Chính sách quản lý bộ sưu tập tài nguyên

Người lập: Nhóm Tài nguyên và Nhóm Công nghệ Máy tính, Ngày: 26/6/2022
Đệ trình lên: Ủy ban Chính sách ARLS, Ngày: 06/7/2022
Phê duyệt bởi: Hội đồng quản trị ARLS, Ngày: 17/1/2002, Sửa đổi: 16/10/2014, Sửa đổi: 21/7/2022

Hệ thống Thư viện Khu vực Athens (ARLS) phục vụ khách hàng trong khu vực năm quận của mình bằng cách cung cấp các nguồn thông tin và thư viện để đáp ứng nhu cầu thông tin, hỗ trợ công chúng đạt được các mục tiêu giáo dục, phản ánh sự đa dạng văn hóa của cộng đồng và thúc đẩy việc sử dụng sáng tạo các nguồn thông tin. thời gian rảnh rỗi. Là phương tiện chính để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch chiến lược của tất cả các thư viện và trung tâm tài nguyên ARLS, một bộ sưu tập tài nguyên thư viện được lựa chọn, sắp xếp và có thể truy cập được để đáp ứng nhu cầu của cư dân trong Khu vực. Ngay cả trong thời đại kỹ thuật số, bộ sưu tập tài liệu và nguồn tài liệu của thư viện vẫn là nền tảng để xây dựng các chương trình và dịch vụ thư viện. Mục đích của chính sách này là mô tả cách các tài nguyên dành cho bộ sưu tập ARLS được lựa chọn, duy trì, đánh giá và thu hồi cũng như thông báo cho công chúng về các nguyên tắc quản lý tài nguyên thư viện.

Trách nhiệm quản lý tài nguyên

Quyền quản lý tài nguyên và bộ sưu tập thuộc về Giám đốc Thư viện, người hoạt động trong khuôn khổ các chính sách đã được Ban Quản trị Hệ thống Thư viện Khu vực Athens phê duyệt. Giám đốc Thư viện thực hiện chính sách và giao cho nhân viên quản lý bộ sưu tập trách nhiệm làm việc về việc lựa chọn, loại bỏ và quản lý tài liệu và nguồn thông tin cho tất cả các thư viện hệ thống. Khuyến khích các nhân viên khác và công chúng đề xuất bổ sung vào bộ sưu tập tài nguyên.

Triết lý lựa chọn

Các tài nguyên và tài liệu được lựa chọn để bổ sung vào bộ sưu tập của Thư viện khu vực Athens sẽ hỗ trợ sứ mệnh và tầm nhìn do Ban Quản trị Thư viện địa phương và Ban ARLS xác định. Hệ thống thư viện đề cao quyền của cá nhân trong việc bảo mật thông tin mặc dù nội dung của thông tin đó có thể gây tranh cãi, không chính thống hoặc không được người khác chấp nhận. Sự tồn tại của một quan điểm cụ thể trong bộ sưu tập là sự thể hiện chính sách của thư viện về tự do trí tuệ và tiếp cận thông tin chứ không phải là sự chứng thực cho quan điểm cụ thể được đề cập. Tài liệu thư viện không được đánh dấu hoặc xác định để thể hiện sự tán thành, không tán thành hoặc đánh giá nội dung. Tài liệu thư viện không được cô lập, ngoại trừ mục đích bảo vệ chúng khỏi bị hư hại hoặc trộm cắp. Tài liệu được lựa chọn theo Chính sách quản lý bộ sưu tập tài nguyên được coi là được bảo vệ theo Bản sửa đổi thứ nhất của Hiến pháp Hoa Kỳ.

Phạm vi của bộ sưu tập

Tài nguyên tài liệu của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin, giáo dục, văn hóa và giải trí đa dạng của người dân trong Khu vực. Phạm vi của bộ sưu tập nhằm đưa ra các lựa chọn về hình thức, cách xử lý và mức độ khó để có thể đáp ứng được nhu cầu của hầu hết người dùng thư viện. Việc thu thập các tài liệu hiện tại được công chúng quan tâm rộng rãi được chú trọng. Bộ sưu tập thường xuyên được xem xét và sửa đổi để phản ánh sự thay đổi về nhân khẩu học và nhu cầu của các cộng đồng được phục vụ.

Các loại bộ sưu tập trong hệ thống

• Trụ sở thư viện khu vực Thư viện Hạt Athens-Clarke đóng vai trò là bộ sưu tập trung tâm của hệ thống thư viện. Nó chứa một bộ sưu tập toàn diện các tài nguyên và tài liệu để phục vụ tất cả cư dân của Hệ thống khu vực và thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh và kế hoạch chiến lược của Thư viện Hạt Athens-Clarke.
• Bộ sưu tập thư viện chi nhánh Các bộ sưu tập và tài nguyên của thư viện chi nhánh được lên kế hoạch để đáp ứng các nhu cầu cơ bản của các lĩnh vực dịch vụ chính của họ. Các bộ sưu tập chi nhánh cung cấp một lựa chọn hạn chế về các nguồn tài nguyên hiện tại và phổ biến ở mức độ rất chung chung. Các dịch vụ và nguồn thông tin tại chỗ có thể bị hạn chế.
• Bộ sưu tập đặc biệt Bộ sưu tập Đặc biệt được thư viện duy trì để nâng cao và bổ sung các dịch vụ của mình.

1. Bộ sưu tập lịch sử địa phương
   Các thư viện của ARLS thu thập tài liệu về lịch sử và phả hệ địa phương dựa trên nhu cầu, chi phí, không gian và mức độ phù hợp với khu vực địa phương. Các bộ sưu tập lịch sử địa phương của chi nhánh tập trung vào các tài liệu hữu ích cho lợi ích chung; chúng không được coi là có phạm vi lưu trữ. Phòng Di sản thu thập, bảo tồn, tổ chức và cung cấp trên cơ sở hạn chế các nguồn tài nguyên khu vực cho mục đích nghiên cứu và/hoặc bảo tồn. Xem Chính sách về Phòng Di sản của Thư viện Hạt Athens- Clarke để biết thêm mô tả về bộ sưu tập phong phú hơn được lưu giữ ở đó.
2. Bộ sưu tập ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh
   Sách và các tài nguyên khác bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh có thể được mua để đáp ứng nhu cầu nhân khẩu học địa phương và các nhu cầu có thể đo lường được, được chứng minh trong các khu vực dịch vụ của thư viện.
3. Bộ sưu tập của Trung tâm Tài nguyên Thư viện
   Sách và các tài nguyên khác được thu thập, lập danh mục và lưu giữ tại Trung tâm Tài nguyên ở Quận Athens-Clarke.

▪ Trung tâm Tài nguyên đầy đủ dịch vụ Trọng tâm của các bộ sưu tập của Aaron Heard và Lay Park là nâng cao sở thích của lứa tuổi đi học và văn học của người Mỹ gốc Phi. Trọng tâm của Thư viện và Trung tâm Học tập Pinewoods là nâng cao sở thích của lứa tuổi đi học, văn học tiếng Tây Ban Nha và học tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai.

Chia sẻ tài nguyên

Do Hệ thống Thư viện Khu vực Athens không thể đáp ứng tất cả nhu cầu thông tin của người dùng bằng các tài liệu và tài nguyên nội bộ nên thư viện tham gia vào các mạng chia sẻ tài nguyên cho phép truy cập vào các bộ sưu tập của các thư viện khác. ARLS là thành viên của PINES, một tập đoàn thư viện công cộng Georgia. Người dùng thư viện có thẻ thư viện thành viên hợp lệ được quyền mượn sách từ các thư viện PINES khác. Thư viện có thể thương lượng để khách hàng sử dụng các thư viện hàn lâm địa phương khi có thể. Ngoài ra, thư viện sử dụng dịch vụ Mượn liên thư viện để mở rộng các nguồn tài nguyên sẵn có bên ngoài mạng lưới PINES và sắp xếp cho khách hàng sử dụng các thư viện hàn lâm địa phương khi có thể. Theo quyết định của Giám đốc, các tập đoàn khác có thể được tham gia để cung cấp các tài liệu điện tử hoặc có thể tải xuống và cho các định dạng mới. Các tài nguyên có sẵn tại các thư viện khu vực khác và các cơ quan cộng đồng sẽ được xem xét khi đưa ra quyết định quản lý bộ sưu tập cho ARLS.

Tiêu chí lựa chọn

Các tài nguyên thư viện được lựa chọn tuân thủ sứ mệnh và mục tiêu của các thư viện Hệ thống Thư viện Khu vực Athens do các ban cố vấn thư viện địa phương và Hội đồng Quản trị ARLS xác định. Tài nguyên thư viện được lựa chọn trên cơ sở giá trị thông tin, giáo dục, văn hóa và giải trí. Các tiêu chí chung sau đây được sử dụng trong việc lựa chọn tài nguyên cho bộ sưu tập. Không phải mọi chức danh đều cần đáp ứng tất cả các tiêu chí nhưng phải đáp ứng một hoặc nhiều tiêu chí. Số lượng và tầm quan trọng của các tiêu chí áp dụng có thể khác nhau trong các quyết định lựa chọn cụ thể. Đề xuất mua hàng từ người dùng thư viện và nhân viên thư viện được xem xét và mua theo cùng tiêu chí lựa chọn.

1. Nhu cầu và mối quan tâm hiện tại và dự kiến của người sử dụng thư viện
2. Sự hấp dẫn hiện tại và nhu cầu phổ biến
3. Khả năng chi trả
4. Ý nghĩa đương đại và sự phổ biến bền vững
5. Tầm quan trọng và giá trị đối với cộng đồng
6. Quyền lực, tính phổ biến, tính chính xác, giá trị văn học và chất lượng nghệ thuật
7. Sự phù hợp của chủ đề, phong cách và hình thức đối với đối tượng mục tiêu
8. Danh tiếng hoặc tầm quan trọng của tác giả, họa sĩ minh họa, biên tập viên, nhà xuất bản, nhà sản xuất hoặc người biểu diễn.
9. Tính vô tư của quan điểm hoặc sự thiên vị được nêu rõ ràng
10. Sự sẵn có của các nguồn lực tương tự ở những nơi khác trong cộng đồng địa phương
11. Sự chú ý của giới truyền thông và sự đánh giá của giới phê bình, phê bình
12. Nhận hoặc đề cử cho các giải thưởng hoặc giải thưởng lớn
13. Đóng góp vào sự đa dạng và phạm vi của bộ sưu tập

Tài liệu không được thu thập Hệ thống Thư viện Khu vực Athens không thu thập tài nguyên hoặc sách giáo khoa có chức năng duy nhất là hỗ trợ chương trình giảng dạy giáo dục hoặc tôn giáo cụ thể hoặc các khóa học khác của các tổ chức hoặc cơ sở cá nhân. Tài liệu lưu trữ, đồ tạo tác, đồ vật và tác phẩm nghệ thuật không được thêm vào bộ sưu tập tài nguyên của thư viện chi nhánh. Ngoài hồ sơ của Hệ thống Thư viện Khu vực Athens (xem Chính sách Phòng Di sản), hệ thống thư viện không lưu trữ hồ sơ hoặc biên bản chính thức của chính quyền địa phương hoặc tiểu bang hoặc các tổ chức địa phương khác. Tài liệu ở định dạng nghe nhìn hoặc điện tử đã thay thế hoặc lỗi thời sẽ không được thu thập.

Định dạng tài liệu

Tài nguyên thư viện có thể được cung cấp ở nhiều định dạng khác nhau. Nhiều định dạng thường được yêu cầu để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của cộng đồng. Tiêu chí lựa chọn của thư viện được áp dụng cho tất cả các định dạng bất kể định dạng được mua. Các yếu tố bổ sung chi phối việc lựa chọn định dạng bao gồm mục đích sử dụng dự kiến, yêu cầu lưu trữ, khả năng truy cập, hỗ trợ kỹ thuật và chi phí. Nhóm quản lý bộ sưu tập tích cực giám sát các công nghệ mới nổi để lập kế hoạch bổ sung các tài nguyên và định dạng tài liệu mới, đồng thời ngừng tiếp tục bộ sưu tập tài liệu ở các định dạng không còn hữu ích cho khách hàng của thư viện.

Quà tặng và quyên góp vật chất

Tài liệu quà tặng ở dạng phù hợp với bộ sưu tập của thư viện và các khoản quyên góp bằng tiền được gửi cùng với đề xuất mua hàng phải tuân theo cùng tiêu chí lựa chọn áp dụng cho các tài nguyên có được bằng cách mua hàng thông thường. Thư viện chấp nhận quà tặng với sự hiểu biết rằng thư viện có thể sử dụng hoặc tiêu hủy chúng khi thấy phù hợp. Thư viện không cung cấp đánh giá hoặc thẩm định quà tặng để khấu trừ thuế hoặc các mục đích khác. Việc chấp nhận một món quà đã được đánh giá ở nơi khác không cấu thành sự xác nhận của thư viện đối với việc đánh giá đó. Thư viện không nhận bất kỳ loại quà tặng nào dưới hình thức mượn tạm thời hoặc lâu dài. Tất cả tài liệu được cung cấp cho thư viện đều trở thành tài sản của thư viện. Các tài liệu thư viện có nhận dạng mặt sách phải tuân theo các tiêu chí lựa chọn, sử dụng và xử lý quản lý bộ sưu tập giống như các mục khác trong bộ sưu tập.

Quản lý bộ sưu tập

Để duy trì một bộ sưu tập cập nhật, hữu ích, đáp ứng mục tiêu cung cấp tài liệu cho cộng đồng của hệ thống thư viện, tài nguyên thư viện được xem xét thường xuyên và có hệ thống theo kế hoạch và giám sát của các thủ thư quản lý bộ sưu tập. Tài nguyên thư viện sẽ bị xóa khỏi bộ sưu tập và bị loại bỏ nếu nội dung, điều kiện hoặc nhu cầu của người bảo trợ hạn chế việc sử dụng tiếp theo. Tài liệu thư viện không bị xóa khỏi bộ sưu tập chỉ vì người dùng thư viện muốn mua hoặc sở hữu chúng. Các tài nguyên thư viện bị loại bỏ có thể được bán thông qua Cửa hàng Thư viện Hạt Athens-Clarke, được trao cho các tổ chức Bạn bè của Thư viện có liên quan để sử dụng làm hoạt động gây quỹ vì lợi ích của thư viện, quyên góp cho các nhóm hoặc tổ chức cộng đồng phi lợi nhuận khác hoặc được tái chế.

Xem xét lại tài liệu

Thư viện cung cấp nhiều loại tài liệu đại diện cho các quan điểm khác nhau. Bộ sưu tập thư viện không chỉ giới hạn ở những ý tưởng và thông tin mà một người hoặc một nhóm tin là có thể chấp nhận được. Tài liệu thư viện có thể chứa đựng một mức độ thô thiển hoặc thẳng thắn nhất định. Tài liệu được lựa chọn cho trẻ em và thanh thiếu niên có thể bao gồm những hình ảnh thể hiện trải nghiệm của con người, phản ánh quan điểm thực tế hoặc tưởng tượng. Việc lựa chọn tài liệu thư viện không bị hạn chế bởi khả năng trẻ vị thành niên có thể sử dụng chúng. Trách nhiệm đối với việc khách hàng sử dụng tài nguyên thư viện, bất kể hình thức hay nội dung, chỉ thuộc về khách hàng đó hoặc cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp của trẻ vị thành niên chứ không phải thuộc về thư viện. Thư viện xem xét lại bất kỳ nguồn tài liệu nào trong bộ sưu tập của mình theo yêu cầu chính thức của người dân địa phương. Yêu cầu phải được nộp bằng văn bản bằng cách điền và ký vào mẫu "Yêu cầu xem xét lại tài nguyên thư viện". Các thủ tục được thiết lập để đảm bảo rằng các phản đối hoặc khiếu nại được xử lý một cách nhất quán và kịp thời. Các tài liệu đang được xem xét lại sẽ không bị loại bỏ khỏi bộ sưu tập trong quá trình thu thập nhưng có thể được thu hồi nhằm mục đích xem xét lại. Ban Quản trị Thư viện địa phương xem xét các yêu cầu xem xét lại tài nguyên và tài liệu thư viện và xác định phản hồi cho các yêu cầu. Ban Quản trị Hệ thống Thư viện Khu vực Athens sẽ xét xử kháng cáo, cơ quan này giữ trách nhiệm về quyết định cuối cùng trong các yêu cầu xem xét lại.