Public Meeting Rooms - Athens Regional Library System

Подготовлено: Valerie Bell & Resource Team, дата: 26 июня 2022 г.
Представлено: Комитет по политике ARLS, дата: 06.07.2022
Утверждено: Попечительским советом ARLS, Дата: 21 июля 2022 г.

Обозначенные общественные конференц-залы (многоцелевые залы, аудитории, конференц-залы, кабинеты для занятий, классы и/или другие специально отведенные места) в помещениях Афинской региональной библиотечной системы предназначены для продвижения идей и целей, выраженных в заявлениях о миссии и видении библиотеки. , стратегическое направление и тактические планы библиотеки. Объекты служат общественным ресурсом для жителей и организаций в пяти округах ARLS, предоставляя доступ к библиотекам и другим программам для образовательных, информационных, культурных и гражданских функций сообщества.

Даже если зарезервированы и используются группами, не связанными с библиотекой, конференц-залы библиотеки остаются общественными зонами библиотеки; ни одна часть публичной библиотеки не считается предназначенной для частного использования.

Конференц-залы недоступны в следующих филиалах: Ресурсный центр библиотеки Восточных Афин; Библиотека Лавонии-Карнеги; Ресурсный центр библиотеки Лей Парка; Библиотека Винтервилля.

Равные возможности доступа

Конференц-залы библиотеки доступны на равной основе для всех групп населения, независимо от убеждений или принадлежности отдельных лиц или групп, запрашивающих их использование.
Все мероприятия, происходящие в конференц-залах, должны быть бесплатными и открытыми для публики, персонала, правоохранительных органов и прессы. Вступительные взносы, ходатайства, оплата членских взносов и регистрация посещения не допускаются; для посещения могут не потребоваться никакие покупки.
Мероприятия, проводимые в конференц-залах библиотеки, не могут быть закрыты для любого лица на основании возраста, пола, расы, религии, национального происхождения, состояния инвалидности или любой другой охраняемой законом категории.
Чтобы обеспечить равные возможности доступа для всех групп сообщества, бронирование не будет приниматься для серии встреч, на которых библиотека будет определена как место для регулярных встреч, за исключением мероприятий, спонсируемых библиотекой или ее партнерами или аффилированными лицами. учреждения и организации. Для одной группы можно зарезервировать не более трех дат одновременно.

Поддержка

Использование конференц-залов сторонними организациями не означает одобрения библиотекой, персоналом библиотеки, местным Советом попечителей или Советом попечителей Афинской региональной библиотечной системы точек зрения, выраженных участниками программ или встреч.
Внешняя реклама программ, проводимых в библиотеке, должна включать указание спонсирующей организации. Никакая реклама или объявления, подразумевающие одобрение библиотеки, не допускаются. Библиотека требует предварительного одобрения внешней рекламы, которая включает название библиотеки и информацию о ее местоположении.

Приоритеты

Встречи и мероприятия, спонсируемые или совместно спонсируемые библиотекой и ее партнерами, аффилированными агентствами и организациями, имеют приоритет над всеми внешними группами или отдельными лицами.
Встречи и мероприятия агентств местных и государственных органов власти, которые финансируют библиотеки.
Все остальные бронирования будут приниматься в порядке живой очереди, при этом предпочтение будет отдаваться группам, расположенным в зоне обслуживания ARLS.
Библиотека оставляет за собой право пересматривать любое расписание собраний, если это необходимо, и упреждать установленные оговорки после разумного уведомления вовлеченной группы (групп).

Бронирование и расписание

Бронирование залов для собраний производится в соответствии с процедурами, установленными персоналом администрации каждой библиотеки (см. Правила и процедуры для помещений для собраний и Форму бронирования и соглашения для каждого помещения). Любой, кто использует номер, который требует бронирования, должен заполнить и подписать бронирование / соглашение.
Форма перед использованием комнаты. Эта форма требует, чтобы заявитель указал название организации, полное имя и адрес заявителя, а также номер телефона лица, ответственного за собрание. Эта форма должна быть подписана заявителем до открытия зала(ов) заседаний. Заполненные формы бронирования/соглашения являются общедоступными документами и подлежат законным запросам на открытие записей.
Зарезервированные конференц-залы доступны только для использования группами или организациями, находящимися в зоне обслуживания ARLS.
Бронирование принимается для групп или организаций, базирующихся за пределами пяти округов, обслуживаемых Афинским региональным управлением.
Библиотечная система, но эти группы или организации должны платить плату за обслуживание, которая определяется обслуживающей библиотекой.
Зарезервированные конференц-залы доступны только для групп не менее трех человек.
Бронирование должно быть сделано взрослым (18 лет и старше). Группы с участниками моложе 18 лет должны находиться под присмотром взрослых. Взрослый, который подписывает бронирование, должен прибыть до начала мероприятия, должен присутствовать на протяжении всего мероприятия и должен оставаться до отъезда из кампуса библиотеки всех несовершеннолетних посетителей.
Подписавшееся/контактное лицо каждой группы несет ответственность за то, чтобы каждый член его или ее группы знал и соблюдал все правила и правила библиотеки.
Ни одна группа не может передать свое резервирование другой группе.
Бронирование будет приниматься только в течение шести месяцев до даты встречи.
Конференц-залы недоступны во время библиотечных праздников или во время чрезвычайного закрытия библиотек.
Встречи могут проводиться в библиотечных аудиториях или многофункциональных помещениях до или после обычных часов работы библиотеки только в том случае, если была достигнута предварительная договоренность и получено согласие сотрудников библиотеки на запрошенные часы.
Дополнительные требования к собраниям в нерабочее время могут применяться в определенных филиалах библиотек.
Библиотека не занимается обустройством помещения и уборкой; группа резервирования несет ответственность за расстановку стульев и столов для своих мероприятий и за их уборку после окончания собрания. Группы должны запланировать бронирование, включив в него время на подготовку и уборку. Конкретные инструкции по настройке и очистке будут предоставлены отдельной библиотекой при бронировании.

Ограничения/ограничения

Политика ответственности и поведения посетителей, а также все другие правила местной библиотеки и Афинской региональной библиотечной системы (ARLS) распространяются на все встречи и участников.
Собрания не могут нарушать способность библиотеки вести свою деятельность в обычном или организованном порядке из-за шума, скопления людей, парковки или других факторов.
Во всех зонах библиотеки должны соблюдаться правила местного начальника пожарной охраны относительно вместимости людей в помещениях и других вопросов безопасности. Правила размещены в каждом месте.
Частные собрания, вечеринки, торжества, конфиденциальные встречи, юридические показания и коммерческие собрания не допускаются в публичных конференц-залах.
Мероприятия, спонсируемые библиотекой или ее официальными партнерами, могут включать в себя торговлю или сбор средств, другие - нет.
Плата за участие в семинарах, учебных группах, сериях дискуссий, конференциях и подобных встречах может взиматься только в том случае, если она предназначена для покрытия прямых расходов на материалы, которые будут использоваться в этой программе.
Ни одна группа, кроме библиотеки и организаций, спонсируемых библиотекой, не может использовать библиотеку в качестве своего официального адреса.
Запрещается использовать общественные переговорные комнаты (в том числе небольшие кабинеты) для сна или хранения личных вещей.
В случае чрезвычайной ситуации в библиотеке, связанной с погодными условиями, встречи могут быть отменены, а все уплаченные взносы будут возвращены.
Заявитель и группы с бронированием несут ответственность за проверку наличия мест в библиотеке в ненастную погоду. Сотрудники библиотеки попытаются проинформировать заявителя или контактное лицо, если указано иное, о закрытии библиотеки в связи с другими обстоятельствами.
Курение и употребление алкогольных напитков в конференц-залах и других помещениях библиотеки запрещено.
В библиотеке имеется ограниченный запас различного аудиовизуального оборудования, которое можно использовать в конференц-залах. Заявитель обязан убедиться, что его личное оборудование, такое как портативные компьютеры, совместимо с аудиовизуальным оборудованием библиотеки. Библиотека не несет ответственности за частное оборудование, используемое в здании.
Библиотека не предоставляет места для хранения имущества или принадлежностей групп или организаций, использующих конференц-залы.
Библиотека не принимает предварительную доставку оборудования или расходных материалов для групп, использующих конференц-залы.
Все, что осталось в конференц-залах, будет утилизировано по усмотрению библиотеки.
Сотрудники библиотеки не будут принимать и передавать сообщения участникам собрания; ни один телефон не доступен для общего пользования.
Советы и персонал Библиотеки не несут никакой ответственности за группы или отдельных лиц, посещающих собрание в библиотеке, и не несут никакой ответственности за частную собственность, принесенную в здание или на территорию библиотеки.
В будущем использование конференц-зала может быть ограничено или отклонено персоналом библиотеки за любое нарушение библиотечной политики.
Ответственность за ущерб имуществу библиотеки или помещение, оставленное в состоянии, требующем дополнительной уборки или технического обслуживания, несет группа, использующая помещение. С лица, подписавшего бронирование, будет взиматься плата за ремонт или уборку. Повреждение библиотечного имущества также может привести к тому, что заявителю будет отказано в дальнейшем использовании помещений. Эти решения будут приниматься исполнительным директором Афинской региональной библиотечной системы.

Обзор и апелляция

Исполнительный директор ARLS оставляет за собой право рассматривать любые запросы на использование конференц-залов в библиотеке и может отклонять любые запросы, которые он/она сочтет неподходящими или неуместными.
Вопросы, опасения и/или проблемы, касающиеся политики конференц-залов, сборов и/или содержания программ или мероприятий, проводимых в конференц-залах, должны быть зарегистрированы в письменной форме для сведения руководителя филиала библиотеки. Письменный ответ от руководителя филиала следует ожидать в течение 10 дней с момента получения запроса на проверку.
Апелляция на решение директора филиала может быть подана путем подачи официального заявления о пересмотре библиотечных ресурсов или услуг на имя исполнительного директора ARLS в течение 10 дней после уведомления о решении лицу, запрашивающему пересмотр. Исполнительный директор ответит на это обращение в течение 10 рабочих дней.
В случае повторной апелляции попечительский совет местной библиотеки проведет во время следующего регулярно запланированного ежеквартального заседания совета слушание с целью заслушивания доказательств, имеющих отношение к апелляции.
В течение 30 дней после завершения слушания Попечительский совет вынесет письменную рекомендацию по данному вопросу.
Апелляция может быть подана в письменном виде в Совет попечителей Афинской региональной библиотеки в течение 30 дней. Решение Совета ARLS является окончательным.