материалов Хранилища и квитанцию о вызове для каждого запрошенного ими предмета. Запросы должны быть сделаны по крайней мере за 24 часа. Материалы будут доставлены в читальный зал «Наследие», чтобы посетитель мог получить к ним доступ.

Безопасность

В связи с характером коллекции «Зала наследия» действуют существенные ограничения безопасности. Доступ к материалам из коллекции «Зала наследия» возможен только в те часы, когда зал «Наследие» открыт и укомплектован персоналом. В книгах «Комнаты наследия» перед номером вызова будет стоять отличительная буква «GR» (что означает «Комната Джорджии»). Сборник не распространяется.
Посетители обязаны оставлять сумки и другие личные вещи в шкафчиках возле входа в Зал наследия. Запирающиеся шкафчики предоставляются только в знак уважения к посетителям Зала «Наследие» и должны быть опорожнены по завершении посещения посетителем. Вещи нельзя хранить в шкафчиках на ночь. Шкафчики в комнате наследия будут регулярно проверяться, а личные вещи, оставленные в конце дня, будут перемещены в бюро находок или утилизированы по мере необходимости.
Если материалы, принадлежащие Залу наследия, не могут быть расположены ни в Зале наследия, ни в здании библиотеки округа Афины-Кларк, и установлено, что они не были неправильно подшиты или помещены в ненадлежащее место, библиотекарь/архивариус Зала наследия или директор округа Афины-Кларк Библиотека уведомит об этом полицейское управление округа Афины-Кларк.

Доступ к Хранилищу осуществляется по ключу и только по регулярному расписанию, обученный персонал Зала наследия, библиотекарь/архивариус Зала наследия, менеджер информационных служб, директор библиотеки округа Афины-Кларк и административный помощник библиотеки округа Афины-Кларк имеют доступ. к ключу от Хранилища. Инвентаризация Хранилища на уровне ящиков будет проводиться ежегодно.

Запросы на исследования

Запросы на исследования определяются как любые вопросы, не требующие готовых ссылок, включая, помимо прочего, вопросы, состоящие из нескольких частей, а также вопросы, включающие расплывчатую или неопределенную информацию. С покровителей, делающих такие запросы, будет взиматься плата за исследование. На письменные запросы на исследования, полученные по почте, факсу или электронной почте, будут даны ответы, если позволит время, по ставкам, указанным в Таблице штрафов/сборов Руководства по библиотечной политике округа Афины-Кларк. Плата за исследование не возвращается. Из-за специализированного характера запросов на исследования все запросы должны быть сделаны в письменной форме. Посетителям, которые позвонят с запросами на проведение исследований, будет предоставлен адрес электронной почты и/или почтовый адрес Библиотеки, чтобы они могли задать свои вопросы в письменном виде.

Результаты каждого заказанного исследовательского запроса будут включать как минимум одно из следующего: (1) до 12 фотокопий для большинства заказов со ссылкой на источник или (2) отчет о поиске с указанием всех исследованных источников, если информация отсутствует. находится или (3) если применимо, список предлагаемых источников для дополнительных исследований.

На готовые справочные вопросы мы бесплатно ответим по телефону, лично или по электронной почте.

Сотрудники «Зала наследия» приветствуют и поощряют всех посетителей использовать коллекцию, одновременно признавая ограничения в наличии коллекций и времени персонала. Будут предприняты усилия, чтобы научить посетителей пользоваться коллекцией и предоставлять материалы для самопомощи, такие как указатели, средства поиска, инструкции по программному и аппаратному обеспечению, а также информацию о курсах, программах, организациях или отдельных лицах, специализирующихся в соответствующих областях обучения.

Кредиты

Материалы не могут быть вынесены из Зала наследия без разрешения библиотекаря/архивиста Зала наследия, помощника директора или директора. Материалы могут быть предоставлены для межбиблиотечного абонемента с условием «только для использования в библиотеке» по усмотрению библиотекаря/архивиста зала наследия. Хрупкие материалы не будут выдаваться взаймы из-за риска дальнейшего ухудшения качества.

Библиотекарь/архивариус Зала наследия или директор библиотеки округа Афины-Кларк может предоставить специальное разрешение на использование материалов Зала наследия другим учреждением для выставок или других целей. Письменное кредитное соглашение, определяющее условия кредита, будет подписано двумя организациями до вывоза любых материалов из Зала наследия.

Удобства

Зал для совещаний «Наследие» доступен для публики по предварительному заказу в те часы, когда зал «Наследие» открыт. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с Политикой публичного использования конференц-залов.

Хранилище комнаты наследия содержит редкие, оригинальные, хрупкие и/или ценные обработанные материалы. Предметы хранятся в Хранилище по усмотрению библиотекаря/архивиста Зала наследия или директора библиотеки округа Афины-Кларк.

Хранилище наследия предназначено для присоединенных материалов, ожидающих обработки. Мастерская наследия предназначена для обработки материалов из Хранилища, чтобы их можно было добавить в Хранилище. Доступ в обе комнаты разрешен только уполномоченному персоналу и волонтерам, и эти комнаты всегда будут заперты.

Воспроизведение и использование

Разрешение на публикацию

Зал «Наследие» стремится поддерживать исследования, обучение, научные исследования, публикации и художественное творчество с использованием материалов из специальных коллекций библиотеки. Чтобы устранить препятствия для такого использования, нет необходимости запрашивать разрешение Библиотеки как владельца физического произведения на публикацию или иное использование материалов, являющихся общественным достоянием, из Зала наследия. Это применимо независимо от того, является ли использование некоммерческим или коммерческим.

Запросы на разрешение публикации из небольшого количества коллекций, авторские права на которые принадлежат библиотеке округа Афины-Кларк, должны быть поданы в письменной форме и включать полное описание публикуемого материала, ссылку на то, где и в каком формате материал будет опубликован. , а также любую соответствующую информацию о публикации. Разрешение предоставляется только для одного использования и не подлежит передаче другому лицу, организации или организации. Дополнительные виды использования требуют дополнительных письменных запросов и будут рассматриваться отдельно.
Запросы на разрешение публикации следует направлять по адресу:

Библиотекарь комнаты наследия
Библиотека округа Афины-Кларк
2025 Бакстер-стрит
Афины, Джорджия 30606

Библиотекарь/архивариус Зала наследия оставляет за собой право отказать в разрешении на публикацию запроса, если, по его/ее мнению, выполнение запроса будет представлять собой нарушение закона об авторском праве. Кроме того, некоторые спонсоры библиотек ввели ограничения на использование материалов «Комнаты наследия», которые необходимо соблюдать. Комната наследия не может удовлетворить запросы на получение разрешений на печатные произведения, которые все еще находятся под защитой авторских прав. Аналогичным образом, мы не можем предоставлять разрешения на использование архивных коллекций или коллекций рукописей, на которые мы не обладаем авторскими правами. Пользователь или получатель копий материалов Heritage Room несет исключительную ответственность за расследование статуса авторских прав любой конкретной работы, а также за поиск и получение разрешения, где это необходимо, перед любым распространением или публикацией. Если рассматриваемый текст или изображение защищены авторским правом, разрешение на публикацию необходимо получить у владельцев прав, обычно у создателя или наследников его или ее имущества, если только на это не распространяется принцип «добросовестного использования». Закон об авторском праве защищает как неопубликованные, так и опубликованные материалы.

Любое использование изображений или материалов Heritage Room осуществляется при условии согласия пользователя или получателя возместить ущерб и оградить от ответственности библиотеку округа Афины-Кларк, ее должностных лиц, сотрудников и агентов от всех исков, претензий, исков и расходов. Используя эти материалы, покровитель соглашается с этими обязанностями, включая отмеченную правовую защиту библиотеки округа Афины-Кларк. Несоблюдение закона об авторском праве или непредоставление надлежащего указания является основанием для постоянного отказа в доступе к коллекции «Зала наследия» библиотеки округа Афины-Кларк.

Как цитировать

Комната наследия всегда должна упоминаться в качестве источника текста или изображений при их публикации или распространении иным образом. В целом материалы «Комнаты наследия» следует цитировать как:

Название коллекции, коробка #, папка #, предоставлено Залом наследия,
Библиотека округа Афины-Кларк, Афины, Джорджия

Пожалуйста, свяжитесь с Залом наследия, если возникнут вопросы относительно правильного цитирования или описания материалов.

Запрос на воспроизведение/дублирование

Можно запросить фотокопии, микрофильмы и цифровые изображения материалов Зала наследия. Закон об авторском праве США (Раздел 17 Кодекса законов США) регулирует изготовление фотокопий или иное воспроизведение материалов, защищенных авторским правом. При определенных условиях, предусмотренных законом, библиотеки и архивы имеют право предоставлять фотокопии или иное воспроизведение. Одним из таких определенных условий является то, что фотокопия или репродукция не должны «использоваться для каких-либо целей, кроме частного обучения, получения стипендии или исследования». Репродукции не могут быть сделаны или переданы в другие репозитории. Если пользователь запрашивает или позже использует фотокопию или воспроизведение в целях, выходящих за рамки «добросовестного использования», этот пользователь может нести ответственность за нарушение авторских прав.

Зал «Наследие» будет рассматривать запросы на ограниченное воспроизведение материалов при условии, что копирование соответствует всем критериям:

1. можно сделать без повреждения материала
2. не нарушает донорские соглашения
3. соответствует закону об авторском праве

Запросы на воспроизведение должны быть сделаны заранее, используя предоставленную форму. По запросу на воспроизведение взимается фиксированная плата за помещение наследия округа Афины-Кларк, а также расходы на воспроизведение, определяемые потребностями покровителя. Дополнительную информацию см. в Таблице штрафов/сборов библиотеки округа Афины-Кларк.

Любые сборы или другие сборы, связанные с воспроизведением иллюстративных, фотографических или аудиоматериалов, никоим образом не представляют собой продажу этих изображений, файлов, контента или их авторских прав. Разрешение на изучение материалов или получение копий не предполагает права их публикации или воспроизведения полностью или частично. Все права принадлежат Heritage Room и/или правообладателю. Если в процессе воспроизведения создаются негативы-копии, все такие негативы становятся собственностью Зала наследия библиотеки округа Афины-Кларк.

Уход за коллекцией

Сохранение

Чтобы сохранить материалы в том состоянии, в котором они были получены, в хранилище и складских помещениях Heritage Room будет создана среда с независимо регулируемой и контролируемой температурой и влажностью. При наличии средств будут приобретены и использованы контейнеры для архивного хранения. Сотрудники «Зала наследия» будут очищать и ремонтировать материалы, являющиеся собственностью библиотеки округа Афины-Кларк, используя стандартные процедуры консервации.

Сохранение

Материалы «Комнаты наследия», требующие консервации и/или реставрации, будут отправлены профессионалам при наличии средств. Приоритетный список пунктов, требующих внимания, и необходимого назначенного лечения будет поддерживаться. При необходимости сотрудники «Зала наследия» предоставят посетителям дубликаты или цифровые заменители хрупких или ценных оригинальных материалов.

Страхование и оценка

Предметы, которые являются редкими, ценными или которые сложно и/или дорого заменить, могут потребовать страховки. Важные пожертвованные материалы должны быть оценены дарителем перед передачей их в Зал наследия. Если оценка не была проведена, оценку проведет эксперт, утвержденный страховой компанией библиотеки округа Афины-Кларк.

Стоимость некоторых объектов со временем может увеличиться и потребовать переоценки. Эта потребность будет оцениваться во время ежегодной инвентаризации, при этом библиотекарь/архивариус Зала наследия дает рекомендации по переоценке определенных предметов в коллекции, если это оправдано.

Утверждено 14 апреля 2015 г.