小额现金政策

由于乔治亚州审计要求，整个地区必须遵循以下有关小额现金的政策和程序。有几个原因：

首先，小额现金是从每个图书馆的逾期罚款帐户中产生的。由于罚款已列入预算，因此控制支出至关重要。

其次，雅典地区图书馆系统是一个免税组织。由授权人员购买的商品无需缴纳销售税，并且图书馆通常有资格获得个人无法获得的折扣。

第三，系统业务经理或分行经理必须了解所有金融交易，并且指挥系统始终到位。

最后，国家审计部门将认为此类支出超出了审计准则，并以我们的年度审计报告中的调查结果为准。

政策和程序

1. 任何分馆的工作人员可以在未经事先批准的情况下使用最多 $10 的零用现金用于紧急用途。这可能包括邮资费用或办公用品。所有购买必须附有包含完整价格、购买日期和商店名称的收据。 $10或以上的支出必须得到分行经理的批准；超过$25的支出必须得到团队协调员的批准。任何没有适当收据（包含完整价格、购买日期和商店名称）的小额现金购买将由现金接收者和/或授权该请求的主管（部门负责人）亲自支付。
2. 雅典-克拉克县图书馆的工作人员必须提前清理所有购买的物品，方法是在图书馆小额现金请求上获得授权签名并将其提交给流通主管。团队协调员或指定的管理人员应签署授权流通主管从保险箱中释放零用现金的表格。工作人员任何时候都不得从现金抽屉中取出资金。需要提供注明日期的记录收据。流通监管人员将在需要时提供适当的销售税免税信息。最多$25的支出可由团队协调员批准；超过$25的支出必须有指定的行政人员签名（总监、助理总监、行政协调员、业务经理）。
3. 零用现金不得用于购买食品。必须严格执行，如果忽视，将被视为违反州法律。

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