Public Meeting Rooms - Athens Regional Library System

编制者：Valerie Bell 和资源团队，日期：2022 年 6 月 26 日
提交给：ARLS 政策委员会，日期：2022 年 7 月 6 日
批准者：ARLS 董事会，日期：2022 年 7 月 21 日

雅典地区图书馆系统设施中的指定公共会议室（多功能厅、礼堂、会议室、自习室、教室和/或其他指定区域）旨在推进图书馆使命和愿景陈述中表达的想法和目的、战略方向和图书馆战术计划。这些设施为 ARLS 五个县的居民和组织提供公共资源，提供图书馆和其他社区教育、信息、文化和公民功能的服务。

即使图书馆会议室被不属于图书馆的团体保留和使用，图书馆会议室仍然是图书馆的公共区域；公共图书馆的任何区域均不被视为供私人使用。

以下分馆不提供会议室空间：东雅典图书馆资源中心；拉沃尼亚-卡内基图书馆；莱帕克图书馆资源中心；温特维尔图书馆。

平等的获得机会

图书馆的会议室在公平的基础上向社区中的所有群体开放，无论请求使用的个人或团体的信仰或隶属关系如何。
在会议室进行的所有活动都必须免费并向公众、工作人员、执法部门和媒体开放。不允许收取入场费、招揽、缴纳会费和出席登记；出席可能不需要购买任何东西。
在图书馆会议室举行的活动不得因年龄、性别、种族、宗教、国籍、残疾状况或任何其他受法律保护的类别而对任何人关闭。
为了保持所有社区团体的平等访问机会，将不接受将图书馆指定为定期聚会场所的一系列会议的预订，由图书馆、图书馆的合作伙伴或附属机构赞助的活动除外。机构和组织。一组人同时预约的日期不得超过三个。

代言

外部机构使用会议室并不构成图书馆、图书馆工作人员、当地董事会或雅典地区图书馆系统董事会对项目或会议参与者所表达的观点的认可。
图书馆举办的活动的外部广告应包括赞助组织的标识。不允许任何暗示图书馆认可的广告或公告。图书馆要求事先批准包括图书馆名称和位置信息的外部广告。

优先事项

由图书馆和图书馆的合作伙伴以及附属机构和组织主办或共同主办的会议和活动优先于所有外部团体或个人。
为图书馆提供资金的地方和州政府机构的会议和活动。
所有其他预订将按照先到先得的原则进行，优先考虑位于 ARLS 服务区域的团体。
图书馆保留在必要时修改任何会议时间表的权利，并在合理通知相关团体后抢先预订。

预订和日程安排

会议室的使用预订是根据各个图书馆管理人员制定的程序进行的（请参阅会议室指南和程序以及每个地点的预订和协议表）。任何使用需要预订房间的人都必须填写并签署预订/协议
使用房间前填写表格。该表格应要求申请人提供组织名称、申请人的全名和地址以及会议负责人的电话号码。该表格应由申请人在会议室开放前签署。填妥的预订/协议表格属于公共记录，并须遵守合法的开放记录请求。
预留的会议室仅供位于 ARLS 服务区域内的团体或组织使用。
接受雅典地区服务的五个县以外的团体或组织的预订
图书馆系统，但这些团体或组织需要支付由服务图书馆确定的维护费。
预留的会议室仅供至少三人的团体使用。
预订必须由成人（18 岁或以上）进行。 18 岁以下参与者的团体必须有成人监督。签署预订的成年人必须在活动开始之前到达，必须在整个活动期间在场，并且必须一直待到所有未成年参加者离开图书馆园区。
每个团体的签字人/联系人有责任确保其团体的每个成员了解并遵守所有图书馆法规和政策。
任何团体不得将其预订分配给另一个团体。
仅在会议日期前六个月内接受预订。
图书馆放假期间或图书馆紧急关闭期间，会议室不可用。
只有在事先安排并得到图书馆工作人员批准的情况下，会议才可以在图书馆正常开放时间之前或之后在图书馆礼堂或多用途室举行。
特定分馆图书馆位置可能适用于正常时间以外举行会议的额外要求。
图书馆不提供房间布置和清洁服务；预订小组负责为其活动准备桌椅，并在会议结束后将其收起。团体应安排预订，包括准备和清理时间。预订时，各个图书馆将提供具体的设置和清洁指南。

限制/限制

读者责任和行为政策以及所有其他当地图书馆和雅典地区图书馆系统 (ARLS) 政策适用于所有会议和与会者。
会议不能因为噪音、拥挤、停车或其他因素而影响图书馆正常或有序开展业务的能力。
图书馆的所有区域都必须遵守当地消防队长关于房间内人员容量和其他安全事项的规定。规则张贴在每个位置。
公共会议室不允许举行私人聚会、聚会、庆祝活动、机密会议、法律证词和商业聚会。
由图书馆或官方图书馆合作伙伴赞助的活动可能包括自动售货或筹款，其他活动则可能不包括。
仅当用于支付该计划中使用的材料的直接费用时，才可以收取参加研讨会、研究小组、讨论系列、会议和类似会议的费用。
除图书馆和图书馆主办的组织外，任何团体不得使用图书馆作为其官方地址。
公共会议室（包括小型自习室）不得用于睡眠或存放个人物品。
如果图书馆发生与天气相关的紧急情况，会议可能会被取消，所有已支付的费用将被退还。
申请人和预订团体有责任与图书馆核实，以确认恶劣天气期间的可用情况。图书馆工作人员将尝试通知申请人或联系人（如果另有说明）因其他情况而导致图书馆紧急关闭。
会议室或图书馆的任何区域均禁止吸烟和饮酒。
图书馆提供有限的各种可在会议室使用的视听设备。申请人有责任确保其个人设备（例如笔记本电脑）与图书馆的视听设备兼容。图书馆对大楼内使用的私人设备不承担任何责任。
图书馆不为使用会议室的团体或组织的财产或用品提供存储空间。
对于使用会议室的团体，图书馆不接受提前交付的设备或用品。
会议室中剩下的任何物品都将按照图书馆认为合适的方式进行处理。
图书馆工作人员不会为会议参加者接收或传递信息；没有电话可供公众使用。
图书馆董事会和工作人员不对参加图书馆会议的团体或个人承担任何责任，也不对带入建筑物或图书馆园区的私人财产承担任何责任或义务。
如果违反图书馆政策，图书馆工作人员可能会限制或拒绝将来使用会议室。
图书馆财产的损坏或房间需要额外清洁或维护的情况由使用房间的团体负责。预订签字人将承担由此产生的任何维修或清洁费用。图书馆财产的损坏也可能导致申请人被拒绝进一步使用这些设施。这些决定将由雅典地区图书馆系统执行主任做出。

审查和上诉

ARLS 执行董事保留审查任何及所有使用图书馆会议室的请求的权利，并可拒绝任何他/她认为不合适或不适当的请求。
有关会议室政策、收费和/或会议室举办的节目或活动内容的疑问、疑虑和/或问题应以书面形式登记，以提请图书馆分馆经理注意。分行经理应在收到审核请求后 10 天内给出书面答复。
对分馆经理的决定提出上诉，可在向请求复审人发出决定通知后 10 天内向 ARLS 执行董事提交正式的图书馆资源或服务复议申请表。执行董事将在 10 个工作日内对此上诉做出回应。
如果进一步上诉，当地图书馆董事会将在下一次定期举行的季度董事会会议期间举行听证会，以听取与上诉相关的证据。
听证会结束后 30 天内，董事会将就此事提出书面建议。
您可以在 30 天内以书面形式向雅典地区图书馆董事会提出上诉。 ARLS 董事会的决定为最终决定。