Chính Sách & Thủ Tục Nhận Tiền Mặt

Bản chất và Mục đích

Thiết lập trách nhiệm đối với tiền mặt và các mặt hàng có thể thương lượng đã nhận và đẩy nhanh việc ký gửi các biên lai này.

Trách nhiệm giải trình

Nhân viên liên quan đến thu tiền mặt và tiền gửi cần được đào tạo để hiểu hệ thống biên lai tiền mặt. Ngoài ra, nhân viên có trách nhiệm ủy thác đối với những người nộp thuế trong hạt của mình cũng như đối với những người nộp thuế ở Tiểu bang Georgia đối với những khoản tiền công này. Thông thường, nhân viên thu và gửi tiền cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về số tiền mà họ đang giữ.

Tăng tốc ký gửi biên lai

Quy trình thu tiền thống nhất trong toàn khu vực để tạo điều kiện thuận lợi cho việc gửi biên lai tiền mặt kịp thời.

Thủ tục nhận tiền mặt cụ thể

tiền phạt
Tất cả các khoản tiền phạt được đánh giá và thu thập đối với tài liệu thư viện quá hạn phải được ghi lại chính xác trong hệ thống PINES. Vào cuối ngày, tổng số tiền phạt thu được phải được ghi vào bảng Thu tiền mặt hàng ngày của bạn và chuyển đến văn phòng kinh doanh khu vực. Danh sách hàng ngày về các khoản tiền phạt/lệ phí được miễn hoặc hoàn lại phải được lưu giữ và đính kèm với tờ Thu tiền mặt hàng ngày. KHÔNG lúc nào nhân viên được “miễn phí” trong PINES mà không có sự chấp thuận trước của Ban quản lý.

Séc nhận được để thanh toán tiền phạt phải được đóng dấu “Chỉ dành cho tiền gửi, Hệ thống thư viện khu vực Athens”. Trong mọi trường hợp, những tấm séc này sẽ không được đổi thành tiền mặt.

Sao chép tiền, Phí in máy tính, Phí máy ép, Phí phòng họp, Phí ngoài khu vực và Phí thay thế thẻ thư viện
Các khoản tiền thu được cho các khoản phí khác nhau này phải được ghi lại trên bảng Thu tiền mặt hàng ngày của bạn và chuyển tiếp đến văn phòng kinh doanh khu vực.

Mỗi thư viện nên xác định tần suất thu tiền mặt từ các máy photocopy công cộng. Ở mức tối thiểu, điều này nên được thực hiện một lần một tuần.

Séc nhận được để thanh toán cho các khoản phí này phải được đóng dấu “Chỉ dành cho tiền gửi, Hệ thống thư viện khu vực Athens”. Trong mọi trường hợp, những tấm séc này sẽ không được đổi thành tiền mặt.

Phí tài liệu thư viện bị mất/hư hỏng
Các khoản tiền thu được cho các tài liệu bị mất hoặc bị hư hỏng phải được ghi lại trong hệ thống PINES. Vào cuối ngày, tổng phí tổn thất/thiệt hại phải được ghi lại trên bảng Thu tiền mặt hàng ngày của bạn và chuyển đến văn phòng kinh doanh khu vực. Ngoài ra, phải hoàn thành và gửi biểu mẫu Tài liệu bị mất / hư hỏng. Tất cả thông tin trên biểu mẫu là cần thiết để loại bỏ và/hoặc ghi chú phù hợp trong hệ thống biên mục.

Nếu người bảo trợ tìm thấy và trả lại các tài liệu bị mất trong vòng 90 ngày, họ sẽ được cấp séc hoàn lại tiền. Mẫu Yêu cầu hoàn trả sách bị mất phải được hoàn thành và một bản sao được đưa cho người bảo trợ dưới dạng biên nhận. Mẫu ban đầu phải được nộp cho văn phòng kinh doanh nơi séc sẽ được chuẩn bị và gửi cho khách hàng quen.

Séc nhận được để thanh toán tài liệu bị mất / hư hỏng phải được đóng dấu “Chỉ dành cho tiền gửi, Hệ thống thư viện khu vực Athens”. Trong mọi trường hợp, những tấm séc này sẽ không được đổi thành tiền mặt.

Quà tặng và kỷ niệm
Các khoản tiền nhận được dưới dạng quà tặng hoặc vật tưởng niệm phải được ghi lại trên tờ Thu tiền mặt hàng ngày của bạn và chuyển đến văn phòng kinh doanh khu vực. Tiền quà tặng sẽ được ghi có vào tài khoản quà tặng địa phương của bạn và phải được sử dụng theo quy định của nhà tài trợ. (Mỗi thư viện trong hệ thống có một quỹ riêng để tích lũy quà tặng. Tất cả quà tặng được báo cáo hàng quý cho từng ban thư viện.)

Những người bảo trợ tặng một món quà để tưởng nhớ / vinh danh ai đó nên được cung cấp một biểu mẫu “Tôn vinh một người thân yêu” để hoàn thành. Mẫu đã hoàn thành nên được chuyển đến văn phòng kinh doanh cùng với tiền quà tặng.

Quà tặng không được chỉ định có thể được chi tiêu theo quyết định của giám đốc chi nhánh và tư vấn chi nhánh. Tuy nhiên, những khoản tiền này có thể không được sử dụng để mua thực phẩm.

Séc nhận được dưới dạng quà tặng phải được đóng dấu “Chỉ dành cho tiền gửi, Hệ thống thư viện khu vực Athens.” Trong mọi trường hợp, những tấm séc này sẽ không được đổi thành tiền mặt.

Những người bạn của Thư viện Quà tặng và Tư cách thành viên
Tiền, dưới hình thức quà tặng hoặc phí thành viên, nhận được cho Những người bạn của thư viện của bạn nên được chuyển mỗi tuần một lần cho thủ quỹ của tổ chức đó. Vì giao dịch này không được nhập vào Fundware, hãy viết biên lai cho khách hàng và giữ một bản sao để lưu hồ sơ chi nhánh. KHÔNG CÓ LÚC NÀO nên tiền của Bạn bè được giữ tại thư viện trong hơn một tuần.

Bán tài liệu trong thư viện
Các tài liệu thư viện được rút khỏi bộ sưu tập vẫn là tài sản của thư viện. Ngoài ra, như đã nêu trong chính sách phát triển bộ sưu tập của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens, tất cả các tài liệu được cung cấp cho thư viện đều trở thành tài sản của thư viện. Những tài liệu này có thể được tặng cho tổ chức bạn bè địa phương của bạn để bán lại sau khi thư viện đã xem xét các tài liệu dựa trên các tiêu chí lựa chọn.

Tiền thu được từ việc bán tài liệu hoặc được rút từ bộ sưu tập hoặc được quyên tặng phải được chuyển đến văn phòng kinh doanh khu vực. Số tiền thu được này sẽ được ghi có vào tài khoản quà tặng địa phương của bạn và có thể được chi tiêu theo quyết định của người quản lý và cố vấn chi nhánh. Tuy nhiên, những khoản tiền này có thể không được sử dụng để mua thực phẩm.

Séc nhận được cho các tài liệu đã mua phải được đóng dấu “Chỉ dành cho Tiền gửi, Thư viện Khu vực Athens.” Trong mọi trường hợp, những tấm séc này sẽ không được đổi thành tiền mặt.

Nếu một tổ chức bạn bè địa phương muốn bán tài liệu trong thư viện thì họ có trách nhiệm cung cấp tài liệu đó. Họ cũng có trách nhiệm thu tiền bán hàng. Như đã nói ở trên, KHÔNG PHẢI LÚC NÀO bạn bè nên để tiền ở thư viện hơn một tuần.

Giao nhận tiền mặt
Tất cả các biên lai tiền mặt phải được chuyển đến văn phòng kinh doanh khu vực một cách thường xuyên. Lịch trình giao hàng này sẽ được chỉ định bởi người quản lý doanh nghiệp dựa trên sự tích lũy quỹ tại mỗi thư viện.

4/16/98