Phòng họp công cộng

Biên soạn bởi: Valerie Bell & Resource Team, Ngày: 26/6/2022
Gửi tới: Ủy ban Chính sách ARLS, Ngày: 6/7/2022
Người phê duyệt: Hội đồng Quản trị ARLS, Ngày: 21/7/2022

Các phòng họp công cộng được chỉ định (phòng đa năng, khán phòng, phòng hội nghị, phòng học, lớp học và/hoặc các khu vực được chỉ định khác) trong các cơ sở của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens được thiết kế để thúc đẩy các ý tưởng và mục đích thể hiện trong tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của thư viện , định hướng chiến lược và kế hoạch chiến thuật của thư viện. Các cơ sở này đóng vai trò là nguồn tài nguyên công cộng cho cư dân và tổ chức trong năm quận của ARLS bằng cách cung cấp quyền truy cập vào thư viện và các chương trình khác cho các chức năng giáo dục, thông tin, văn hóa và công dân của cộng đồng.

Ngay cả khi được các nhóm không liên kết với thư viện đặt trước và sử dụng, phòng họp thư viện vẫn là khu vực công cộng của thư viện; không có khu vực nào của thư viện công cộng được coi là dành cho mục đích sử dụng cá nhân.

Không có phòng họp tại các chi nhánh sau: Trung tâm Tài nguyên Thư viện Đông Athens; Thư viện Lavonia-Carnegie; Trung tâm tài nguyên thư viện Lay Park; Thư viện Winterville.

Cơ hội tiếp cận bình đẳng

• Các phòng họp của thư viện được cung cấp trên cơ sở công bằng cho tất cả các nhóm trong cộng đồng, bất kể tín ngưỡng hay liên kết của các cá nhân hoặc nhóm yêu cầu sử dụng.
• Tất cả các hoạt động diễn ra trong phòng họp phải miễn phí và mở cửa cho công chúng, nhân viên, cơ quan thực thi pháp luật và báo chí. Không được phép thu phí nhập học, chào mời, thanh toán phí và đăng ký tham dự; không cần mua hàng để tham dự.
• Các hoạt động được tổ chức trong phòng họp thư viện không được phép cấm đối với bất kỳ người nào vì lý do tuổi tác, giới tính, chủng tộc, tôn giáo, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật hoặc bất kỳ danh mục nào khác được pháp luật bảo vệ.
• Để duy trì cơ hội tiếp cận công bằng cho tất cả các nhóm cộng đồng, việc đặt chỗ sẽ không được chấp nhận cho một loạt cuộc họp chỉ định thư viện là nơi gặp gỡ thường xuyên, ngoại trừ các sự kiện do thư viện tài trợ, hoặc bởi các đối tác hoặc chi nhánh của thư viện. cơ quan, tổ chức. Không quá ba ngày có thể được đặt cùng một lúc cho một nhóm.

Xác nhận

• Việc các cơ quan bên ngoài sử dụng phòng họp không cấu thành sự chứng thực của thư viện, nhân viên thư viện, Ban Quản trị địa phương hoặc Ban Quản trị Hệ thống Thư viện Khu vực Athens về quan điểm mà những người tham gia chương trình hoặc cuộc họp bày tỏ.
• Quảng cáo bên ngoài về các chương trình được tổ chức trong thư viện phải bao gồm thông tin nhận dạng của tổ chức tài trợ. Không được phép quảng cáo hoặc thông báo ngụ ý sự chứng thực của thư viện. Thư viện yêu cầu phê duyệt trước các quảng cáo bên ngoài bao gồm tên và thông tin vị trí của thư viện.

Ưu tiên

1. Các cuộc họp, sự kiện do thư viện, đối tác của thư viện và các cơ quan, tổ chức trực thuộc tài trợ hoặc đồng tài trợ được phép ưu tiên hơn tất cả các nhóm hoặc cá nhân bên ngoài.
2. Các cuộc họp và sự kiện của các cơ quan chính quyền địa phương và tiểu bang cung cấp kinh phí cho các thư viện.
3. Tất cả các đặt chỗ khác sẽ được thực hiện trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước, ưu tiên cho các nhóm nằm trong khu vực dịch vụ ARLS.
4. Thư viện có quyền sửa đổi bất kỳ lịch họp nào nếu cần thiết và ưu tiên đặt trước sau khi có thông báo hợp lý của (các) nhóm liên quan.

Đặt chỗ và lên lịch

• Việc đặt chỗ sử dụng phòng họp được thực hiện theo các thủ tục do từng nhân viên quản lý thư viện thiết lập (xem Nguyên tắc và thủ tục về phòng họp và Mẫu đặt chỗ và thỏa thuận cho từng địa điểm). Bất kỳ ai sử dụng phòng có yêu cầu đặt phòng đều phải điền và ký vào Đặt phòng/Thỏa thuận
• Mẫu trước khi sử dụng phòng. Mẫu này yêu cầu người nộp đơn cung cấp tên tổ chức, họ và tên đầy đủ và địa chỉ của người nộp đơn cũng như số điện thoại của người chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp. Mẫu này phải được người nộp đơn ký trước khi (các) phòng họp được mở. Biểu mẫu Thỏa thuận/Đặt chỗ đã hoàn tất là hồ sơ công khai và phải tuân theo yêu cầu hồ sơ mở hợp pháp.
• Các phòng họp đã đặt trước chỉ dành cho các nhóm hoặc tổ chức nằm trong khu vực dịch vụ của ARLS sử dụng.
• Việc đặt chỗ được chấp nhận cho các nhóm hoặc tổ chức có trụ sở bên ngoài năm quận do Khu vực Athens phục vụ
• Hệ thống Thư viện nhưng các nhóm hoặc tổ chức này phải trả phí bảo trì do thư viện phục vụ quyết định.
• Phòng họp đã đặt trước chỉ dành cho nhóm ít nhất ba người sử dụng.
• Việc đặt chỗ phải được thực hiện bởi người lớn (18 tuổi trở lên). Nhóm có người tham gia dưới 18 tuổi phải có sự giám sát của người lớn. Người lớn ký đặt chỗ phải đến trước khi bắt đầu sự kiện, phải có mặt trong toàn bộ sự kiện và phải ở lại cho đến khi tất cả những người tham dự dưới tuổi khởi hành khỏi khuôn viên thư viện.
• Người ký tên/người liên hệ của mỗi nhóm có trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm của mình biết và tuân thủ tất cả các quy định và chính sách của thư viện.
• Không nhóm nào có thể chỉ định đặt chỗ của mình cho nhóm khác.
• Việc đặt chỗ sẽ chỉ được chấp nhận trong vòng sáu tháng trước ngày họp.
• Phòng họp không hoạt động trong thời gian thư viện nghỉ lễ hoặc thư viện đóng cửa khẩn cấp.
• Các cuộc họp chỉ có thể được tổ chức tại khán phòng thư viện hoặc (các) phòng đa năng trước hoặc sau giờ thư viện theo lịch thường lệ khi đã có sự sắp xếp trước và được nhân viên thư viện chấp thuận về số giờ được yêu cầu.
• Các yêu cầu bổ sung cho các cuộc họp ngoài giờ thường lệ có thể được áp dụng tại các địa điểm thư viện chi nhánh cụ thể.
• Thư viện không cung cấp việc bố trí phòng và dọn dẹp; Nhóm đặt chỗ có trách nhiệm sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện của mình và cất chúng đi khi cuộc họp kết thúc. Các nhóm nên lên lịch đặt chỗ để bao gồm thời gian chuẩn bị và dọn dẹp. Các hướng dẫn sắp xếp và dọn dẹp cụ thể sẽ được thư viện cá nhân cung cấp khi đặt chỗ.

Hạn chế/Hạn chế

• Chính sách về Hành vi và Trách nhiệm của Người bảo trợ cũng như tất cả các chính sách khác của thư viện địa phương và Hệ thống Thư viện Khu vực Athens (ARLS) áp dụng cho tất cả các cuộc họp và người tham dự.
• Các cuộc họp không được làm gián đoạn khả năng tiến hành hoạt động kinh doanh của thư viện một cách bình thường hoặc có trật tự vì tiếng ồn, sự đông đúc, bãi đậu xe hoặc các yếu tố khác.
• Các quy định của Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy địa phương về số người trong phòng và các vấn đề an toàn khác phải được tuân thủ ở tất cả các khu vực của thư viện. Các quy tắc được đăng ở mỗi vị trí.
• Không được phép tụ tập riêng tư, tiệc tùng, lễ kỷ niệm, cuộc họp bí mật, lấy lời khai pháp lý và tụ tập thương mại trong phòng họp công cộng.
• Các sự kiện được thư viện hoặc đối tác thư viện chính thức tài trợ có thể bao gồm bán hàng tự động hoặc gây quỹ, những sự kiện khác thì không.
• Phí tham gia các hội thảo, nhóm nghiên cứu, loạt thảo luận, hội nghị và các cuộc họp tương tự chỉ có thể được thu nếu nó nhằm trang trải chi phí trực tiếp cho các tài liệu được sử dụng trong chương trình đó.
• Không một nhóm nào, ngoài thư viện và các tổ chức được thư viện tài trợ, có thể sử dụng thư viện làm địa chỉ chính thức.
• Không được sử dụng phòng họp công cộng (kể cả phòng học nhỏ) để ngủ hoặc để đồ đạc cá nhân.
• Trong trường hợp khẩn cấp liên quan đến thời tiết ở thư viện, các cuộc họp có thể bị hủy và mọi khoản phí đã nộp sẽ được hoàn lại.
• Người nộp đơn và các nhóm đã đặt chỗ có trách nhiệm kiểm tra với thư viện để xác nhận tình trạng sẵn có khi thời tiết khắc nghiệt. Nhân viên thư viện sẽ cố gắng thông báo cho người nộp đơn hoặc người liên hệ nếu có ghi chú khác về việc thư viện đóng cửa khẩn cấp do các trường hợp khác.
• Không được phép hút thuốc và đồ uống có cồn trong phòng họp hoặc bất kỳ khu vực nào của thư viện.
• Thư viện có nguồn cung cấp hạn chế các loại thiết bị nghe nhìn có thể được sử dụng trong phòng họp. Trách nhiệm của người nộp đơn là đảm bảo thiết bị cá nhân của họ, chẳng hạn như máy tính xách tay, tương thích với thiết bị nghe nhìn của thư viện. Thư viện không chịu trách nhiệm về các thiết bị cá nhân được sử dụng trong tòa nhà.
• Thư viện không cung cấp nơi lưu trữ tài sản, đồ dùng của các nhóm, tổ chức sử dụng phòng họp.
• Thư viện sẽ không chấp nhận giao trước thiết bị hoặc vật tư cho các nhóm sử dụng phòng họp.
• Mọi thứ còn sót lại trong phòng họp sẽ được xử lý khi thư viện thấy phù hợp.
• Nhân viên thư viện sẽ không nhận hoặc chuyển tin nhắn cho người tham gia cuộc họp; không có điện thoại nào được sử dụng công cộng.
• Ban Thư viện và nhân viên không chịu bất kỳ trách nhiệm pháp lý nào đối với hoặc đối với các nhóm hoặc cá nhân tham dự cuộc họp trong thư viện và không chịu trách nhiệm hoặc nghĩa vụ pháp lý nào đối với tài sản cá nhân được mang vào tòa nhà hoặc vào khuôn viên thư viện.
• Việc sử dụng phòng họp trong tương lai có thể bị nhân viên thư viện hạn chế hoặc từ chối vì bất kỳ hành vi vi phạm chính sách thư viện nào.
• Thiệt hại đối với tài sản của thư viện hoặc căn phòng bị bỏ lại trong tình trạng cần được dọn dẹp hoặc bảo trì thêm là trách nhiệm của nhóm sử dụng phòng đó. Người đăng ký đặt chỗ sẽ phải trả mọi khoản phí sửa chữa hoặc dọn dẹp phát sinh. Thiệt hại đối với tài sản của thư viện cũng có thể dẫn đến việc người nộp đơn bị từ chối sử dụng thêm cơ sở vật chất. Những quyết định này sẽ do Giám đốc điều hành Hệ thống Thư viện Khu vực Athens đưa ra.

Xem xét và khiếu nại

• Giám đốc Điều hành ARLS có quyền xem xét bất kỳ và tất cả các yêu cầu sử dụng phòng họp thư viện và có thể từ chối bất kỳ yêu cầu nào mà ông/bà ấy cho là không phù hợp hoặc không phù hợp.
• Câu hỏi, mối quan tâm và/hoặc các vấn đề liên quan đến chính sách phòng họp, chi phí và/hoặc nội dung của các chương trình hoặc sự kiện được tổ chức trong phòng họp phải được đăng ký bằng văn bản và gửi tới Giám đốc Chi nhánh của thư viện. Dự kiến sẽ có phản hồi bằng văn bản từ Giám đốc chi nhánh trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu xem xét.
• Có thể nộp đơn kháng cáo quyết định của Giám đốc Chi nhánh bằng cách gửi biểu mẫu Yêu cầu Xem xét lại Tài nguyên hoặc Dịch vụ Thư viện chính thức gửi tới Giám đốc Điều hành ARLS trong vòng 10 ngày sau khi thông báo về quyết định được gửi cho người yêu cầu xem xét. Giám đốc điều hành sẽ trả lời khiếu nại này trong vòng 10 ngày làm việc.
• Trong trường hợp có khiếu nại tiếp theo, Hội đồng Quản trị Thư viện địa phương sẽ tổ chức, trong cuộc họp Hội đồng định kỳ hàng quý tiếp theo, một phiên điều trần nhằm mục đích nghe bằng chứng liên quan đến kháng cáo.
• Trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc phiên điều trần, Hội đồng Quản trị sẽ đưa ra khuyến nghị bằng văn bản về vấn đề này.
• Đơn kháng cáo có thể được nộp bằng văn bản tới Ban Quản trị Thư viện Khu vực Athens trong vòng 30 ngày. Quyết định của Hội đồng ARLS là quyết định cuối cùng.