Chính sách quản lý bộ sưu tập phòng di sản – Thư viện quận Athens-Clarke

Tuyên bố mục đích

Phòng Di sản là một bộ sưu tập đặc biệt của Thư viện Hạt Athens-Clarke, nơi thu thập, bảo tồn, sắp xếp và cung cấp các tài liệu có số lượng hạn chế nhằm mục đích nghiên cứu và/hoặc bảo tồn trên khu vực Athens, bang Georgia và miền Đông Nam Hoa Kỳ. Là một trong những bộ sưu tập lịch sử địa phương và phả hệ không phải thành viên có thể truy cập công khai và lớn hơn của Georgia, Phòng Di sản là một nguồn tài nguyên của khu vực. Phòng Di sản tìm cách phục vụ sinh viên ở mọi lứa tuổi và trình độ kinh nghiệm trong nghiên cứu của họ về lịch sử và phả hệ miền Nam, Georgia cũng như khu vực địa phương.

Phòng Di sản duy trì ba nhánh dịch vụ: tham khảo và nghiên cứu, lưu trữ và lập trình. Cùng với nhau, những cánh tay này hỗ trợ sứ mệnh của Thư viện Hạt Athens-Clarke là cung cấp thông tin và tài nguyên nhằm đáp ứng nhu cầu của cộng đồng, nuôi dưỡng sự thích thú và niềm yêu thích đọc sách, đồng thời cung cấp kho lưu trữ lịch sử và văn hóa của Hạt Athens-Clarke.

Phòng Di sản duy trì nhiều hồ sơ nguồn chính dạng văn bản và vi dạng, một thư viện không lưu hành các nguồn thứ cấp và một loạt cơ sở dữ liệu nghiên cứu có thể truy cập trên web để nghiên cứu về phả hệ và lịch sử địa phương. Nhân viên của Phòng Di sản phục vụ công chúng tại chỗ cũng như từ xa thông qua các yêu cầu qua email, thư, điện thoại và fax.

Cơ quan Lưu trữ Phòng Di sản bảo tồn và cung cấp các hồ sơ độc đáo có giá trị lâu dài liên quan cụ thể đến lịch sử của các cá nhân, gia đình, tổ chức, tổ chức và cơ quan chính quyền địa phương của Athens và Quận Clarke. Nó cũng đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm để lưu giữ vĩnh viễn các hồ sơ lưu trữ của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens và các chi nhánh của nó. Phòng Lưu trữ Di sản tìm cách ghi lại những trải nghiệm sống của những người dân Athen bình thường nhằm mục đích nghiên cứu phả hệ và lịch sử. Những nguồn chính này không chỉ bao gồm các bản ghi văn bản và phương tiện truyền thông đặc biệt—chẳng hạn như bản đồ, ảnh chụp, bản ghi âm và hình ảnh chuyển động—mà còn bao gồm các tác phẩm nghệ thuật và hiện vật, bộ sưu tập sách quý hiếm, bản thảo, bản vẽ kiến trúc và hàng dệt may. Nhân viên của Phòng Di sản hỗ trợ khách hàng tại chỗ trong Phòng Đọc Di sản và làm cho các bộ sưu tập có thể truy cập được trên web thông qua các công cụ hỗ trợ tìm kiếm, triển lãm kỹ thuật số và các công cụ tìm kiếm trực tuyến.

Chương trình Phòng Di sản phục vụ công chúng thông qua các cuộc thảo luận và đọc sách, triển lãm, bài giảng, hội thảo, chuyến tham quan, hội thảo trên web và hội thảo. Thông qua chương trình văn hóa và giáo dục, Phòng Di sản giúp diễn giải và làm nổi bật các bộ sưu tập phong phú của mình, đồng thời tiếp cận công chúng.

Mua lại / Phát triển bộ sưu tập

Tiêu chí lựa chọn

Các tài liệu phù hợp cho bộ sưu tập Phòng Di sản phải có liên quan đến Quận Athens-Clarke (hoặc Thành phố Athens và Quận Clarke riêng biệt trước khi thống nhất), tiểu bang Georgia, các con đường di cư vào và ra khỏi Georgia và/hoặc miền Nam.

Các lĩnh vực chủ đề bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

1. Lịch sử kinh doanh, kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục, tự nhiên và giao thông vận tải;
2. Chính phủ và chính trị, bao gồm giải quyết khu vực và xung đột vũ trang;
3. Địa chất, khảo cổ học và địa lý, và ảnh hưởng của chúng đối với lịch sử và sự phát triển của khu vực.

“Miền Nam” thường được định nghĩa là mười một tiểu bang tách khỏi Liên bang vào năm 1860-1861: Nam Carolina, Mississippi, Florida, Alabama, Georgia, Louisiana, Texas, Arkansas, North Carolina, Virginia và Tennessee. Sau Georgia, những tiểu bang này được chú trọng nhiều nhất trong bộ sưu tập Phòng Di sản. Một số Bang Biên giới (tức là Kentucky, Maryland và Missouri) được thu thập ít hơn do vai trò của chúng trong các giai đoạn di cư cả trong thời kỳ đầu của lịch sử Hoa Kỳ và xung quanh thời kỳ Nội chiến.

Một số bang Đông Bắc và Trung Đại Tây Dương cũng được thu thập để bao gồm các con đường di cư thuộc địa và miền Nam đến Georgia và phần còn lại của miền Nam, cũng như các tài liệu về các vùng khác của Hoa Kỳ khi các chủ đề liên quan đến Georgia và/hoặc miền Nam.

Các chủ đề có mức độ ưu tiên cao để thu thập bao gồm nhưng không giới hạn ở các chủ đề sau, được liệt kê không theo thứ tự cụ thể:

1. Những người dân bản địa ban đầu định cư và sinh sống trong khu vực, đặc biệt chú trọng đến các tranh chấp lãnh thổ giữa người da đỏ Cherokee và người Creek cũng như phả hệ người Mỹ bản địa;
2. Vị trí then chốt của Georgia trong quá trình di cư và định cư về phía Nam ở Bắc Mỹ kéo dài từ thời kỳ Thuộc địa cho đến Cách mạng Hoa Kỳ và đến thời kỳ đầu của Liên bang;
3. Những vai trò quan trọng của nhiều công dân và ngành công nghiệp của Quận Clarke trong những năm tiền nội chiến cho đến Nội chiến;
4. Lịch sử, văn hóa, kinh tế, địa lý và giáo dục của người Mỹ gốc Phi ở Đông Nam phản ánh tỷ lệ lớn người Mỹ gốc Phi trong dân số địa phương.

Mua lại

Tài liệu sẽ được thu thập thông qua mua, quà tặng hoặc trao đổi từ các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản có quyền giới thiệu hoặc từ chối quà tặng hoặc tài liệu trao đổi có giá trị nghi vấn đối với bộ sưu tập.

Các nội dung bổ sung vào bộ sưu tập Phòng Di sản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí được liệt kê trong Chính sách Quản lý Bộ sưu tập Tài nguyên của Hệ thống Thư viện Quận Athens-Clarke cũng như các tiêu chí lựa chọn sau:

1. Giá trị vĩnh viễn cho bộ sưu tập;
2. Sự liên quan của mục này với bộ sưu tập hiện có;
3. Đặc điểm vật lý của vật phẩm (tức là kích thước hoặc yêu cầu bảo quản);
4. Tầm quan trọng tương đối so với các tác phẩm khác cùng chủ đề.

Vật liệu ở nhiều dạng khác nhau phù hợp để đưa vào bộ sưu tập Phòng Di sản. Tuy nhiên, do không gian hạn chế, các kỷ vật, phù du, tác phẩm hư cấu đã xuất bản và các bộ sưu tập sẽ được mua hoặc chấp nhận dưới dạng quyên góp trên cơ sở hạn chế.

Nhân viên của Phòng Di sản sẽ thường xuyên và công khai kêu gọi quyên góp hồ sơ, sổ lưu niệm và các tài liệu khác từ các doanh nghiệp, câu lạc bộ, hiệp hội, tổ chức, trường học địa phương, v.v. trong nỗ lực bảo tồn lịch sử của Hạt Athens và Clarke. Phòng Di sản tích cực cố gắng thu thập các ấn phẩm chọn lọc của chính quyền địa phương của Chính phủ Thống nhất Quận Athens-Clarke, các chính quyền riêng biệt trước đây của Thành phố Athens và Quận Clarke, thành phố Winterville và các sở của họ.

Quyên góp

Tất cả các khoản quyên góp và quà tặng sẽ được đánh giá bằng các tiêu chí giống như vật liệu được chọn để mua. Phòng Di sản sẽ chấp nhận các khoản quyên góp và quà tặng với sự hiểu biết rằng họ có thể sử dụng chúng theo chính sách của mình và xử lý chúng khi thấy phù hợp.

Các mặt hàng thường được chấp nhận quyên góp nhưng không được mua bao gồm nhưng không giới hạn ở:

1. Lịch sử gia đình và các ấn phẩm xã hội về họ;
2. Hồ sơ, giấy tờ gia đình;
3. Kỷ yếu của các trường học, cao đẳng, đại học ở địa phương;
4. Sổ ghi chép hàng năm, sổ ghi chép, sổ ghi chép, sổ cái tài chính và các hồ sơ hoặc giấy tờ tổ chức hoặc kinh doanh khác cho các câu lạc bộ làm vườn, công dân, nghiên cứu ở địa phương.

Những khách hàng quen muốn tặng kinh thánh và các bản sao của hồ sơ kinh thánh sẽ được giới thiệu đến tổ chức phả hệ hoặc huyết thống khu vực để bảo tồn và/hoặc xuất bản.

Những khách hàng quen muốn yêu cầu khấu trừ thuế đối với các khoản quyên góp cho Phòng Di sản phải được thẩm định (các) vật phẩm hoặc (các) bộ sưu tập của họ bằng chi phí riêng của họ trước khi thực hiện quyên góp. Mẫu Chứng thư Quà tặng đã hoàn thành phải đi kèm với tất cả các khoản quyên góp.

Kệ tác giả Athens

Kệ Tác giả Athens là một bộ sưu tập sách không lưu hành nằm trong Phòng Di sản và bao gồm các mục trước đây chưa được đề cập đến trong phần Phát triển Mua lại/Bộ sưu tập của tài liệu này. Việc bổ sung vào bộ sưu tập phải được thực hiện bằng sự đóng góp của tác giả, người phải đáp ứng một trong các tiêu chuẩn sau:

1. Sinh ra ở Quận Athens-Clarke; hoặc
2. Sống ở Quận Athens-Clarke ít nhất mười năm; hoặc
3. Đã viết cuốn sách khi sống ở Quận Athens-Clarke.

Sách được xuất bản để đáp ứng yêu cầu về bằng đại học nâng cao không đủ điều kiện. Không được sử dụng quỹ công để mua sách cho Kệ Tác giả Athens.

Các vật phẩm được cất giữ trong Phòng Di sản

Trong những trường hợp đặc biệt và với sự chấp thuận của Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản, với sự tham vấn của Giám đốc Thư viện, các tài liệu không thuộc sở hữu của Phòng Di sản có thể được lưu giữ trong bộ sưu tập cho mục đích nghiên cứu hoặc các mục đích khác. Những đồ vật như vậy sẽ cần phải có biểu mẫu Chứng thư ký gửi đã điền đầy đủ, cấp phép cho tổ chức sở hữu để cho phép Phòng Di sản tạm thời sở hữu vật chất đối với (các) đồ vật đó trong khi tổ chức sở hữu vẫn giữ quyền sở hữu và bản quyền.

Chính sách và thủ tục đánh giá tài liệu

Những khách hàng yêu cầu xem xét lại tài liệu trong Phòng Di sản phải tuân theo các quy trình được nêu trong phần Tài liệu Thử thách của chính sách Thư viện Hạt Athens-Clarke.

Bảo trì bộ sưu tập

Nói chung, Phòng Di sản tuân theo các thông lệ được nêu trong phần Bảo trì Bộ sưu tập trong Chính sách Quản lý Bộ sưu tập Tài nguyên của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens. Hầu hết các tài liệu trong Phòng Di sản đều được thu thập hoặc chấp nhận lưu giữ vĩnh viễn, do đó bộ sưu tập thường không bị loại bỏ.

Hủy truy cập là quá trình loại bỏ vĩnh viễn khỏi bộ sưu tập lưu trữ những tài liệu được bổ sung bị trùng lặp, không đáp ứng các tiêu chí của bộ sưu tập hoặc không phù hợp với bộ sưu tập. Quá trình hủy quyền truy cập phải thận trọng, có chủ ý và hoàn thành với tính toàn vẹn cao nhất.

Tài nguyên của Phòng Di sản sẽ bị loại bỏ hoặc ngừng truy cập khỏi bộ sưu tập nếu nội dung, tình trạng hoặc việc thiếu nhu cầu của khách hàng sẽ hạn chế việc sử dụng thêm. Với việc loại bỏ một vật phẩm khỏi bộ sưu tập của mình, Phòng Di sản sẽ cố gắng hết sức để đảm bảo một ngôi nhà mới cho vật liệu đã bị hủy quyền truy cập và có quyền bán các tài nguyên bị loại bỏ để mang lại lợi ích cho Phòng Di sản hoặc xử lý các vật phẩm không còn phù hợp cho các bộ sưu tập của nó.

Các vật phẩm có niên đại từ năm 1865 trở về trước hoặc các vật phẩm được định giá ở mức $2.500 trở lên phải được trình lên Hội đồng để phê duyệt trước khi bị loại bỏ hoặc ngừng gia nhập.

Truy cập

Khách hàng phải đăng ký với Phòng Di sản trong lần ghé thăm đầu tiên và đăng nhập và đăng xuất khỏi phòng trong tất cả các lần ghé thăm tiếp theo. Không cần có thẻ PINES để sử dụng Phòng Di sản. Khách hàng được phép mang máy tính xách tay, máy tính bảng và máy quét cá nhân vào Phòng Di sản. Miễn là không sử dụng đèn flash, máy ảnh kỹ thuật số và máy ảnh điện thoại di động cũng được phép sử dụng.
Những người bảo trợ trong Phòng Di sản có quyền truy cập vào sách, tạp chí định kỳ, biểu mẫu vi mô, hồ sơ tệp dọc và cơ sở dữ liệu có sẵn.

Bộ sưu tập Phòng Di sản bao gồm các tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau và do đó cung cấp công nghệ và phần mềm cần thiết để truy cập các định dạng này, bao gồm nhưng không giới hạn ở máy tính có quyền truy cập cơ sở dữ liệu, đầu phát VHS, đầu đĩa compact và băng cassette, băng chuyền trượt và máy chiếu, vi dạng máy đọc, máy in, máy photocopy và máy quét. Do số lượng thiết bị có hạn và nhu cầu sử dụng cao, Thư viện có quyền hạn chế các phiên sử dụng thiết bị riêng lẻ. Truy cập Internet trong Phòng Di sản chỉ dành cho nghiên cứu phả hệ và/hoặc lịch sử. Lạm dụng đặc quyền này có thể dẫn đến việc bị loại khỏi Phòng Di sản và có thể cả Thư viện Hạt Athens-Clarke.

Những khách hàng quen của Phòng Di sản đã đăng ký muốn truy cập các tài liệu được lưu giữ trong Vault phải điền vào cả biểu mẫu Sử dụng Tài liệu Vault và Phiếu gọi cho từng mục họ yêu cầu. Yêu cầu phải được thực hiện trước ít nhất 24 giờ. Tài liệu sẽ được mang vào Phòng Đọc Di sản để độc giả có thể tiếp cận.

Bảo vệ

Do tính chất của bộ sưu tập Phòng Di sản, các hạn chế an ninh thiết yếu được áp dụng. Bạn chỉ có thể truy cập các tài liệu từ bộ sưu tập Phòng Di sản trong giờ Phòng Di sản mở cửa và có nhân viên trực. Sách Phòng Di sản sẽ có chữ “GR” đặc biệt—cho “Phòng Georgia”—trước số cuộc gọi. Bộ sưu tập không lưu hành.
Khách hàng phải để lại túi xách và đồ dùng cá nhân khác trong tủ khóa gần lối vào Phòng Di sản. Tủ khóa chỉ được cung cấp theo phép lịch sự dành cho khách hàng của Phòng Di sản và phải được dọn trống khi kết thúc chuyến thăm của khách hàng. Các đồ vật không được để trong tủ qua đêm. Tủ khóa của Phòng Heritage sẽ được kiểm tra thường xuyên và các vật dụng cá nhân còn sót lại vào cuối ngày sẽ được chuyển đến Lost & Found hoặc xử lý khi cần thiết.
Nếu các tài liệu thuộc Phòng Di sản không thể được đặt trong Phòng Di sản hoặc tòa nhà Thư viện Hạt Athens-Clarke và được xác định là chúng không bị gửi nhầm hoặc thất lạc, Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản hoặc Giám đốc Hạt Athens-Clarke Thư viện sẽ thông báo cho Sở Cảnh sát Quận Athens-Clarke.

Quyền truy cập vào Vault bằng chìa khóa và chỉ những nhân viên của Phòng Di sản được đào tạo, theo lịch trình thường xuyên, Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản, Giám đốc Dịch vụ Thông tin, Giám đốc Thư viện Hạt Athens-Clarke và Trợ lý Hành chính Thư viện Hạt Athens-Clarke mới có quyền truy cập tới chìa khóa của Vault. Việc kiểm kê cấp hộp của Vault sẽ được tiến hành hàng năm.

Yêu cầu nghiên cứu

Yêu cầu nghiên cứu được định nghĩa là bất kỳ câu hỏi nào yêu cầu chưa có tài liệu tham khảo sẵn sàng, bao gồm nhưng không giới hạn ở các câu hỏi gồm nhiều phần và những câu hỏi liên quan đến thông tin mơ hồ hoặc không chắc chắn. Những người bảo trợ thực hiện các yêu cầu như vậy sẽ phải trả phí nghiên cứu. Các yêu cầu nghiên cứu bằng văn bản nhận được qua thư, fax hoặc email sẽ được trả lời khi thời gian cho phép theo mức giá được liệt kê trong Biểu phí/phí của Cẩm nang Chính sách Thư viện Hạt Athens-Clarke. Phí nghiên cứu không được hoàn lại. Do tính chất chuyên biệt của các yêu cầu nghiên cứu nên mọi yêu cầu đều phải được lập thành văn bản. Những khách hàng quen gọi điện để yêu cầu nghiên cứu sẽ được cung cấp email và/hoặc địa chỉ gửi thư của Thư viện để gửi câu hỏi của họ bằng văn bản.

Kết quả của mỗi yêu cầu nghiên cứu được ủy quyền sẽ bao gồm ít nhất một trong những nội dung sau: (1) tối đa 12 bản sao cho hầu hết các đơn đặt hàng có trích dẫn nguồn hoặc (2) một báo cáo tìm kiếm, cho biết tất cả các nguồn được tìm kiếm nếu không có thông tin được định vị, hoặc (3) nếu có, danh sách các nguồn được đề xuất cho nghiên cứu bổ sung.

Các câu hỏi tham khảo sẵn sàng sẽ được trả lời qua điện thoại, trực tiếp hoặc qua email miễn phí.

Nhân viên Phòng Di sản hoan nghênh và khuyến khích tất cả khách hàng sử dụng bộ sưu tập đồng thời thừa nhận những hạn chế về tính khả dụng của bộ sưu tập và thời gian của nhân viên. Chúng tôi sẽ nỗ lực hướng dẫn khách hàng sử dụng bộ sưu tập và cung cấp các tài liệu tự trợ giúp như chỉ mục, công cụ hỗ trợ tìm kiếm, hướng dẫn phần mềm và phần cứng cũng như thông tin về các khóa học, chương trình, tổ chức hoặc cá nhân chuyên về các lĩnh vực nghiên cứu có liên quan.

Khoản vay

Không được phép mang tài liệu ra khỏi Phòng Di sản nếu không có sự cho phép của Thủ thư/Lưu trữ Phòng Di sản, Trợ lý Giám đốc hoặc Giám đốc. Tài liệu có thể được cung cấp dưới hình thức Mượn liên thư viện với quy định "Chỉ sử dụng trong thư viện" theo quyết định của Thủ thư/Nhân viên lưu trữ Phòng Di sản. Những vật liệu dễ vỡ sẽ không được cho mượn do có nguy cơ hư hỏng thêm.

Sự cho phép đặc biệt có thể được cấp bởi Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản hoặc Giám đốc Thư viện Hạt Athens-Clarke đối với các tài liệu của Phòng Di sản để cơ quan khác sử dụng cho mục đích triển lãm hoặc các mục đích khác. Một thỏa thuận cho vay bằng văn bản xác định các điều khoản của khoản vay sẽ được hai tổ chức ký trước khi chuyển bất kỳ tài liệu nào khỏi Phòng Di sản.

Cơ sở

Phòng họp Di sản mở cửa cho công chúng đặt trước trong thời gian Phòng Di sản mở cửa. Vui lòng xem Chính sách sử dụng phòng họp công cộng để biết thêm thông tin.

Hầm Phòng Di sản chứa các vật liệu quý hiếm, nguyên bản, dễ vỡ và/hoặc đã qua xử lý có giá trị. Các vật phẩm được lưu trữ trong Vault theo quyết định của Thủ thư/Nhà lưu trữ Phòng Di sản hoặc Giám đốc Thư viện Hạt Athens-Clarke.

Phòng Lưu trữ Di sản dành cho các tài liệu bổ sung đang chờ xử lý. Phòng làm việc Di sản dùng để xử lý vật liệu từ Phòng lưu trữ để có thể thêm chúng vào Vault. Quyền truy cập vào cả hai phòng chỉ dành cho nhân viên và tình nguyện viên được ủy quyền và các phòng này sẽ luôn bị khóa.

Sao chép và sử dụng

Quyền xuất bản

Phòng Di sản cam kết hỗ trợ nghiên cứu, giảng dạy, học bổng, xuất bản và sản xuất nghệ thuật liên quan đến việc sử dụng các tài liệu sưu tập đặc biệt của Thư viện. Để loại bỏ các rào cản đối với việc sử dụng như vậy, không cần thiết phải xin phép Thư viện với tư cách là chủ sở hữu tác phẩm vật lý để xuất bản hoặc sử dụng các tài liệu trong phạm vi công cộng từ Phòng Di sản. Điều này áp dụng cho dù việc sử dụng là phi thương mại hay thương mại.

Yêu cầu cấp phép xuất bản từ một số lượng nhỏ các bộ sưu tập mà Thư viện Hạt Athens-Clarke sở hữu bản quyền phải bằng văn bản và bao gồm mô tả đầy đủ về tài liệu sẽ được xuất bản, trích dẫn về địa điểm và định dạng tài liệu sẽ được xuất bản. và mọi chi tiết liên quan đến ấn phẩm. Quyền chỉ được cấp cho một lần sử dụng và không được chuyển nhượng cho bất kỳ cá nhân, tổ chức hoặc thực thể nào khác. Việc sử dụng bổ sung yêu cầu yêu cầu bổ sung bằng văn bản và sẽ được xem xét riêng.
Yêu cầu cho phép xuất bản phải được gửi tới:

Thủ thư phòng di sản
Thư viện Quận Athens-Clarke
Phố Baxter 2025
Athens, Georgia 30606

Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản có quyền từ chối chấp nhận sự cho phép xuất bản yêu cầu nếu, theo đánh giá của họ, việc thực hiện yêu cầu sẽ cấu thành hành vi vi phạm luật bản quyền. Hơn nữa, một số nhà tài trợ thư viện đã đặt ra những hạn chế đối với việc sử dụng các tài liệu của Phòng Di sản và điều này phải được tôn trọng. Phòng Di sản không thể cấp các yêu cầu cấp phép cho các tác phẩm in vẫn đang được bảo vệ bản quyền. Tương tự, chúng tôi không thể cấp các yêu cầu cấp phép cho các bộ sưu tập lưu trữ hoặc bản thảo mà chúng tôi không giữ bản quyền. Trách nhiệm duy nhất của người dùng hoặc người nhận bản sao tài liệu của Phòng Di sản là điều tra tình trạng bản quyền của bất kỳ tác phẩm cụ thể nào cũng như tìm kiếm và xin phép nếu cần trước khi phân phối hoặc xuất bản. Nếu văn bản hoặc hình ảnh được đề cập có bản quyền thì phải xin phép xuất bản từ chủ sở hữu các quyền, thường là người sáng tạo hoặc người thừa kế tài sản của họ trừ khi được bảo vệ theo nguyên tắc “sử dụng hợp pháp”. Luật bản quyền bảo vệ các tài liệu chưa được xuất bản cũng như đã xuất bản.

Bất kỳ việc sử dụng hình ảnh hoặc tài liệu nào của Phòng Di sản đều phải có sự đồng ý của người dùng hoặc người nhận để bồi thường và giữ cho Thư viện Hạt Athens-Clarke, các cán bộ, nhân viên và đại lý của Thư viện khỏi mọi vụ kiện, khiếu nại, hành động và chi phí. Bằng cách sử dụng những tài liệu này, người bảo trợ đồng ý với những trách nhiệm này, bao gồm cả các biện pháp bảo vệ pháp lý đã được ghi nhận của Thư viện Hạt Athens-Clarke. Việc không tuân thủ luật bản quyền hoặc cung cấp tín dụng phù hợp là cơ sở để từ chối vĩnh viễn quyền truy cập vào bộ sưu tập Phòng Di sản của Thư viện Hạt Athens-Clarke.

Cách trích dẫn

Phòng Di sản phải luôn được trích dẫn là nguồn văn bản hoặc hình ảnh khi được xuất bản hoặc phân phối theo cách khác. Nhìn chung, tài liệu của Phòng Di sản nên được trích dẫn là:

Tên bộ sưu tập, hộp #, thư mục #, Được phép của Phòng Di sản,
Thư viện hạt Athens-Clarke, Athens, Georgia

Vui lòng liên hệ với Phòng Di sản nếu có thắc mắc liên quan đến việc trích dẫn hoặc mô tả chính xác tài liệu.

Yêu cầu sao chép/sao chép

Có thể yêu cầu bản sao, vi phim và hình ảnh kỹ thuật số của các tài liệu trong Phòng Di sản. Luật bản quyền của Hoa Kỳ (Tiêu đề 17, Bộ luật Hoa Kỳ) chi phối việc sao chụp hoặc sao chép các tài liệu có bản quyền. Theo những điều kiện nhất định được quy định trong luật, thư viện và cơ quan lưu trữ được phép cung cấp bản sao hoặc bản sao khác. Một trong những điều kiện cụ thể đó là bản sao hoặc sao chép không được “sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc học tập, học bổng hoặc nghiên cứu cá nhân”. Việc sao chép không được phép thực hiện hoặc tặng cho các kho lưu trữ khác. Nếu người dùng yêu cầu hoặc sử dụng sau này bản sao hoặc sao chép cho các mục đích vượt quá mục đích “sử dụng hợp pháp” thì người dùng đó có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý về hành vi vi phạm bản quyền.

Phòng Di sản sẽ xem xét các yêu cầu sao chép có giới hạn các tài liệu khi việc sao chép đáp ứng tất cả các tiêu chí:

1. có thể được thực hiện mà không làm tổn thương vật liệu
2. không vi phạm thỏa thuận của nhà tài trợ
3. phù hợp với luật bản quyền

Yêu cầu sao chép phải được thực hiện trước bằng cách sử dụng mẫu được cung cấp. Một khoản phí cố định phải trả cho Phòng Di sản Quận Athens-Clarke, cộng với chi phí sao chép được xác định theo nhu cầu của người bảo trợ, sẽ được thanh toán theo yêu cầu sao chép. Xem Biểu phí/phí của Thư viện Quận Athens-Clarke để biết thêm thông tin.

Bất kỳ khoản phí hoặc khoản phí nào khác liên quan đến việc sao chép các tài liệu minh họa, ảnh hoặc âm thanh không cấu thành việc bán những hình ảnh, tệp, nội dung hoặc bản quyền của chúng dưới bất kỳ hình thức nào. Việc cho phép kiểm tra tài liệu hoặc lấy bản sao không ngụ ý quyền xuất bản hoặc sao chép chúng, toàn bộ hoặc một phần. Mọi quyền đều thuộc về Phòng Di sản và/hoặc người giữ bản quyền. Nếu bản sao âm bản được thực hiện trong quá trình sao chép, tất cả các bản âm bản đó sẽ trở thành tài sản của Phòng Di sản của Thư viện Hạt Athens-Clarke.

Chăm sóc bộ sưu tập

Sự bảo tồn

Trong nỗ lực bảo quản vật liệu trong tình trạng như khi chúng được nhận, Kho chứa và Kho chứa Phòng Di sản sẽ có một môi trường được kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm có thể điều chỉnh và giám sát độc lập. Khi có đủ kinh phí, các thùng lưu trữ sẽ được mua và sử dụng. Nhân viên Phòng Di sản sẽ làm sạch và sửa chữa các tài liệu là tài sản của Thư viện Hạt Athens-Clarke bằng các quy trình bảo quản tiêu chuẩn.

Bảo tồn

Những tài liệu của Phòng Di sản cần bảo tồn và/hoặc phục hồi sẽ được gửi đến các chuyên gia khi có sẵn kinh phí. Một danh sách ưu tiên các hạng mục cần chú ý và phương pháp điều trị theo quy định cần thiết sẽ được duy trì. Khi cần thiết, nhân viên Phòng Di sản sẽ cung cấp cho khách hàng các bản sao hoặc bản thay thế kỹ thuật số của các tài liệu gốc dễ vỡ hoặc có giá trị.

Bảo hiểm và Thẩm định

Những đồ vật hiếm, có giá trị hoặc khó thay thế và/hoặc đắt tiền có thể yêu cầu bảo hiểm. Những tài liệu quan trọng được quyên góp phải được nhà tài trợ thẩm định trước khi tặng cho Phòng Di sản. Nếu không có cuộc đánh giá nào được hoàn thành, một chuyên gia được công ty bảo hiểm của Thư viện Hạt Athens-Clarke phê duyệt sẽ đưa ra đánh giá.

Một số mặt hàng có thể tăng giá trị theo thời gian và cần được đánh giá lại. Nhu cầu này sẽ được đánh giá tại thời điểm kiểm kê hàng năm, với việc Thủ thư/Nhà lưu trữ của Phòng Di sản đưa ra các khuyến nghị về việc đánh giá lại một số tài liệu nhất định trong bộ sưu tập nếu được bảo đảm.

Phê duyệt ngày 14 tháng 4 năm 2015