Patakaran sa Petty Cash

Dahil sa mga kinakailangan sa pag-audit ng State of Georgia, ang sumusunod na patakaran at mga pamamaraan tungkol sa petty cash ay dapat sundin sa buong Rehiyon. Mayroong ilang mga dahilan para dito:

Una, ang petty cash ay ginawa mula sa overdue fine account ng bawat library. Dahil ang mga multa ay binadyet, ang kontrol sa mga paggasta ay mahalaga.

Pangalawa, ang Athens Regional Library System ay isang tax-exempt na organisasyon. Ang mga pagbili na ginawa ng mga awtorisadong tauhan ay hindi napapailalim sa buwis sa pagbebenta, at ang library ay kadalasang karapat-dapat para sa isang diskwento na hindi makukuha ng mga indibidwal.

Pangatlo, mahalaga na alam ng System Business Manager o Branch Manager ang lahat ng transaksyong pinansyal at magkaroon ng chain of command sa lahat ng oras.

At sa wakas, makikita ng departamento ng pag-audit ng estado ang gayong mga paggasta na lumalampas sa mga alituntunin sa pag-audit at napapailalim sa isang paghahanap sa aming taunang ulat ng pag-audit.

Patakaran at Pamamaraan

1. Maaaring gumamit ang staff ng alinmang branch library ng hanggang $10 ng petty cash para sa mga emergency na layunin nang walang paunang pag-apruba. Maaaring kabilang dito ang mga gastos sa selyo o mga gamit sa opisina. Ang lahat ng mga pagbili ay dapat na may kasamang isang resibo na may kumpletong presyo, petsa ng pagbili, at pangalan ng tindahan. Ang mga paggasta ng $10 o higit pa ay dapat may pag-apruba ng Branch Manager; ang mga paggasta na lampas sa $25 ay dapat may pag-apruba ng Team Coordinator. Anumang maliit na pagbili ng pera na walang wastong resibo (na may kumpletong presyo, petsa ng pagbili, at pangalan ng tindahan) ay personal na babayaran ng tatanggap ng pera at/o ang superbisor (department head) na nagpahintulot sa kahilingan.
2. Dapat i-clear ng staff ng Athens-Clarke County Library ang lahat ng pagbili, nang maaga, sa pamamagitan ng pagkuha ng awtorisadong lagda sa isang Library Petty Cash Request at iharap ito sa Circulation Supervisor. Ang isang team coordinator, o itinalagang mga tauhan ng administrasyon ay dapat lumagda sa form na nagpapahintulot sa circulation supervisor na maglabas ng mga petty cash na pondo mula sa safe. Kahit kailan ay hindi dapat alisin ng mga kawani ang mga pondo mula sa cash drawer. Kakailanganin ang isang may petsang nakadokumentong resibo. Ang mga tagapangasiwa ng sirkulasyon ay magbibigay ng naaangkop na impormasyon sa pagbubukod sa buwis sa pagbebenta kapag kinakailangan. Ang mga paggasta ng hanggang $25 ay maaaring aprubahan ng isang coordinator ng pangkat; Ang mga paggasta na lumampas sa $25 ay dapat may itinalagang lagda ng mga tauhan ng administrasyon (Direktor, Assistant Director, Administrative Coordinator, Business Manager).
3. Ang petty cash ay hindi maaaring gamitin para sa pagbili ng mga produktong pagkain. Dapat itong mahigpit na ipatupad at maituturing na isang paglabag sa batas ng estado kung babalewalain.

4/16/98