Mga Public Meeting Room

Inihanda ni: Valerie Bell & Resource Team, Petsa: 6/26/2022
Naisumite sa: ARLS Policy Committee, Petsa: 7/6/2022
Inaprubahan ni: ARLS Board of Trustees, Petsa: 7/21/2022

Ang mga itinalagang pampublikong silid ng pagpupulong (multi-purpose room, auditorium, conference room, study room, silid-aralan, at/o iba pang mga itinalagang lugar) sa Athens Regional Library System na mga pasilidad ay idinisenyo upang isulong ang mga ideya at layuning ipinahayag sa mga pahayag ng misyon at pananaw ng aklatan , madiskarteng direksyon, at mga taktikal na plano sa library. Ang mga pasilidad ay nagsisilbing pampublikong mapagkukunan sa mga residente at organisasyon sa loob ng limang county ng ARLS sa pamamagitan ng pagbibigay ng access sa mga aklatan at iba pang mga programa para sa mga gawaing pang-edukasyon, pang-impormasyon, pangkultura, at sibiko ng komunidad.

Kahit na nakalaan at ginagamit ng mga grupong hindi kaanib sa aklatan, ang mga silid ng pagpupulong sa aklatan ay nananatiling mga pampublikong lugar ng aklatan; walang mga lugar ng pampublikong aklatan ang itinuturing na para sa pribadong paggamit.

Hindi available ang mga puwang ng meeting room sa mga sumusunod na sangay: East Athens Library Resource Center; Aklatan ng Lavonia-Carnegie; Lay Park Library Resource Center; Winterville Library.

Pantay na Pagkakataon ng Access

• Ang mga silid ng pagpupulong ng aklatan ay magagamit sa isang pantay na batayan sa lahat ng mga grupo sa komunidad, anuman ang mga paniniwala o mga kaugnayan ng mga indibidwal o grupo na humihiling ng kanilang paggamit.
• Ang lahat ng aktibidad na nagaganap sa mga silid ng pagpupulong ay dapat na walang bayad at bukas sa publiko, kawani, tagapagpatupad ng batas, at pamamahayag. Ang mga bayarin sa pagpasok, paghingi, pagbabayad ng mga dapat bayaran, at pagpaparehistro ng pagdalo ay hindi pinahihintulutan; walang mga pagbili ay maaaring kailanganin para sa pagdalo.
• Ang mga aktibidad na gaganapin sa mga silid ng pagpupulong sa aklatan ay hindi maaaring isara sa sinumang tao batay sa edad, kasarian, lahi, relihiyon, bansang pinagmulan, kondisyong may kapansanan, o anumang iba pang kategoryang protektado ng batas.
• Upang mapanatili ang pantay na pagkakataon ng pag-access para sa lahat ng mga grupo ng komunidad, ang mga reserbasyon ay hindi tatanggapin para sa isang serye ng mga pagpupulong na magtatalaga sa aklatan bilang isang regular na lugar ng pagpupulong, maliban sa mga kaganapan na inisponsor ng aklatan, o ng mga kasosyo ng aklatan o kaakibat. mga ahensya at organisasyon. Hindi hihigit sa tatlong petsa ang maaaring ireserba sa isang pagkakataon para sa isang grupo.

Pagpapatibay

• Ang paggamit ng mga silid ng pagpupulong ng mga ahensya sa labas ay hindi bumubuo ng pag-endorso ng aklatan, kawani ng aklatan, lokal na Lupon ng mga Katiwala, o Lupon ng mga Tagapangasiwa ng Sistema ng Rehiyonal na Aklatan ng Athens sa mga pananaw na ipinahayag ng mga kalahok sa mga programa o pulong.
• Ang mga advertisement sa labas para sa mga programang gaganapin sa aklatan ay dapat isama ang pagkakakilanlan ng organisasyong nag-iisponsor. Walang patalastas o anunsyo na nagpapahiwatig ng pag-endorso ng aklatan ang papahintulutan. Ang aklatan ay humihiling ng paunang pag-apruba ng mga ad sa labas na kinabibilangan ng pangalan ng aklatan at impormasyon sa lokasyon.

Mga Priyoridad

1. Ang mga pagpupulong at mga kaganapan na inisponsor o co-sponsor ng library at ang mga kasosyo ng aklatan at mga kaakibat na ahensya at organisasyon ay pinahihintulutan na mauna sa lahat ng panlabas na grupo o indibidwal.
2. Mga pagpupulong at kaganapan ng mga ahensya ng lokal at estadong pamahalaan na nagbibigay ng pondo para sa mga aklatan.
3. Ang lahat ng iba pang reserbasyon ay kukunin sa first come, first served basis, na may kagustuhan na ibinibigay sa mga grupong matatagpuan sa ARLS service area.
4. Inilalaan ng library ang karapatan na baguhin ang anumang iskedyul ng mga pagpupulong kung kinakailangan at i-preempt ang mga naitatag na reserbasyon sa makatwirang abiso ng (mga) grupong kasangkot.

Mga Pagpapareserba at Pag-iskedyul

• Ang mga reserbasyon para sa paggamit ng isang silid ng pagpupulong ay ginagawa ayon sa mga pamamaraang itinatag ng mga indibidwal na kawani ng pamamahala ng aklatan (tingnan ang Mga Alituntunin at Pamamaraan ng Meeting Room at ang Form ng Pagrereserba at Kasunduan para sa bawat lokasyon). Ang sinumang gumagamit ng silid na nangangailangan ng reserbasyon ay dapat kumpletuhin at lagdaan ang Reserbasyon / Kasunduan
• Form bago gamitin ang silid. Ang form na ito ay nangangailangan na ibigay ng aplikante ang pangalan ng organisasyon, ang buong pangalan at address ng aplikante, at ang numero ng telepono ng taong responsable para sa pulong. Ang form na ito ay lalagdaan ng aplikante bago buksan ang (mga) meeting room. Ang mga nakumpletong Reservation / Agreement Form ay mga pampublikong rekord at napapailalim sa mga legal na kahilingan sa bukas na mga talaan.
• Available lang ang mga nakareserbang meeting room para sa paggamit ng mga grupo o organisasyong matatagpuan sa loob ng lugar ng serbisyo ng ARLS.
• Ang mga reserbasyon ay tinatanggap para sa mga grupo o organisasyong nakabase sa labas ng limang county na pinaglilingkuran ng Athens Regional
• Library System ngunit ang mga grupo o organisasyong ito ay kinakailangang magbayad ng maintenance fee na tutukuyin ng nagsisilbing library.
• Available lang ang mga nakareserbang meeting room para sa paggamit ng mga grupo ng hindi bababa sa tatlong tao.
• Ang mga reserbasyon ay dapat gawin ng isang nasa hustong gulang (18 taong gulang o mas matanda). Ang mga pangkat na may mga kalahok na mas bata sa 18 taong gulang ay dapat magkaroon ng pangangasiwa ng nasa hustong gulang. Ang nasa hustong gulang na pumirma sa reserbasyon ay dapat dumating bago ang simula ng kaganapan, dapat na naroroon sa buong kaganapan, at dapat manatili hanggang sa pag-alis mula sa campus ng library ng lahat ng mga dadalo na wala pang edad.
• Ang lumagda/contact person para sa bawat grupo ay may pananagutan sa pagtiyak na ang bawat miyembro ng kanyang grupo ay nakakaalam at sumusunod sa lahat ng mga regulasyon at patakaran sa library.
• Walang grupo ang maaaring magtalaga ng reserbasyon nito sa ibang grupo.
• Ang mga reserbasyon ay tatanggapin lamang sa loob ng anim na buwan bago ang petsa ng pagpupulong.
• Hindi available ang mga meeting room sa panahon ng bakasyon sa library o sa panahon ng emergency na pagsasara ng library.
• Ang mga pagpupulong ay maaaring idaos sa mga auditorium ng aklatan o (mga) multipurpose room bago o pagkatapos ng regular na naka-iskedyul na mga oras ng aklatan kapag nagawa na ang paunang pagsasaayos at ang pag-apruba ay ibinigay ng kawani ng aklatan para sa mga oras na hiniling.
• Ang mga karagdagang kinakailangan para sa mga pagpupulong sa labas ng mga regular na oras ay maaaring ilapat sa mga partikular na lokasyon ng library ng sangay.
• Ang pag-aayos at paglilinis ng silid ay hindi ibinibigay ng aklatan; ang grupong nagpareserba ay may pananagutan sa pag-set up ng mga upuan at mesa para sa mga kaganapan nito at para sa pag-alis ng mga ito kapag natapos na ang pulong. Dapat na iiskedyul ng mga grupo ang reserbasyon upang isama ang oras ng pag-set-up at paglilinis. Ang mga partikular na patnubay sa set-up at paglilinis ay ibibigay ng indibidwal na aklatan kapag may ginawang reserbasyon.

Mga Paghihigpit/Mga Limitasyon

• Patron Responsibilities and Conduct policy at lahat ng iba pang lokal na library at Athens Regional Library System (ARLS) na mga patakaran ay nalalapat sa lahat ng pulong at dadalo.
• Ang mga pagpupulong ay hindi maaaring makagambala sa kakayahan ng aklatan na magsagawa ng negosyo nito sa normal o maayos na paraan dahil sa ingay, siksikan, paradahan, o iba pang mga kadahilanan.
• Ang mga pasya ng lokal na Fire Marshal tungkol sa kapasidad ng mga tao sa mga silid, at iba pang mga bagay ng kaligtasan, ay dapat sundin sa lahat ng mga lugar ng aklatan. Ang mga patakaran ay nai-post sa bawat lokasyon.
• Ang mga pribadong pagtitipon, mga party, mga pagdiriwang, mga kumpidensyal na pagpupulong, mga legal na deposito, at mga komersyal na pagtitipon ay hindi pinapayagan sa mga pampublikong silid ng pagpupulong.
• Ang mga kaganapang itinataguyod ng aklatan o opisyal na mga kasosyo sa aklatan ay maaaring magsama ng pagbebenta o pangangalap ng pondo, ang iba ay maaaring hindi.
• Ang mga bayad para sa pakikilahok sa mga workshop, mga grupo ng pag-aaral, serye ng talakayan, mga kumperensya, at mga katulad na pagpupulong ay maaari lamang kolektahin kung ito ay upang bayaran ang direktang gastos ng mga materyales na gagamitin sa programang iyon.
• Walang grupo, maliban sa aklatan at mga organisasyong itinataguyod ng aklatan, ang maaaring gumamit ng aklatan bilang opisyal na address nito.
• Walang mga pampublikong silid ng pagpupulong (kabilang ang maliliit na silid ng pag-aaral) na maaaring gamitin para sa pagtulog o para sa pag-iimbak ng mga personal na gamit.
• Sa kaganapan ng isang emerhensiyang nauugnay sa panahon ng library, maaaring kanselahin ang mga pagpupulong at ibabalik ang anumang bayad na binayaran.
• Ang aplikante at mga grupo na may mga reserbasyon ay may pananagutan sa pag-check sa library upang kumpirmahin ang pagkakaroon sa panahon ng masamang panahon. Susubukan ng staff ng library na ipaalam sa aplikante, o contact person kung may nabanggit, tungkol sa emergency na pagsasara ng library dahil sa ibang mga pangyayari.
• Ang paninigarilyo at inuming may alkohol ay hindi pinapayagan sa mga meeting room o anumang lugar ng library.
• Ang library ay may limitadong supply ng iba't ibang uri ng audiovisual equipment na maaaring gamitin sa loob ng mga meeting room. Responsibilidad ng aplikante na tiyakin na ang kanilang mga personal na kagamitan, tulad ng mga laptop computer, ay tugma sa audiovisual equipment ng library. Ang aklatan ay walang pananagutan para sa mga pribadong kagamitang ginagamit sa gusali.
• Ang library ay hindi nagbibigay ng storage space para sa ari-arian o mga supply ng mga grupo o organisasyong gumagamit ng mga meeting room.
• Walang paunang paghahatid ng kagamitan o mga supply ang tatanggapin ng library para sa mga grupong gumagamit ng mga meeting room.
• Ang anumang natitira sa mga silid ng pagpupulong ay itatapon ayon sa nakikita ng silid-aklatan.
• Ang mga kawani ng aklatan ay hindi kukuha o maghahatid ng mga mensahe para sa mga kalahok sa pagpupulong; walang magagamit na telepono para sa pampublikong paggamit.
• Ang mga Lupon ng Aklatan at kawani ay hindi umaako ng anumang pananagutan sa o para sa mga grupo o indibidwal na dumadalo sa isang pulong sa aklatan at walang pananagutan o pananagutan para sa pribadong ari-arian na dinala sa gusali o sa kampus ng aklatan.
• Ang paggamit sa silid ng pagpupulong sa hinaharap ay maaaring paghigpitan o tanggihan ng mga kawani ng aklatan para sa anumang paglabag sa patakaran ng aklatan.
• Ang pinsala sa ari-arian ng aklatan o isang silid na naiwan sa isang kondisyon na nangangailangan ng karagdagang paglilinis o pagpapanatili ay pananagutan ng grupong gumagamit ng silid. Ang reservation signee ay sisingilin ng anumang resulta ng repair o cleaning fees. Ang pinsala sa ari-arian ng aklatan ay maaari ding magresulta sa pagtanggi sa aplikante ng karagdagang paggamit ng mga pasilidad. Ang mga pagpapasya na ito ay gagawin ng Athens Regional Library System Executive Director.

Pagsusuri at Apela

• Inilalaan ng ARLS Executive Director ang karapatan na suriin ang anuman at lahat ng mga kahilingan para sa paggamit ng mga silid ng pagpupulong sa aklatan at maaaring tanggihan ang anuman na sa tingin niya ay hindi angkop o hindi naaangkop.
• Ang mga tanong, alalahanin, at/o mga isyu tungkol sa patakaran sa silid ng pagpupulong, mga singil, at/o ang nilalaman ng mga programa o kaganapan na ginanap sa mga silid ng pagpupulong ay dapat na nakarehistro sa sulat sa atensyon ng Tagapamahala ng Sangay ng aklatan. Ang isang nakasulat na tugon mula sa Branch Manager ay dapat asahan sa loob ng 10 araw pagkatapos matanggap ang isang kahilingan sa pagsusuri.
• Ang isang apela sa desisyon ng Branch Manager ay maaaring ihain sa pamamagitan ng pagsusumite ng isang pormal na Kahilingan para sa Muling Pagsasaalang-alang ng Library Resource o Service form na naka-address sa ARLS Executive Director sa loob ng 10 araw pagkatapos maibigay ang paunawa ng desisyon sa taong humihiling ng pagsusuri. Sasagot ang Executive Director sa apela na ito sa loob ng 10 araw ng trabaho.
• Kung sakaling magkaroon ng karagdagang apela, ang lokal na Lupon ng mga Tagapangasiwa ng Aklatan ay magsasagawa, sa susunod na regular na naka-iskedyul na quarterly na pulong ng Lupon, ng isang pagdinig para sa layunin ng pagdinig ng ebidensyang nauugnay sa apela.
• Sa loob ng 30 araw pagkatapos ng pagtatapos ng pagdinig, ang Lupon ng mga Tagapangasiwa ay gagawa ng isang nakasulat na rekomendasyon tungkol sa usapin.
• Maaaring maghain ng apela sa pamamagitan ng sulat sa Athens Regional Library Board of Trustees sa loob ng 30 araw. Ang desisyon ng ARLS Board ay pinal.